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#merrychristmas und die #sprache

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Merry Christmas schreiben Sie, und schon beschwert sich Word: Was soll Merry denn für ein Wort sein? Das gibt’s nicht im Wörterbuch, und schon kommt eine rote Welle drunter. Ist ja auch englisch, wollen Sie dem Programm zurufen, kapier das doch. Aber Word will nicht kapieren, vor allem nicht, wenn Sie nur so einen kurzen Schnipsel in einer Fremdsprache schreiben.

Sie hingegen haben kein Verständnis dafür, dass das Erscheinungsbild Ihrer Arbeit durch so eine blöde rote Welle gestört wird – also: machen Sie das mit dem Zurufen doch etwas deutlicher! In der Statusleiste steht die Sprache, von der Word annimmt, dass sie die ist, die Word auch überprüfen soll. Wenn es eine andere sein soll, dann markieren Sie den fremdsprachigen Text, klicken auf die Sprachinformation und wählen die Sprache aus, die für Ihren Text gelten soll.

Tipp Word Sprache1

Tipp Word Sprache2

Hier finden Sie auch die Option für die automatische Spracherkennung – nach ein paar Wörtern erkennt Word ja doch, dass das Sprachumfeld gewechselt hat. Ausschalten lässt sich das natürlich auch – genau hier 🙂

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#Word #verdreht Ihren Text – schon wieder die #Unterschneidung

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Das gestern beschriebene Problem gibt’s auch in Word: Unterschneidung macht Ihren Text nicht immer ästhetischer, sondern manchmal ganz schön konfus. Sie wollen sicher auch für Word wissen, wie man den Spuk abstellt.

Tipp Unterschneidung Word

Ähnlich wie in PowerPoint markieren Sie den zu verändernden Text, klicken in der Grupps START > Schriftart auf den Dialog-Launcher, hier auf die Registerkarte Erweitert, und da ist es wieder, das Hakerl bei Unterschneidung. Wenn das Ergebnis nicht passt: weg damit.

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verknüpfte Bilder in Ihr #Word-#Dokument #einbetten – #daschauher

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Irgendwie hat’s was mit den Bildern in Ihrem Dokument – kaum haben Sie keine Internetverbindung, sind sie alle weg – nur so ein hässlicher Platzhalter ist da, und der Hinweis, dass die verknüpfte Grafik nicht angezeigt werden kann. (Woher das kommt? Beispielsweise, wenn Sie Ihre Blogeinträge auf WordPress exportieren und in Word-Dokumente importieren; die Bilder darin werden beim Export nämlich nur als Links eingefügt. Wie Sie das absichtlich machen können, zeig ich Ihnen ein anderes Mal. Lassen Sie mich wissen, wie dringend die Information ist 🙂 ).

So, also die verknüpften Bilder. Sie brauchen ein letztes Mal eine aktive Internetverbindung. Auf DATEI > Informationen > Verwandte Dokumente finden Sie den Einstieg zu Verknüpfungen mit Dateien bearbeiten.

Tipp Word verknüpfte Grafik 1

Im folgenden Dialog gibt’s die Option für ausgewählte Verknüpfung, bei der Sie ein Hakerl setzen müssen: Grafik in Dokument speichern.

Tipp Word verknüpfte Grafik 2

Nun wird das Bild als eingebettetes Bild gespeichert, nicht mehr als Verknüpfung. Sie haben es ab sofort immer bei sich.

2010, 2013, Office-Versionen, Outlook, PowerPoint, Publisher, Uncategorized, Word

#Randerscheinungen in Bildern #wegschneiden

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Sie fügen ein Bild in Ihr Dokument ein, stellen dann aber fest, dass auf dem Bild mehr drauf ist, als Sie zeigen wollten – Überflüssiges im Randbereich stört die eigentliche Aussage. Da hilft das Werkzeug BILDTOOLS > FORMAT > Größe > Zuschneiden. An den Rändern und Ecken Ihres Bildes erscheinen schwarze Linien / Ecken, mit denen Sie von den Rändern Beliebiges Wegschneiden können.

Tipp Office Bild zuschneiden 1Tipp Office Bild zuschneiden 2 Das Abzuschneidende wird Ihnen noch so lange gegraut angezeigt, bis Sie das Bild verlassen und irgend etwas anderes markieren. In den neueren Office-Versionen (2010 und 2013) können Sie vor dem Verlassen sogar noch nachjustieren – klicken Sie mit der Maus in das Bild und schieben Sie es innerhalb des Zuschnittsrahmens dorthin, wo Sie es haben wollen.

