Die ewige Frage: welches Office-Programm verwendet man am besten für welche Aufgabe? Schwierig – natürlich gibt es Grauzonen. Ich gebe Ihnen hier ein paar Anhaltspunkte: Outlook: Ganz klar: Mails schreiben, Termine verwalten, Kontakte speichern, Aufgaben organisieren. Das war einfach 🙂 Word: Schreiben. Und zwar Fließtext. Also Briefe, Diplomarbeiten, Dissertationen, Handbücher, Memos, Protokolle, … Alles, was keine feste Form im Sinne von „das hat 16 Seiten, dreispaltig, und wenn das nicht voll wird, tun wir Bilder dazu“ hat. Auch Tabelliges, wenn damit nicht gerechnet werden soll, sondern…
Die Notizen, die Sie in Ihrem Outlook-Kalender bei einem bestimmten Termin haben, möchten Sie in Ihr OneNote-Notizbuch übernehmen? Ein legitimer Wunsch, der sich mit Copy&Paste erfüllen lässt.
Es steht Ihnen aber ein noch effizienteres Werkzeug zur Verfügung: START > Besprechungen > Besprechungsdetails … hier brauchen Sie nur noch den gewünschten Kalendereintrag auswählen –> fertig!
Mail-Ping-Pong. Hin, her, hin, her. Sie wollen schnell durch den Mailverlauf navigieren? Dann bewegen Sie in Outlook 2013 einfach die Maus in Richtung rechte obere Ecke eines Mails – bitte sehr, zwei Links, die Sie bequem zum nächsten/vorherigen Mail springen lassen. Bzw. beim ersten auch zum letzten Mail und umgekehrt.
Heute ist Outlook dran – wenn Sie mich fragen, was die wichtigsten Kalenderoptionen in Outlook sind, dann nenne ich diese beiden:
Standarderinnerungen: Erstens kann man die prinzipiell mögen oder nicht; zweitens sind 15 Minuten Vorlaufzeit für hausinterne Termine ganz schön lang, für externe Kundentermine – na, da werden Sie zu spät kommen. Stellen Sie’s so ein, dass Sie für den Großteil Ihrer Termine auf der sicheren Seite sind.
Feiertage: Ihre Tochter macht ein Auslandsjahr in Argentinien? Da müssen Sie die dortigen Feiertage kennen, wenn Sie Skype-Termine planen. Draufklicken, Land auswählen und einfügen. Geht natürlich auch für indische Geschäftskontakte oder den neuseeländischen Versandhandel.
In Word oder Outlook sind die Tabellen wunderbare Werkzeuge, um Informationen strukturiert darzustellen. Die Tabellentools-Registerkarten sind allerdings recht umfangreich.
Daher gibt’s ab der Version 2013 den beliebtesten Befehl auch außerhalb der Registerkarte: „Hier eine Zeile einfügen“. Das Pluszeichen, das eine neue Zeile erzeugt, wenn Sie draufklicken, erscheint an der linken Grenze zwischen zwei Zeilen bzw. an der oberen Grenze zwischen zwei Spalten. Der Klick darauf erledigt den Rest.
Geheimtipp: Wenn Sie davor mehrere Zeilen markieren, dann werden auch gleich mehrere Zeilen eingefügt.
Sie würden sich sehr wünschen, dass Office Ihnen bei den vielen Farbauswahl-Menüs nicht diese voreingestellten Farbsets zur Verfügung stellt, sondern Ihre ganz persönliche Farbmischung?
Auf der dritten Registerkarte finden Sie in jedem Office-Programm (ab Version 2007) die Auswahl der Farbpalette. Jede Menge voreingestellte gibt es da, und ganz unten finden Sie den Befehl „Farben anpassen“.
Stellen Sie hier Ihre ganz persönliche Farbmischung zusammen und geben Sie ihr einen geeigneten Namen.
Von nun an können Sie im „Farben“-Menü Ihre individuelle Palette aussuchen.
Sind Ihnen die schönen, leicht transparenten Ovale in meinen Bildpostings schon einmal aufgefallen? Wie macht man denn sowas wieder?
Bei der Auswahl der Füllfarben für Formen (ZEICHENTOOLS > Formenarten > Fülleffekt oder über den Mausklick) gibt‘s unter Weitere Füllfarben die Transparenz-Option. In welchem Programm? In allen Programmen – das Handling der Formen ist überall gleich 🙂
Jetzt ist bewiesen: Transparenz ist möglich und tut nicht weh.
Sie haben in einem der Office-Programme etwas Wunderschönes gebastelt? Ein Bild erzeugt. das richtig perfekt ist? So perfekt, dass Sie es gerne zur Wiederverwendung abspeichern würden?
Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf Ihr Bild und freuen Sie sich über die Option „als Grafik speichern …“. Die macht nämlich genau das.
Wozu das gut sein soll? Na ja … sehen Sie sich mal in diesem Blog um – lauter gespeicherte Bilder … 😉
Ihre Outlook-Kontakte sind das reinste Chaos … klar, denn heutzutage legen Sie Kontakte neu an, wenn Sie ein E-Mail erhalten, einen Anruf erhalten, jemanden auf einem sozialen Netzwerk kontaktieren … und hastdunichtgesehen, schon schwirrt ein und die selbe Person drei Mal in Ihrer Kontaktliste herum – einmal mit der Handy-, einmal mit Festnetznummer, einmal mit der Mailadressen …
Aber es ist doch nur EINE Person.
Teilen Sie das Outlook doch mit. Das geht. (Ab Version 2013.) Wenn Sie einen Kontakteintrag ansehen, gibt’s rechts oben hinter den drei Punkten nämlich „weitere Optionen“, und darunter die Funktionalität „Kontakte verknüpfen“. Wählen Sie hier die passenden weiteren Einträge zu dem Kontakt aus; wenn sie nicht vorgeschlagen werden, hilft die Suche weiter.
Endlich herrscht wieder Ordnung. 🙂
Sag ich doch immer – nutzen Sie den Rechtsklick. In Outlook auf ein E-Mail gesetzt liefert er Ihnen die Möglichkeit, Verwandtes zu suchen – z.B. Nachrichten zum gleichen Thema oder Nachrichten mit dem gleichen Absender …
Und jetzt behaupten Sie nicht, dass Sie das nicht immer wieder brauchen 😉