Unser wissenschaftliches (ok, halbwissenschaftliches) Dokument wächst und gedeiht. Damit die Lesenden sich später leicht zurechtfinden, fügen wir sinnvoller Weise in Verzeichnis des Inhalts ein. Das geht in Word sehr einfach, wenn Sie Ebenenformatvorlagen für die Kapitelüberschriften und Unterkapitelüberschriften, … verwendet haben. (Haben Sie nicht?? Hier die Zeitmaschine zum Ebenen-Thema.) VERWEISE > Inhaltsverzeichnis > Inhaltsverzeichnis hat eine ganze Menge an Inhaltsverzeichnissen im Angebot. Stellen Sie den Cursor in Ihrem Dokument an die Stelle, an die das Inhaltsverzeichnis kommen soll (für gewöhnlich an den Anfang), und schauen…
Zurück zu unserer vorwissenschaftlichen oder hauptwissenschaftlichen Arbeit. Ja, wir sitzen schon lange daran – soll ja auch eine gute Note herausschauen 🙂 Heute lassen wir jedes Kapitel auf einer neuen Seite beginnen. Jaaaa, gut, wir könnten einfach vor jeder Hauptkapitelüberschrift einen Seitenwechsel einfügen – EINFÜGEN > Seiten > Seitenumbruch. Halt! Nicht mitmachen! Da gibt’s was Besseres. Den Seitenumbruch nehmen Sie besser nur in Einzelfällen. Schöner ist: Sie teilen den Kapitelüberschriften mit, dass oberhalb ein Seitenumbruch stattzufinden hat. Dazu wählen Sie im Änderungsprozess für die Formatvorlage…
Wenn Sie Ebenen nützen (das tun Sie, falls Sie schon vorgestern mitgelesen haben), dann sehen Sie mit Ebenen formatierten Absätze auch in der Navigation. Hier stehen Ihnen auf Rechtsklick zusätzliche Optionen zur Verfügung: Besonders schön finde ich Höher stufen und Tiefer stufen. Mit diesen Schaltflächen verändern Sie die Ebenenzuordnung des ausgewählten Absatzes die Ebenenzuordnung aller der Auswahl untergeordneten Ebenen-Absätze alle passenden Formatierungen (die geeigneten Formatvorlagen werden zugeordnet) Auch das Einfügen neuer Überschriften geht mit Neue Überschrift vor, Neue Überschrift nach und Neue Unterüberschrift ziemlich bequem. Mit…
Immer noch geht’s um Word-Formatvorlagen – gestern haben wir die Ebenen entdeckt. Sie tauchen zu unserer Freude in der Navigation auf und helfen uns dabei, in unserem riesengroßen Dokument zu navigieren. Wenn Sie mit einem Kapitel gerade nichts am Hut haben, können Sie es hier in der Navigation auch komprimieren – aus den Augen, aus dem Sinn. Im Dokument ist es immer noch da. Dort können Sie ab der Version 2013 dasselbe tun – ab dieser Version steht Ihnen ein kleines Dreieck links von jedem Absatz,…
Unser Beispielaufsatz gedeiht. Egal, wie lang er ist, mit Hilfe der Formatvorlagen haben wir die Arbeit daran schon ganz schön im Griff. Sie erinnern sich: Formatvorlagen lassen sich mit wenigen Klicks anwenden sorgen für ein einheitliches Erscheinungsbild lassen sich leicht ändern verändern, wenn Sie sie ändern, rückwirkend alles damit Formatierte im Dokument Manche Formatvorlagen können noch mehr. Ist nämlich bei der Absatzformatierung eine Ebene hinterlegt, so hat das allerhand Auswirkungen. Üblicherweise sind die Formatvorlagen mit den Namen Überschrift 1, Überschrift 2, … solche Ebenenformatvorlagen, und…
Alles reduzieren! Nein, wir sind nicht beim Schlussverkauf. Aber die Pivottabelle bietet so hübsche kleine Minuszeichen-Buttons an, mit denen einzelne Gruppen reduziert werden können – geht das auch mit allen auf einmal?
Klar! Markieren Sie ein Element der Ebene, auf der Sie reduzieren wollen, und gehen Sie auf PIVOTTABLE-TOOLS > ANALYSIEREN > Aktives Feld > Feld reduzieren.
Wenn Sie einen Absatz mit einer Gliederungsebene formatieren (optimaler Weise benutzen Sie Formatvorlagen, in denen jeweils eine Ebene spezifiziert ist), dann haben Sie davon mehrere Vorteile.
Erstens: Ab sofort können Sie diese Absätze im Navigationsbereich sehen.
Zweitens: Im Navigationsbereich können Sie mit Hilfe der angezeigten Überschriften ganze Kapitel verschieben, herab- und hinaufstufen oder löschen.
Drittens: Diese Absätze fließen automatisch in ein etwaiges automatisches Inhaltsverzeichnis.
Viertens: Sie können in der Normal- und der Leseansicht ganze Kapitel reduzieren und natürlich auch wieder erweitern
Fünftens: Diese Absätze strukturieren die Gliederungsansicht. (aber die brauchen Sie kaum noch, wenn Sie den Navigationsbereich verwenden.)
Sie haben LANGE an dieser Überschrift gebastelt, bis sie so schön war, wie sie ist. Und jetzt ist das Format perfekt.
Wär‘ nun schön, wenn alle Überschriften so aussähen … nun, klicken Sie START > Formatvorlagen und mit der rechten Maustaste auf die entsprechende Formatvorlage, und wählen Sie Überschrift 1 aktualisieren, um der aktuellen Formatierung zu entsprechen. Damit sagen Sie der Formatvorlage, dass sie von nun an gefälligst so aussehen soll wie Ihr so schön formatierter Text.
Das Gleiche gilt natürlich analog für Hervorhebung, Zitat, …
Zusatztipp: Besonders gut gelingt das weitere Arbeiten, wenn Sie vor dem Herrichten der Überschrift diese Überschrift bereits mit der zu verändernden Formatvorlage formatieren.
Haben Sie in Word schon auf der Registerkarte ANSICHT in der Gruppe Anzeigen den Navigationsbereich entdeckt?
Wenn Sie diesen anzeigen, erscheint der Navigationsbereich – und in diesem nun alle Absätze, die Sie als Überschrift gekennzeichnet haben (also, die Sie mit einer Ebenen-Formatvorlage formatiert haben). Und? Na ja, es heißt Navigatonsbereich – also können Sie damit zu jeder der Überschriften direkt hin navigieren, indem Sie einfach auf den Eintrag im Navigationsbereich klicken. Und wenn Ihnen da zu viele Einträge sind, können Sie auch ganze Kapitel reduzieren oder wieder erweitern – dazu sind die kleinen Pfeilchen da.
Sie mögen den Navigationsbereich schon, oder?
Sie wollen Ihren Text in PowerPoint ein bisschen strukturieren? Haben vor, einen Foliensatz mit siebenundneunzig Folien zu erstellen, und Ihnen graust jetzt schon vor der Formatiererei?
Überlassen Sie die Arbeit der Software – PowerPoint stellt Ihnen (per Master) für Textplatzhalter fünf verschiedene Ebenenformate zur Verfügung, zwischen denen Sie mit zwei Schaltflächen (START > Absatz > Listebene erhöhen bzw. Listebene verringern) wechseln können, indem Sie den Cursor in dem / den zu formatierenden Absatz / Absätzen positionieren und die entsprechende Schaltfläche drücken.
Ein Klick sagt mehr als tausend Worte – Sie müssen sich nicht keine Formatierungen siebenundneunzig Folien lang merken.