Tag Archives: Excel

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#Prozentzahlen in #Excel – Beispiel #EP2014

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#Prozentzahlen in #Excel - Beispiel #EP2014

Der #ORF veröffentlicht auf orf.at das Wahlergebnis: die Prozentanteile der Parteien, die den Einzug ins EU-Parlament schaffen.
Sie schreiben sich das in Excel auf – zum Beispiel, um ein schönes Kreisdiagramm daraus zu basteln. Dann rechnen Sie die Werte zusammen – das sind doch nicht 100%! Da fehlen ja noch die „Sonstigen“.
Wie lautet nun die Formel, mit der der Rest auf 100% ermittelt wird? Die Lösung:
=1-SUMME(B1:B5) – davon ausgehend, dass die Prozentwerte wie im Bild in den Zellen B1 bis B5 stehen. Aha. Aber wieso 1 und nicht 100?
Die Erklärung: Prozentwerte sind anders in Excel gespeichert, als es uns glauben machen will. 50% zum Beispiel ist die Zahl 0,5, aber dargestellt als das Hundertfache, und mit einem hübschen %-Symbol dahinter. 7,9% ist in Wahrheit 0,079, usw. Excel verpackt die Zahl einfach elegant mit dem Prozent-Zahlenformat, damit wir uns leichter tun.
Analog dazu sind 100% eben 1.
Oder Sie schreiben die Formel so: =100%-SUMME(B1:B5) Geht genau so – Sie haben die Wahl. Im Falle von #EP2014 haben Sie die Wahl gehabt.

2013, Excel, PowerPoint, Publisher, Uncategorized, Word

#Dokument als #PDF per #Mail versenden

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#Dokument als #PDF per #Mail versenden

Sie sollten (das ist ernst gemeint, Sie sollten WIRKLICH) Dokumente, die der Empfänger nur bewundernd anschauen, nicht aber verändern soll, als PDF (Portable Document Format) versenden. Damit sehen die Früchte Ihrer Arbeit zum Beispiel beim Empfänger noch genau so aus, wie Sie’s beabsichtigt haben, unabhängig von den beim ihm installierten Schriftarten oder seinem Drucke, um nur einen Vorteil zu nennen.
Geht ja auch einfach: In Office 2013 geht’s mit DATEI > Freigeben > E-Mail > Als PDF senden – und schon geht ein neues E-Mail auf, und das aktuelle Dokument hängt, zum PDF konvertiert, dran.
Das war’s schon wieder – ist echt nicht aufwändig, oder?

Excel, Uncategorized, Windows, Windows 7, Windows 8.1

#Sprache der #Monate in #Excel #Pivot

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#Sprache der #Monate in #Excel #Pivot

Sie sind echt gut in Pivot, verwenden Datumswerte als Gruppenfeld. Und fragen sich nur eins: Die Monate werden mit Jän, Feb, Mär, … beschriftet. Dabei arbeiten Sie mit der englischen (russischen, japanischen, …) Version von Excel. Wie dieses?
Es ist so: Die Sprache für die Monatsnamen kommt aus der aktuellen Spracheinstellung für Datumswerte im Betriebssystem. In Windows stellen Sie das in der Systemsteuerung bei Zeit, Sprache und Region ein … dort Datums- Uhrzeit oder Zahlenformat ändern, und im folgenden Dialog Region > Formate > Format. Wählen Sie hier eine andere Sprache, so spricht auch Ihre Pivot-Tabelle die neue Fremdsprache (und alle anderen Pivot-Tabellen, die Sie aufmachen).
Babylonisch!

#VBA #Excel #Datenverbindungen dokumentieren

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Ihr Excel steckt voller Datenverbindungen? Sie hätten das gern übersichtlich aufgeschrieben, mögen’s aber nicht abtippen? Benutzen Sie folgenden VGA-Codeschnipsel, um Name und Beschreibung aller Datenverbindungen in den Direktbereich zu „drucken“ – von da geht’s ja ganz leicht mit Copy&Paste weiter in beispielsweise ein schönes Word-Dokument. Sub Verbindungen() Dim myConn As WorkbookConnection For Each myConn In ActiveWorkbook.Connections Debug.Print myConn.Name, myConn.Description Next myConn Set myConn = Nothing End Sub

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#Excel #Alter in #Jahren exakt

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#Excel #Alter in #Jahren exakt

Weiter gefragt – wie alt ist jemand in Jahren, wie viele Dienstjahre hat jemand auf dem Buckel, …
Dazu gab’s gestern eine etwas schlampige Lösung unter Verwendung der beiden populären Funktionen JAHR(Datum) und HEUTE().

Heute folgt die exakte Lösung. Wenn’s nur dafür eine Funktion gäbe … aber in den Datumsfunktionen ist keine passende.

Allerdings gibt es eine geeignete Funktion – sie ist nur versteckt und wird in der Auflistung der Funktionen nicht angezeigt. Darf ich vorstellen:
DATEDIF(früheresDatum;späteresDatum;“y“) berechnet tagesaktuell und exakt (siehe Bild) die Differenz zweier Datumswerte (der frühere MUSS zuerst kommen) in Jahren. In unserem Beispiel hilft uns also =DATEDIF(A2; HEUTE();“y“).

