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#Prozentzahlen in #Excel – Beispiel #EP2014

#Prozentzahlen in #Excel - Beispiel #EP2014

Der #ORF veröffentlicht auf orf.at das Wahlergebnis: die Prozentanteile der Parteien, die den Einzug ins EU-Parlament schaffen.
Sie schreiben sich das in Excel auf – zum Beispiel, um ein schönes Kreisdiagramm daraus zu basteln. Dann rechnen Sie die Werte zusammen – das sind doch nicht 100%! Da fehlen ja noch die „Sonstigen“.
Wie lautet nun die Formel, mit der der Rest auf 100% ermittelt wird? Die Lösung:
=1-SUMME(B1:B5) – davon ausgehend, dass die Prozentwerte wie im Bild in den Zellen B1 bis B5 stehen. Aha. Aber wieso 1 und nicht 100?
Die Erklärung: Prozentwerte sind anders in Excel gespeichert, als es uns glauben machen will. 50% zum Beispiel ist die Zahl 0,5, aber dargestellt als das Hundertfache, und mit einem hübschen %-Symbol dahinter. 7,9% ist in Wahrheit 0,079, usw. Excel verpackt die Zahl einfach elegant mit dem Prozent-Zahlenformat, damit wir uns leichter tun.
Analog dazu sind 100% eben 1.
Oder Sie schreiben die Formel so: =100%-SUMME(B1:B5) Geht genau so – Sie haben die Wahl. Im Falle von #EP2014 haben Sie die Wahl gehabt.

#SmartArt #reparieren

#SmartArt #reparieren

Sie hatten SO ein schönes SmartArt – und dann ist es irgendwie kaputt geworden. Positionen, Formen, Formatierungen – alles hinüber. Da hilft nur noch: löschen und neu erstellen. Oder?
Oder: SMARTART-TOOLS > ENTWURF > Zurücksetzen > Grafik zurücksetzen. Macht’s wieder gut. und lässt Ihre Inhalte unbehelligt.

Könnten wir uns bitte zusammensetzen?

Könnten wir uns bitte zusammensetzen?

Genug E-Mail-Ping-Pong – Sie kennen das Gefühl, wenn in einem Thread bereits das siebenundzwanzigste Mail kommt, und keine Klärung in Sicht ist, oder?
Das empfohlene Vorgehen: alle setzen sich an einen Tisch.
Das empfohlene Werkzeug: antworten Sie mit einer Besprechungsanfrage. E-Mail markieren und START > Antworten > Besprechungsanfrage
Die Ersparnis: alle im E-Mail Angesprochenen werden eingeladen, das E-Mail mit allen enthaltenen Vor-, Vorvor- und Vorvorvorvorvorgängermails werden automatisch der Besprechung zugeordnet. Termin suchen, Raum buchen müssen Sie immer noch selbst, gleichzeitig berücksichtigen Sie automatisch alle Betroffenen und versorgen sie mit den korrekten Besprechungsgrundlagen.
Also: Setzen sie sich zusammen 🙂

#Bild in der #Mitte

#Bild in der #Mitte

Ein Bild soll schön in der Mitte der Seite auftauchen.
Variante 1 (nicht empfehlenswert): so viele Leerzeichen davor einfügen, bis es ungefähr in der Mitte ist, oder auch ein bissl zu weit links oder zu weit rechts, ist ja nicht so wichtig
Variante 2 (besser): das Bild einfügen (Textumbruch ist dann automatisch „mit Text in Zeile“, das heißt, das Bild glaubt, es ist ein zu groß geratenes Zeichen), und den betreffenden Absatz zentrieren (START > Absatz > Zentrieren oder Strg+E)

Schlussfolgerung: Word-Dokumente layouten geht am schnellsten, wenn man ein paar grundlegende Tricks kennt 🙂

#Dokument als #PDF per #Mail versenden

#Dokument als #PDF per #Mail versenden

Sie sollten (das ist ernst gemeint, Sie sollten WIRKLICH) Dokumente, die der Empfänger nur bewundernd anschauen, nicht aber verändern soll, als PDF (Portable Document Format) versenden. Damit sehen die Früchte Ihrer Arbeit zum Beispiel beim Empfänger noch genau so aus, wie Sie’s beabsichtigt haben, unabhängig von den beim ihm installierten Schriftarten oder seinem Drucke, um nur einen Vorteil zu nennen.
Geht ja auch einfach: In Office 2013 geht’s mit DATEI > Freigeben > E-Mail > Als PDF senden – und schon geht ein neues E-Mail auf, und das aktuelle Dokument hängt, zum PDF konvertiert, dran.
Das war’s schon wieder – ist echt nicht aufwändig, oder?

