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#Excel-Seitenblicke: #TEILERGEBNIS und #Filter haben sich #lieb

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Tipp Excel Filter TEILERGEBNISWenn Sie eine Liste von Daten haben, und die Summe aller Preise berechnen, liefert die Funktion SUMME Ihnen immer die Summe aller Zahlen im ausgewählten Bereich. Filtern Sie die Liste, so ist das der SUMME herzlich egal – sie zeigt Ihnen immer noch die Summe aller Zahlen im ausgewählten Bereich.

TEILERGEBNIS ist da anders. Es zeigt Ihnen die Summe der sichtbaren Zahlen im ausgewählten Bereich. Oder die Anzahl. Oder das Minimum, das Maximum, … Sie sagen einfach mit Hilfe eines Codes, welche Berechnung TEILERGEBNIS für Sie durchführen soll.

Also z.B. TEILERGEBNIS(9;J4:J10) summiert die sichtbaren Zellen im Bereich J4:J10. Entspricht also SUMME(J4:J10), nur sind die weggefilterten Zeilen unberücksichtigt.

TEILERGEBNIS(3;J4:J10) zählt die sichtbaren nicht-leeren Zellen im Bereich J4:J10. Entspricht also ANZAHL2(J4:J10), nur sind die weggefilterten Zeilen unberücksichtigt.
Welche Zahl für welche Funktion steht, sagt Ihnen Teilergebnis bei der Eingabe.

Wie das auf Englisch heißt, wollen Sie jetzt noch wissen. SUBTOTAL.

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#Diagramm in #PowerPoint #verknüpfen

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Tipp PowerPoint Diagramm verknüpfenIhr Diagramm ist fertig – in Excel. Sie wollen’s aber in einer PowerPoint-Präsentation präsentieren. Dann probieren Sie doch die altbewährte Methode Copy-and- HALT! Nicht gleich Einfügen drücken – werfen Sie schnell noch einen Blick auf die Einfügeoptionen.

Sie können, wenn Sie das möchten, Ihr Diagramm nämlich erstens an das Zielformat anpassen und zweitens so lassen wie es ist, gleichzeitig können Sie es erstens einbetten und zweitens verknüpfen. Eingebettet verliert es den Kontakt zur ursprünglichen Arbeitsmappe; eine Kopie von Diagramm und Arbeitsmappe „lebt“ in Ihrer Präsentation weiter. Verknüpfen Sie es andererseits, so lässt sich das Diagramm immer mit den aktuell in der Arbeitsmappe gespeicherten Daten aktualisieren – Sie sind daher immer am letzten Stand der Dinge. (Nützen Sie gegebenenfalls den Button DIAGRAMMTOOLS > ENTWURF > Daten > Daten aktualisieren.)

Bei diesen Kombinationsmöglichkeiten sollte für Ihre Situation das Passende dabei sein.

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#Excel #Daten #zusammenhängen

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Tipp Excel BlocksatzSie haben in Excel eine Spalte mit ein paar Daten – und eigentlich hätten Sie gern alles in einer einzigen Zelle? Dafür gibt’s gleich mehrere Lösungen

a) Kopieren & Einfügen

b) die Funktion VERKETTEN verwenden

c) Blocksatz anwenden

c) geht so: Machen Sie die Spalte mit den Daten so breit, dass sich die gesamte neue Textwurst darin ausgehen würde. Markieren Sie die Daten. Klicken Sie auf START > Bearbeiten > Füllbereich > Blocksatz. Freuen Sie sich, dass das so schnell erledigt ist.

a) und b) sind für diesen Anwendungsfall viel zu mühsam.

 

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#Excel #Pivot #Filter im #Kurzformat setzen

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Tipp Excel Pivot Filter

Das Pivot der neuen Generation kommt standardmäßig recht kompakt daher. „Kurzformat“ nennt sich das Layout, in dem die Zeilenbeschriftungen mehrerer Hierarchien in einer Spalte eingeschlichtet werden.
Was für mehr Übersicht und Platz sorgt, sorgt leider auch für Unklarheit: es gibt, obwohl mehrere Felder da sind, nur einen Zelle „Zeilenbeschriftungen“ mit Filterkasterl. Wie genau funktioniert das jetzt?

Das Filterkasterl ist nun multifunktional. Es reagiert darauf, auf welcher Art von Zeilenbeschriftung Ihr Cursor gerade steht, wenn Sie’s aufklappen. Markieren Sie einen „product“-Eintrag, so ist der Filter auf „product“ eingestellt, markieren Sie eine „Region“, dann gibt’s Regionen zur Auswahl. Ach, und wenn Sie sich vertan haben? Denn gibt’s immer noch ganz oben im Filtermenü die Gelegenheit, das Feld zu wechseln.

