Tag Archives: liste

die #Liste fest im #Griff – als #Tabelle #formatieren

Nächstes Türchen (das ist ein Workplace-#Adventkalender, da sind die Wochenend-Türchen zu): die #Liste wird eine #Tabelle Dazu markiere ich meine Überschrift und meine zwei Beispielzeilen und wähle START > Formatvorlagen > als Tabelle formatieren. Such mir was Buntes aus, und bestätige im Dialog, dass meine Daten eine Überschrift haben. Wozu? Nun: die Daten, die ich erfassen werde, sind allesamt gleich strukturiert. Ich möchte mich später weder um Formatierung noch um Formeln in neuen Zeilen kümmern müssen. So eine „Tabelle“ wird das für mich erledigen.

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#kochen und andere #Schweinereien mit #Excel – Tagesdifferenz

Bin wieder da (gutes Neues Jahr!) – und weil das Kochen für ein internationales Jugendcamp einiges an Vorbereitung mit Excel erforderlich gemacht hat, gibt’s jetzt ein paar Tage lang Lösungshäppchen, die auch jenseits der Küchenplanung nützlich sein können. Wir beginnen mit einer einfachen Aufgabe: die Planung. Dazu schreiben wir eine fortlaufende Liste der zu kochenden Rezepte, und zwar mit Rezept und Datum. Und weil es fad ist, auf einem Camp nach Datum zu kochen, weil man nämlich schon bald keine Ahnung mehr vom Datum hat, sondern…

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#Excel als #Tabelle #formatieren – #wasistdas

Vielleicht haben Sie’s schon bemerkt: In Excel gibt es auf START > Formatvorlagen die Funktionalität Als Tabelle formatieren. Hm. Ist das ganze Excel nicht eine Sammlung von Tabellen?

Tipp Excel Tabelle 1

Wir armen BenutzerInnen der deutschen Version sind da Opfer einer prähistorischen Einschränkung: auf deutsch heißt das Sheet nicht Blatt sondern Tabelle, später kam die Table-Funktionalität dazu, die der Einfachheit halber ebenfalls mit Tabelle übersetzt wurde. Kann man nichts machen. Und diese Funktionalität mag ich nun vorstellen:

Wählen Sie einen Bereich aus, der eine hübsche Listenform hat. Das bedeutet:

  • eine (möglichst sinnvolle) Überschriftszeile
  • lauter gleichartig aufgebaute Datenzeilen
  • keine Störungen wie z.B. Zwischensummen

Mit der Funktionalität START > Formatvorlagen > Als Tabelle formatieren erklären Sie nun Excel, dass diese Daten ein bisschen mehr können sollen als nur nebeneinander liegen.

Tipp Excel Tabelle 2

Erstes erfreuliches sichtbares Ergebnis ist eine ganze Registerkarte voll mit TABELLENTOOLS, mit denen Sie den ganzen Datenhaufen nun schnell in einer hübschen Art und Weise formatieren können.

Tipp Excel Tabelle 3Besonders ans Herz legen möchte ich Ihnen hier die TABELLENTOOLS > ENTWURF > Optionen für Tabelle > Ergebniszeile. Die hat’s in sich – Sie bekommen eine Ergebniszeile, in der Sie zusammenfassende Funktionen per Mausklick auswählen können, statt selbst Formeln basteln zu müssen.

Tipp Excel Tabelle 4

Schön, oder? Und wenn Sie in der Tabelle jetzt noch ganz nach oben blicken, dann sehen Sie, dass sich auch eine Filterfunktion in die Tabelle integriert hat. Filtern Sie doch einmal. Und sehen Sie sich jetzt die Ergebniszeile an.

Nettes Werkzeug, die Tabelle, oder?

 

Den #Schulbeginn im Griff – #Liste mit #Excel #Pivot #zusammenfassen

Tipp Excel Pivot Basisdaten

Der Schulbeginnswahnsinn ufert aus. Mehrere Kinder bringen mehrere Listen zu mehreren Gegenständen – wie soll man das, bitte, noch überblicken?

Gar nicht.

Das kann Excel für Sie erledigen.

Tippen Sie die Wunschliste der Lehrkräfte zunächst einmal in eine Excel-Tabelle. Jetzt ist es wichtig, dass Sie für jede Information eine eigene Spalte benützen, eine Überschrift schreiben, und für jede benötigte Kombination aus was – Größe – Blatt – Art – Zusatz – Kind – Gegenstand eine eigene Zeile. Wenn Sie alles erfasst haben (und auch das eingetragen haben, das eines der Kinder, nachdem Sie alles erfasst haben, noch auf einem Käsezettel aus der Hosentasche wurschtelt), geht’s ans Zusammenfassen. Sie machen das mit Hilfe der Pivottabelle. Und zwar so:

Sie markiere Ihre Daten und wählen EINFÜGEN > Tabellen > Pivottable. Bestätigen Sie den Dialog einfach mit OK, damit wird Ihnen eine leere Pivottabelle in einem neuen Arbeitsblatt angezeigt, Sie bekommen einen Pivottable-Aufgabenbereich und sehen dort die Überschriften Ihrer Liste als Feldnamen. Ziehen Sie diese nun in die Bereiche ZEILEN und WERTE, und zwar die Felder, die die zu kaufenden Sachen beschreiben (was, Größe, Art, Zusatz, Blatt), in die ZEILEN, die Zahlenfelder (Anzahl, vorhanden) in die WERTE.

