Category Archives: Excel

2010, 2013, Excel, Uncategorized

#Daten in #Excel mit #Sparkline #visualisieren

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Tipp Excel Sparkline

Grausliche Daten gibt’s – die innerlich einen Zusammenhang haben, aber einfach ganz unterschiedlich sind, z.B. Temperaturen, Millimeter und Prozent.
Die in ein Diagramm stopfen bringt wenig – die Informationen werden sich gegenseitig erdrücken. Visualisieren möchten Sie aber trotzdem?

Excel hat dazu in der Version 2010 ein neues Werkzeug ins Spiel gebracht: mit Sparklines können Sie auch solche Daten darstellen. Und zwar mit einer eigenen Linie je Datenreihe. Dafür brauchen Sie nur so viele leere Zellen wie Sie Datenreihen haben – dort kommen die Linien nämlich hinein.

Markieren Sie die Daten, wählen Sie EINFÜGEN > Sparklines > Linie, geben Sie sowohl an, wo Ihre Daten liegen, als auch, wohin dann die Sparklines kommen sollen, und freuen Sie sich!

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#Excel #Filter #Erweitert #Kriterien #und #oder

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Tipp Excel Filter Erweitert UND ODER

Hier ist wieder einmal der erweiterte Filter in Excel. (Siehe auch 19. Juli 2014, 21. Juli 2014, 23. Juli 2014 – das Wissen von damals hat sich gefestigt, oder?)

Die logischen Kriterienverknüpfungen UND und ODER lassen sich kombinieren, und dazu gibt’s heute ein Beispiel. Und jetzt endlich gewinnt der Erweiterte Filter enorm an Bedeutung – denn eine Kriterienkombination wie die gezeigte lässt sich mit dem herkömmlichen Filter nicht verwirklichen. Und zwar: gefiltert werden alle Daten, in denen entweder

  • das Product „vegetables“ ist und gleichzeitig die Region „West“

oder

  • das Product „sweets“ ist und gleichzeitig die Region „South“

Lassen Sie sich das einmal auf der Zunge zergehen!

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in #Excel #alleDaten #anzeigen, aber den #Filter #behalten

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Tipp Excel Filter erneut anwenden

Sie haben Ihre Daten gefiltert – nur die von Monat Mai, die eine Telefonnummer haben, die mit +43 beginnt, in denen die Rechnungsnummer auf -9 endet, und in denen das Bezahldatum noch leer ist.

Und jetzt möchten Sie wieder alle Daten sehen. Also: Filter löschen / Alle anzeigen in den Spalten Datum, Telefonnummer, Rechnungsnummer und Bezahldatum. Nicht wahr?

Schon wahr. Schneller geht’s aber, wenn Sie in START > Bearbeiten > Filter die Funktion Löschen anwenden. Die löscht nämlich nicht (wie man guten Mutes vermuten könnte) den Filter selbst, sondern nur alle Filtereinstellungen, zeigt also bei beibehaltenem Filter wieder alle Daten an.

Schon wieder Zeit (und Nerven) gewonnen!

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In #Excel auf #Markierung #zoomen … #Begriffsverwirrung im Wandel der Zeit

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Tipp Excel Markierung zoomen

Heute wird’s verwirrend. Oder eher verwirrt – das scheint der Zustand der Excel-Übersetzer (oder Übersetzerinnen) zu sein, wenn’s um einen ganz besonderen Befehl geht. Nämlich den, der die Anzeige so weit dehnt (also je nach Anlass vergrößert oder verkleinert, also „zoomt“), wie es nötig ist, damit das, was gerade markiert ist, gerade noch zur Gänze im derzeitigen Fenster sichtbar ist. Ist eigentlich nicht so schwierig, dafür einen Namen zu finden, sollte man meinen. Auf Englisch heißt er seit jeher „Zoom to Selection“.

Eine Historie:

  •  2003: „Auf Markierung zoomen“
  •  2007: „Zoommodus: Auswahl“
  •  2010: „Fenster einfrieren“ (das gibt’s dann in der Gruppe „Fenster“ gleich nebenan noch einmal, dort ist es dann wirklich „Fenster einfrieren“)
  •  2013: „Auswahl vergrößern“ (oder verkleinern, wenn’s nötig ist, aber das ist halt bei „vergrößern“ mitgemeint)

Und jetzt: Probieren Sie die Funktion aus. Wie auch immer sie in Ihrer Version heißt, sie ist jedenfalls recht brauchbar.

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#Zeit in #Minuten angeben – kann #Excel das?

