Wir setzen das Spiel von gestern fort – automatisches Ausfüllen mit Hilfe des kleinen Klötzchens rechts unten an einer Markierung.
Heute: Was passiert, wenn die Ausgangszelle Text mit Zahlen am Ende enthält? Bitte sehr:
Eine fortlaufende Nummerierung, ganz ohne Anstrengung 🙂
Freuen Sie sich auf morgen! Die Wunder sind noch nicht zu Ende 😉
Wozu sich selbst viel Arbeit machen? In Excel gibt es die AutoAusfüllen-Funktion, und die geht so:
Wenn Sie eine Zelle markieren, finden Sie rechts unten an der markierten Zellen ein Klötzchen. Wenn Sie dieses Klötzchen mit der Maus nehmen und nach unten (oder nach rechts) ziehen, geschieht ein Wunder 🙂 Im folgenden Beispiel wird der Text samt Formatierung in alle nun markierten Zellen kopiert:
Ich verrate Ihnen gleich noch ein Geheimnis: Wenn links oder rechts von der Ausgangszelle schon eine Liste mit bereits befüllten Zellen angrenzt, dann tut’s auch ein Doppelklick auf das Klötzchen – und das Wunder ist doppelt so schön!
Morgen gibt’s dazu mehr!
Schon mal erlebt? Sie schalten in Ihrer Arbeitsmappe den Filter ein, und dann dürfen Sie tausend Mal die Fehlermeldung „Fixierte Objekte werden verschoben“ wegklicken … 🙁 Mühsam. Was ist der…
Sie haben nicht ganz sauber gepflegte Daten aus z.B. Excel in eine Access-Tabelle importiert. Bei näherem Hinsehen stellen Sie fest, dass in Excel in einigen Zellen Datumswerte gestanden sind, in…
In jeder Office-Anwendung ganz oben zu finden: die Schnellzugriffsleiste. Für besonders häufig benötigte Befehle … ah, unter dem Pfeilsymbol rechts befindet sich eine Auswahl. Was ist denn da genau was?
Sie haben mit Pivot eine Summe gebildet, oder sogar schon mehrere, mit Hilfe der Zeilenfelder. Schade ist nur, dass diese Ergebnisse so unformatiert daherkommen – halt! Bevor Sie jetzt die Zellen formatieren und dann fluchen, weil mit jeder Pivot-Änderung alles neu gemacht werden muss, gehen Sie doch bitte (nachdem Sie eine dieser hässlichen Zahlen markiert haben) auf PIVOTTABLE-TOOLS > ANALYSIEREN > Aktives Feld > Wertfeldeinstellungen, und klicken Sie im aufpoppenden Dialog auf Zahlenformat.
Wählen Sie ein hübsches Zahlenformat aus, klicken Sie auf OK und noch mal auf OK, und freuen Sie sich: all die Ergebnisse sind nun wunderhübsch formatiert.
Kopieren Sie doch mal irgendwas in Excel, und wählen Sie unter START > Zwischenablage > Einfügen die Option Verknüpfte Grafik.
Das Kopierte wird nun da, wo Sie einfügen, als Bild eingefügt (Sie bekommen auch die BILDTOOLS-Registerkarte mit allem Drum und Dran).
Der Clou: das Bild ist mit den Originaldaten verknüpft – d.h. ändern Sie diese, so ändert sich auch das Bild.
Wozu das gut sein soll? Hmmmm … z.B. können Sie diverse Ergebnisse schön nebeneinander kleben und ein Dashboard daraus machen, das immer aktuell ist. Ist das etwa nichts?
Brauchen Sie in Excel einen Bereichs-Zellbezug, so schreiben Sie ihn mit einem Doppelpunkt, also A1:A10 für alle Zellen von A1 bis A10. (Beispiel: =SUMME(A1:A10) addiert alle Zahlenwerte in den Zellen…
Alles reduzieren! Nein, wir sind nicht beim Schlussverkauf. Aber die Pivottabelle bietet so hübsche kleine Minuszeichen-Buttons an, mit denen einzelne Gruppen reduziert werden können – geht das auch mit allen auf einmal?
Klar! Markieren Sie ein Element der Ebene, auf der Sie reduzieren wollen, und gehen Sie auf PIVOTTABLE-TOOLS > ANALYSIEREN > Aktives Feld > Feld reduzieren.
In jedem Office-Programm finden Sie auf der dritten Registerkarte einen Haufen buntes Zeugs. Da gibt es Farbschemata, Schriftarten, und Effektpakete zur Auswahl, und jede Menge Office-Designs.
Wozu soll das gut sein?
Ganz ehrlich: die Office Designs sind hübsch, aber zu fast gar nichts gut, außer zu privaten Farbspielereien. Richtig nützlich wird die Sache nämlich erst, wenn Sie sich ein benutzerdefiniertes Design schaffen.
Dazu richten Sie sich auf der jeweils dritten Registerkarte unter Designs > Farben Ihr individuelles Farbschema ein (12 Farben, davon vier für Text bzw. Hintergrund, sechs für Akzente und weitere zwei für Hyperlinks), unter Designs > Schriftarten wählen Sie sich zwei Schriftarten aus (eine für Überschriften, eine für Textkörper), und unter Designs > Effekte suchen Sie sich noch ein Effektpaket aus, das am besten zu Ihrer Corporate Identity passt. Um die geht es hier nämlich letztendlich, daher sollten Sie die Farbdefinition auch mit Ihrem firmeninternen CI-Handbuch gemeinsam vornehmen.
Farben
Schriftarten
EffekteDas Gesamtpaket speichern Sie nun: dritte Registerkarte > Designs > Aktuelles Design speichern. Geben Sie dem Design einen aussagekräftigen Namen. Ab sofort wird es in jedem Ihrer Office-Programme, unabhängig davon, in welchem Sie es angelegt haben, im Design-Menü über den Office-Designs als benutzerdefiniertes Design angezeigt werden.
Und wozu der ganze Aufwand? Nun, das Design gibt sozusagen den Rahmen für Ihr aktuelles Dokument vor. Wechseln Sie in einem bestehenden oder neuen Dokument das Design zu Ihrem eigenen Design, und beobachten Sie, wie sich das Erscheinungsbild verändert. Und nicht nur das – wo auch immer Sie nun Farben, Schriftarten oder Effekte auswählen können: die primär zur Verfügung stehende Auswahl ist die, die Sie in Ihrem Design definiert haben. Es ist also ausgesprochen einfach, den CI-Vorgaben zu folgen.
(Sind Sie ein Diener zweier Herren, so können Sie natürlich mehrere benutzerdefinierte Designs anlegen. Und auch noch eins für den Verein, die Familie, … was auch immer Sie noch beschäftigt.)