Wenn Sie nun noch in PIVOTTABLE-TOOLS > ENTWURF die Teilergebnisse deaktivieren und das Berichtslayout auf Tabellenformat umstellen, so haben Sie eine brauchbare und strukturierte Einkaufsliste.

Tipp Excel Pivot Liste zusammenfassen

Das besonders Schöne: Nach jedem Einkauf (glauben Sie nicht, dass Sie beim ersten Versuch alles bekommen!) tragen Sie ein, was nun vorhanden ist, drücken auf PIVOTTABLE-TOOLS > Analysieren > Aktualisieren (oder suchen sich das im Rechte-Maustaste-Kontextmenü heraus) und sind wieder am Laufenden. Und: ziehen Sie Kind und Fach noch ganz vorne in die ZEILEN und haben eine Übersicht, wer was bekommt, und womit das Zeug zu beschriften ist.

Das soll eine Erleichterung sein? Schaut kompliziert aus … Tja, glauben Sie einer erfahrenen Vierkindmutter – Schulbeginnorganisation ist kein Ponyhof, und das ist letztlich immer noch schneller als die Papierlistenschreiberei, bei der dann erst recht ausgerechnet das Lateinheft fehlt, dafür aber drei Notenhefte zu viel da sind.

Wie auch immer: Machen Sie’s gut! Ich wünsche allen, die durch diese schwere Zeit gehen, einen effizienten und reibungsarmen Start in ein erfolgreiches Schuljahr.

Noch mehr #Übersicht für die #Einkaufsliste in #Word – #Schulbeginn #stoßseufzer

Tipp Word Text in Tabelle 2

Schreiben Sie wie gestern Ihre Einkaufsliste. Ergänzen Sie aber hinter jedem Eintrag noch ein Tabulatorzeichen, und dann das Schulfach, für das Sie die Sachen kaufen müssen. Natürlich können Sie wieder mit Tabstopps arbeiten (siehe gestern), aber vielleicht gefällt Ihnen eine Tabelle besser. Markieren Sie dazu Ihre Liste und wählen Sie EINFÜGEN > Tabelle > Text in Tabelle. Bestätigen Sie den Vorschlag von Word mit OK.

Das Ergebnis ist schön übersichtlich, Sie können nun mit Hilfe der TABELLENTOOLS allerlei gestalterische Elemente einbringen, und vor allem: Ihre Liste nach jeder beliebigen Spalte sortieren. Das bieten die Tabstopps nie und nimmer.

Wenn’s nur so einfach wäre? Ihr Schulbeginn ist noch viel komplexer? Sie haben beispielsweise nicht nur eines, sondern mehrere Kinder zu servicieren? Dann schauen Sie morgen wieder vorbei, zu Schulbeginneinkaufslistenperfektion 🙂

#Schulbeginn – wie mach ich in #Word die #Einkaufsliste lesbar?

Tipp Word Tabstopp

Morgen geht’s wieder los – Schule. In den ersten Tagen sammeln sich die Bestellungen der Lehrkräfte auf Ihrem Schreibtisch, und dann geht’s ans Shoppen – mit ein bisschen Vor-Organisation lässt sich der Stress begrenzen. Wir beginnen heute mit der Ein-Kind-Eine-Liste-Version und steigern uns dann bis übermorgen über die AHS-Liste hin zur Mehrkindfamilie.

Die Ein-Kind-Einkaufsliste (also das, was Sie noch kaufen müssen, weil’s weder in der Vorjahrsschultasche noch im Werkkoffer zu finden ist) ist ja g’schwind heruntergetippt – schaut aber grauslich aus. Ein bisschen mehr Übersicht bekommt die Sache, wenn Sie das zu Kaufende und die Mengenangabe mit einem Tabulatorzeichen trennen (die Taste über der Feststelltaste links, mit den Pfeilen, die an einem senkrechten Strich enden). Schalten Sie die nicht druckbaren Zeichen ein, um zu sehen, ob Sie’s richtig gemacht haben.

Bild Word nicht druckbare

Schon besser. Allerdings hüpft die Mengenangabe nun an unterschiedliche Positionen, abhängig von der Länge des Einkaufslistentexts 🙁

Vergeben Sie einen einheitlichen Tabstopp für alle Zeilen der Einkaufsliste. Dazu markieren Sie zuerst Ihre gesamte Liste (sonst wird’s noch chaotischer), und klicken dann in das Lineal dorthin, wo in allen Zeilen die Mengenangabe beginnen soll. Es erscheint ein L-förmiger Tabstopp, und das ist genau das, was Sie für so eine schnelle Liste brauchen.