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Tipp Excel Zeit in Minuten

Sie erfassen Zeit. Die wird in Excel heimlich in eine Zahl umgewandelt und dann im Zeitformat angezeigt, damit Sie nicht bemerken, dass Excel da trickst – das können Sie in der Gruppe START > Zahl auch überprüfen; hier steht nämlich im Format-Dropdown alles, nur nicht „Standard“.

Und was wäre der Standard? Also: wie sieht diese Zeitangabe aus, wenn sie nicht durch ein Zahlenformat behübscht wird? Grauslich. Die Zahl ist nämlich einfach der Anteil der angegebenen Zeit an einem ganzen Tag. Eine Stunde z.B. ist ein Vierundzwanzigstel eines Tages, also 0,4166666666666666 (und so weiter).

Kann man das nicht in Minuten angeben?

Man kann. Ein Tag hat 24*60=1440 Minuten. Wenn Sie Ihre Zeitzahl mit ebendieser Zahl multiplizieren, dann haben Sie den Wert in Minuten. Der darf natürlich nicht wieder mit einem Zahlenformat verkorkst werden, sondern muss schön als Standard bleiben. Wo Sie das kontrollieren und verändern können, wissen Sie jetzt ja 🙂

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#Excel kennt das #Monatsende (weiß aber auch nicht, ob da noch #Geld übrig ist)

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Tipp Excel Funktion Monatsende

Die Funktion MONATSENDE liefert einen Monatsletzten. Welchen? Das müssen Sie der Funktion sagen – mit einer Zahl, die die Anzahl der Monate angibt, die Sie in die Zukunft (positiv) oder in die Vergangenheit (negativ) blicken wollen – ausgehend von einem beliebigen Datum. Und wenn Sie der letzte des angegebenen Monats interessiert, dann brauchen Sie die neutrale Null.
Besonders prickelnd ist die Funktion natürlich in Kombination mit der Funktion HEUTE() für das aktuelle Datum 🙂

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#Leerzellen in #Excel #markieren

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Tipp Excel Leerzellen markieren

Sie wollen in einem Bereich alle leeren Zellen markieren. Gerne. Markieren Sie zuerst den gesamten zur Debatte stehenden Bereich. Gehen Sie dann entweder auf START > Bearbeiten > Suchen > Gehe zu, oder machen Sie sich’s leichter und drücken Sie Strg+G. Jetzt geht ein ziemlich leerer, nichtssagender Dialog auf. Aber darin ist ein Button „Inhalte …“, und wenn Sie diesen drücken, können Sie auswählen, was für Zellen nun genau markiert werden sollen. Und – voila – hier stehen die Leerzellen zur Auswahl.

Schön, oder?

Und wenn Sie sich fragen, wie Sie diese Leerzellen nun alle füllen könnten, dann blättern Sie in diesem Blog ein paar Tage zurück. Da war doch etwas zu diesem Thema …

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Das Verhalten von #Excel beim #Löschen von #Zellen

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Tipp Excel Löschen

Auf der START-Registerkarte gibt’s was Verlockendes: Zellen > Löschen.

Und was wir da gelöscht? Das was markiert ist, ganz einfach. Also die Spalte, wenn Sie eine Spalte markiert haben, die Zeilen, wenn Sie mehrere Zeilen markiert haben, die Zelle, wenn Sie eine Zelle markiert haben.

Und wie verrutschen die anderen Zellen, wenn Sie einfach eine löschen? Hmmm … das entscheidet Excel. Wenn Sie gefragt werden wollen, dann müssen Sie, statt „Löschen“ den Befehl „Zellen löschen“ auswählen. Dann gibt’s eine Frage.

Probieren geht über Studieren!

 

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#Excel #Filter #Erweitert – #oder wie?

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Tipp Excel Filter Erweitert ODER

Schon wieder der erweiterte Excel-Filter: heute ist der Kriterienbereich größer als die beiden letzten Male (19. Juli 2014 bzw. 21. Juli 2014). Eine Zeile mehr – das bedeutet eine logische ODER-Verknüpfung der Kriterien.

Also im Bildbeispiel: das Ergebnis werden alle Daten sein, in denen in der Spalte „Product“ das Wort „sweets“ steht, oder in der Spalte „weekday“ das Wort „So“. Oder auch beides zutrifft. Also: mindestens eine der Zeilen muss passen, damit eine Datenzeile in den erlauchten Kreis der Ergebnisse aufgenommen wird.

Wir rekapitulieren: selbe Zeile = es wird streng geprüft, alles muss passen; neue Zeile = es reicht, wenn eine der Zeilen passt.

Das Thema kommt wieder, versprochen! (Ist ja auch enorm schön!)