#Sprache der #Monate in #Excel #Pivot

#Sprache der #Monate in #Excel #Pivot

Sie sind echt gut in Pivot, verwenden Datumswerte als Gruppenfeld. Und fragen sich nur eins: Die Monate werden mit Jän, Feb, Mär, … beschriftet. Dabei arbeiten Sie mit der englischen (russischen, japanischen, …) Version von Excel. Wie dieses?
Es ist so: Die Sprache für die Monatsnamen kommt aus der aktuellen Spracheinstellung für Datumswerte im Betriebssystem. In Windows stellen Sie das in der Systemsteuerung bei Zeit, Sprache und Region ein … dort Datums- Uhrzeit oder Zahlenformat ändern, und im folgenden Dialog Region > Formate > Format. Wählen Sie hier eine andere Sprache, so spricht auch Ihre Pivot-Tabelle die neue Fremdsprache (und alle anderen Pivot-Tabellen, die Sie aufmachen).
Babylonisch!

#Zeilenwechsel durch #Absatzmarke ersetzen

#Zeilenwechsel durch #Absatzmarke ersetzen

Besonders beim Kopieren von Texten aus dem Internet in ein Word-Dokument passiert’s, dass nach jeder Zeile ein manueller Zeilenwechsel eingefügt ist – und Sie brauchen für das bessere Bearbeiten in Word Absätze, nicht Zeilen.
(Zeilenwechsel sieht beim Anzeigen der nicht druckbaren Zeichen wie der Pfeil auf der Enter-Taste aus, Absatzmarke ist das gespiegelte P mit vollem Bauch und doppeltem Längsstrich, das auf der Schaltfläche zum Anzeigen der nicht druckbaren Zeichen drauf ist. Siehe auch ein Eintrag im März.)
Händisch ausbessern? Na ja … Mit Ersetzen (Strg+H) geht’s leichter: ersetzen Sie ^l durch ^p (zum Merken: line durch paragraph). Geschafft!
(Und falls Sie wieder etwas aus dem Internet kopieren: vergessen Sie nicht die Quellenangabe! 😉 )

#Outlook #Suche auf #Betreff #einschränken

#Outlook #Suche auf #Betreff #einschränken

Sie suchen verzweifelt ein E-Mail in Outlook? Bekommen hunderte Treffer, die den Suchbegriff irgendwo enthalten? Dabei wissen Sie genau, dass das gesuchte E-Mail den Suchbegriff im Betreff hat?
Schränken Sie die Suche auf den Betreff ein, indem Sie in das Suchfeld betreff:suchbegriff eingeben, als z.B. suchen Sie nach E-Mails, die das Kürzel CISV im Betreff beinhalten, durch die Eingabe von betreff:CISV
Wer richtig suchet, der findet schneller 😉

#Navigation in #Word

#Navigation in #Word

Haben Sie in Word schon auf der Registerkarte ANSICHT in der Gruppe Anzeigen den Navigationsbereich entdeckt?
Wenn Sie diesen anzeigen, erscheint der Navigationsbereich – und in diesem nun alle Absätze, die Sie als Überschrift gekennzeichnet haben (also, die Sie mit einer Ebenen-Formatvorlage formatiert haben). Und? Na ja, es heißt Navigatonsbereich – also können Sie damit zu jeder der Überschriften direkt hin navigieren, indem Sie einfach auf den Eintrag im Navigationsbereich klicken. Und wenn Ihnen da zu viele Einträge sind, können Sie auch ganze Kapitel reduzieren oder wieder erweitern – dazu sind die kleinen Pfeilchen da.
Sie mögen den Navigationsbereich schon, oder?