(Ich geb’s ehrlich zu: ich hab das Letztere ein paar Jahre lang übersehen 🙂 Lachen Sie ruhig, und seien Sie sich bewusst: Gewohnheiten können einem ganz schöne Bretter vor den Kopf pflanzen.)

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#Pivot #Spalten sollen die #Breite nicht dauernd verändern!

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Wenn Sie das wirklich nicht wollen, dass Pivot die Spaltenbreiten ständig an die wechselnden Inhalte anpasst, dann können Sie ihm das abgewöhnen:
Auf der ANALYSIEREN-Registerkarte der PIVOTTABLE-TOOLS finden Sie die Schaltfläche für die PivotTable-Optionen. Hier gibt’s ein Hakerl: Spaltenbreiten bei Aktualisierung automatisch anpassen.

Nehmen Sie’s weg, und beobachten Sie, wie alle Spalten brav so bleiben, wie Sie sie einstellen.

2010, 2013, Excel, Office365, Outlook, PowerPoint, Uncategorized, Word

#Farben in #Office aus #individueller #Palette

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#Farben in #Office aus #individueller #Palette

Sie würden sich sehr wünschen, dass Office Ihnen bei den vielen Farbauswahl-Menüs nicht diese voreingestellten Farbsets zur Verfügung stellt, sondern Ihre ganz persönliche Farbmischung?
Auf der dritten Registerkarte finden Sie in jedem Office-Programm (ab Version 2007) die Auswahl der Farbpalette. Jede Menge voreingestellte gibt es da, und ganz unten finden Sie den Befehl „Farben anpassen“.
Stellen Sie hier Ihre ganz persönliche Farbmischung zusammen und geben Sie ihr einen geeigneten Namen.
Von nun an können Sie im „Farben“-Menü Ihre individuelle Palette aussuchen.

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#zeugnis #vergleichen – #excel zum #schulschluss

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#zeugnis #vergleichen - #excel zum #schulschluss

Zeugnistag in Ostösterreich – ich hoffe, alle sind damit zufrieden, was auf dem Papier steht. Und noch mehr mit dem, was sie gelernt haben (darum geht’s doch eigentlich …).

Jetzt geht die Vergleicherei los: wer hat das bessere Zeugnis? Aber auch: Wo sind Stärken und Schwächen? Und: welches Fach ist „leicht“, welches „schwierig“? Wenn Sie keine Lust zum Zahlenanalysieren haben, benutzen Sie doch die bedingte Formatierung und visualisieren Sie mit Farbskalen. In meinem Beispiel: grün unten (kleine Zahl ist gut), rot oben (große Zahl ist schlecht). Und schon erkennen Sie Trends und Ausreißer.

Zeugnisse vergleichen ist allerdings gar nicht so gesund – wenden Sie das also besser auf Ihre Umsätze, Stundensätze, Ausgaben, Auslastung, Schadensfälle, Abschlüsse, … an 🙂 Und genießen Sie ansonsten die schulfreie Zeit mit Kindern Ihrer Wahl!

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die #Länge der #Liste mit #gültigen #Daten ist #variabel

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die #Länge der #Liste mit #gültigen #Daten ist #variabel

Sie verwenden die Gültigkeitsprüfung, um zu verhindern, dass BenutzerInnen einfach irgend etwas in Ihre Arbeitsmappe eintragen? Sie verwenden auch Listen, um die gültigen Eingaben zu definieren? Bravo! (Wenn nein: lesen Sie ein bisschen in der Vergangenheit dieses Blogs, probieren Sie DATEN > Datentools > Datenüberprüfung aus, oder fragen Sie mich.)

Oh – Sie haben dazu noch eine Spezialfrage: der Bereich, in den Sie die gültigen Werte eintragen, wird nicht immer zur Gänze gefüllt – oft bleiben am Ende ein paar leere Zellen. Die sehen im DropDown-Feld dann unschön aus.

Hier ist die Abhilfe: statt im Feld „Quelle“ auf den Bereich zu verweisen, benützen Sie die Funktion INDIREKT wie folgt:

=INDIREKT(„$A$1:$A$“ & (ZÄHLENWENN($A$1:$A$13;“>““)))

(davon ausgehend, dass Ihr Listenbereich der Bereich A1:A13 des aktuellen Blatts ist; sonst müssen Sie die Formel noch ein bisschen anpassen.)

Alles wird besser 😉