Es wär‘ auch noch komplizierter gegangen. Aber wer will das schon 😉

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#Excel #Alter bestimmen

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#Excel #Alter bestimmen

Immer wieder gefragt – wie alt ist jemand in Jahren, wie viele Dienstjahre hat jemand auf dem Buckel, …
Dazu gibt’s (ein anderes Mal) eine tagesaktuell korrekte Formel. Aber für heute eine einfache, die halt ab und zu um ein, zwei Tage nicht stimmt (je nach Schalttagsituation):
=JAHR(HEUTE()-A9)-1900 (wenn in A9 das Datum steht).
=JAHR(B9-A9)-1900 (wenn in B9 das spätere, in A9 das frühere Datum steht).
Im Bild ist das ganze schritterlweis‘ aufgeschlüsselt (gültig für den 5.5.2014).

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In #PowerPoint2013 #Verknüpfung zu #Excel #Arbeitsmappe ändern

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In #PowerPoint2013 #Verknüpfung zu #Excel #Arbeitsmappe ändern

Jemand hat Ihre Arbeitsmappe verschoben. Das besonders Ärgerliche daran: die darin enthaltenen Daten sind Grundlage für Ihre wunderschöne PowerPoint-Präsentation, die Sie, damit die Daten immer aktuell sind, mit ebendieser Arbeitsmappe verknüpft haben.

Das Gute daran: Sie können die Verknüpfungen „umhängen“. Wie? DATEI > Informationen > rechts unten (bei den „Verwandten Dokumenten“) finden Sie „Dateispeicherort öffnen“. Im folgenden Dialog können Sie jede Verknüpfung einzeln manuell ändern. Und Ihre Präsentation ist wieder tagesaktuell.

Es sind 240 Verknüpfungen? Dann … brauchen Sie jemanden, der – oder die 😉 – Ihnen dafür eine Automatik programmiert. Hmmm … wer betreibt nochmal diesen Blog … ? 😉

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#Excel #Tabelle

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#Excel #Tabelle

Wie oft sind Sie in der folgenden Situation:

  • Sie haben einen Haufen Daten
  • Jede Zeile ist gleichartig aufgebaut
  • Sie haben eine Überschriftszeile

Und wie oft tun Sie dann folgendes:

  • Sie setzen einen Filter
  • Sie ergänzen SUMME, … Funktionen
  • Sie ergänzen TEILERGEBNIS-Funktionen
  • Sie setzen das Fenster auf die oberste Zeile
  • Sie verpassen der Überschrift eine besondere Farbe
  • Sie verpassen der ersten und/oder der letzten Spalte eine besondere Farbe

Macht Ihnen das Spaß? Wenn nicht: formatieren Sie Ihre Liste doch als Tabelle. Diese Funktionalität (Sie finden Sie unter START>Formatvorlagen) erledigt all das für Sie. Mit einem Klick. Und Sie können zwischen mehreren schönen Farbvorschlägen wählen (natürlich immer passend zum ausgewählten Design).

Das Leben kann so einfach sein 🙂

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Arbeit #nicht #gespeichert und #geschlossen – #wiederherstellen?

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Arbeit #nicht #gespeichert und #geschlossen - #wiederherstellen?

Rechner stürzt ab; Updates laufen los; Sie schließen voreilig alles … und der Schreck sitzt tief: Sie haben eine wichtige Arbeit begonnen, aber nie gespeichert, und nun ist sie futsch 🙁 .
Und jetzt?
Schreien hilft nicht – aber Suchen: Office bietet Unterstützung an. In der DATEI-Registerkarte können Sie unter dem Menüpunkt Öffnen>Zuletzt verwendete nicht gespeicherte Dateien wiederherstellen. In Office 2013 ist das ein bisschen sehr versteckt – ganz unten, unter all Ihren zuletzt verwendeten Dateien (siehe Bild). Klick – und? Gefunden? Erleichtert?
(Ganz ehrlich: Es klappt meistens. Wenn Sie mit dem Erstellen und Abwürgen ZU schnell waren, hilft Schreien vielleicht doch.)

#PowerPoint #Hyperlink zu #Excel

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Wenn Sie in einer PowerPoint-Präsentation einen Hyperlink zu einer Excel-Arbeitsmappe einbauen, wird diese damit geöffnet – allerdings so, wie sie auch „normalerweise“ geöffnet wird: da, wo Sie (oder jemand anderer) sie verlassen haben. Hm. Nicht immer das Gelbe vom Ei … Wollen Sie einen bestimmten Punkt herzeigen, dann muss der Hyperlink ein bisschen ausführlicher sein: <Pfad und Dateiname>#<Name des Tabellenblatts>!<Zelladresse in dem Blatt> Also beispielsweise C:\Meine Datensammlung\Beispiel.xlsx#’Lange Liste‘!A1. (Die Hochkommas sind wegen des Leerzeichens in Lange Liste da.) Um zu einem benannten Bereich zu springen, geben Sie statt…

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