Ach, Sie hätten gerne eine richtige Tabelle aus Ihrer Liste gemacht? Schauen Sie morgen vorbei, ich zeig Ihnen, wie Sie das schnell machen können.

#Nummerierung in #Word #austricksen

Tipp Word Nummerierung

Sie nummerieren in Word. Dazu nützen Sie START > Absatz > Nummerierung, und freuen sich, dass sich nun Word um eine schöne, durchgehende, aufsteigende Nummerierung kümmert, und nicht Sie selbst dafür Sorge tragen müssen, dass den Absätzen die richtigen Zahlen zur Seite stehen.

Fleißaufgabe: Mitten in einem Haufen nummerierter Absätze wollen Sie (ich frag nicht, wieso) wieder mit dem Zählen von vorne beginnen. Dazu müssen Sie im Menü ganz unten „Nummerierungswert festlegen“ auswählen. Nun öffnet sich ein kleiner Dialog. Weisen Sie Word an: „Neue Liste beginnen“, und setzen Sie den Startwert nach Wunsch (vermutlich, aber nicht zwingend 1).

Jeder sollte eine Chance auf einen Neuanfang bekommen, auch eine simple Word-Liste 😉 .

die #Länge der #Liste mit #gültigen #Daten ist #variabel

die #Länge der #Liste mit #gültigen #Daten ist #variabel

Sie verwenden die Gültigkeitsprüfung, um zu verhindern, dass BenutzerInnen einfach irgend etwas in Ihre Arbeitsmappe eintragen? Sie verwenden auch Listen, um die gültigen Eingaben zu definieren? Bravo! (Wenn nein: lesen Sie ein bisschen in der Vergangenheit dieses Blogs, probieren Sie DATEN > Datentools > Datenüberprüfung aus, oder fragen Sie mich.)

Oh – Sie haben dazu noch eine Spezialfrage: der Bereich, in den Sie die gültigen Werte eintragen, wird nicht immer zur Gänze gefüllt – oft bleiben am Ende ein paar leere Zellen. Die sehen im DropDown-Feld dann unschön aus.

Hier ist die Abhilfe: statt im Feld „Quelle“ auf den Bereich zu verweisen, benützen Sie die Funktion INDIREKT wie folgt:

=INDIREKT(„$A$1:$A$“ & (ZÄHLENWENN($A$1:$A$13;“>““)))

(davon ausgehend, dass Ihr Listenbereich der Bereich A1:A13 des aktuellen Blatts ist; sonst müssen Sie die Formel noch ein bisschen anpassen.)

Alles wird besser 😉

#Excel #Tabelle

#Excel #Tabelle

Wie oft sind Sie in der folgenden Situation:

  • Sie haben einen Haufen Daten
  • Jede Zeile ist gleichartig aufgebaut
  • Sie haben eine Überschriftszeile

Und wie oft tun Sie dann folgendes:

  • Sie setzen einen Filter
  • Sie ergänzen SUMME, … Funktionen
  • Sie ergänzen TEILERGEBNIS-Funktionen
  • Sie setzen das Fenster auf die oberste Zeile
  • Sie verpassen der Überschrift eine besondere Farbe
  • Sie verpassen der ersten und/oder der letzten Spalte eine besondere Farbe

Macht Ihnen das Spaß? Wenn nicht: formatieren Sie Ihre Liste doch als Tabelle. Diese Funktionalität (Sie finden Sie unter START>Formatvorlagen) erledigt all das für Sie. Mit einem Klick. Und Sie können zwischen mehreren schönen Farbvorschlägen wählen (natürlich immer passend zum ausgewählten Design).

Das Leben kann so einfach sein 🙂

#Excel #Auswahl #DropDown #Liste

#Excel #Auswahl #DropDown #Liste

In manchen Excel-Arbeitsblättern gibt es Zellen, deren Inhalt Sie nicht eingeben dürfen, sondern auswählen sollen. Wie das?
Wenn Sie so etwas selbst erzeugen wollen, brauchen Sie zunächst irgendwo die Liste der „erlaubten“ Einträge. Wenn die fertig ist, markieren Sie die Zellen, in denen in Zukunft per DropDown-Liste ausgewählt werden soll. Dann wählen Sie auf der DATEN-Registerkarte in der Gruppe Datentools die Datenüberprüfung aus, und stellen bei Zulassen Liste ein. Leere Zellen ignorieren und Datendropdown wird für Sie angehakt, das lassen Sie so. Und nun markieren Sie als Quelle noch den Bereich, in dem Sie Ihre Listeneinträge vorbereitet haben, oder Sie geben ihn direkt ein. OK? OK.