 

Tipp Office Bild zuschneiden 3
Damit lassen sich nicht nur Urlaubsfotos von photobombenden Einheimischen befreien, sondern auch Produktbilder von störenden Schatten, …

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#Aufzählungszeichen in #Word – #Punkterl #undmehr #doityourself

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Sie haben da ein paar Absätze in Word, denen tät ein Punkterl am Anfang gut. Also formatieren Sie sie mit der Absatzformatierung START > Absatz > Aufzählungszeichen.

Tipp Word Aufzählungszeichen

Was? Die Standard-Punkterl mögen Sie nicht? Dann klappen Sie eben die Aufzählungszeichenbibliothek aus:

Tipp Word Aufzählungszeichen definieren

Immer noch nichts Passendes dabei? Dann klicken Sie in der Aufzählungszeichenbibliothek ganz unten auf Neues Aufzählungszeichen definieren. Im folgenden Dialog können Sie nun aus allen verfügbaren Symbol…en aller installierten Schriftarten wählen, dazu noch die Schriftart… einstellen (Farbe, Größe, … was das Herz begehrt!). Oder Sie suchen sich ein Bild… aus – auch das ist möglich.

Tipp Word Aufzählungszeichen definieren 1

Jetzt gefällt Ihnen Ihre Aufzählung, oder?

Tipp Word Aufzählung

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#Serienetiketten mit #Word – #cisvvienna #Infonachmittag

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Sie bereiten Etiketten vor, um beispielsweise Menschen für eine morgige Informationsveranstaltung adäquat zu kennzeichnen – damit jeder weiß, mit wem er da spricht und wofür der Ansprechpartner zuständig ist. Es ist Ihnen zu mühsam, jedes einzelne Etikett händisch vorzubereiten, außerdem sollen alle gleich ausschauen. Das geeignete Werkzeug für so eine Aufgabenstellung lautet: Serienetiketten. Sie starten am besten mit einem leeren Dokument, und los geht’s mit SENDUNGEN > Seriendruck starten > Seriendruck starten > Etiketten….

Tipp Word Serienetiketten1

Uje, die Gretchenfrage: welche Etiketten? Endlosdrucker oder Seitendrucker, Etikettenlieferant und Etikettennummer … Zum Glück sind die gängigsten Etiketten bekannt, sonst müssten Sie mit Neues Etikett einen ganzen Haufen Abmessungen spezifizieren, und das kostet im Vergleich zum Ergebnis in diesem Beispiel zu viel Zeit. Es geht nur um eine kleine Veranstaltung …

Tipp Word Serienetiketten2

Jetzt geht’s ans SENDUNGEN > Seriendruck starten > Empfänger auswählen. Also ans Finden der Liste, die alle Daten enthält, die von Etikett zu Etikett verschieden sein sollen. Die können Sie in eine Neue Liste eingeben..., Sie können auch eine Vorhandene Liste verwenden… oder die Daten Aus Outlook-Kontakten auswählen …

Tipp Word Serienetiketten3

Sie haben etwas Passendes gefunden? Fein. Nun können Sie das erste Etikett in Ihrem Dokument gestalten. Gleichbleibende Elemente wie zum Beispiel ein Logo, oder immer gleicher Text, fügen Sie dorthin, wo Sie ihn haben wollen. Variable Elemente, die Sie aus der Datenquelle beziehen wollen, fügen Sie über SENDUNGEN > Felder schreiben und einfügen > Seriendruckfeld einfügen hinzu. Die Felder erscheinen in spitzen Klammern und werden dann später durch die Inhalte des jeweiligen Datensatzes ersetzt werden.

Tipp Word Serienetiketten4

GANZ WICHTIG beim Erstellen von Etiketten: Sie müssen die Inhalte nun mit SENDUNGEN > Felder schreiben und einfügen > Etiketten aktualisieren auf die anderen Etiketten des Bogens übertragen, sonst haben Sie ein einziges Etikett pro Seite, und das wär‘ ein bisschen teuer 😉

Tipp Word Serienetiketten5

Richtig fertig sind Sie nun nach dem Drücken auf SENDUNGEN > Vorschau Ergebnisse > Vorschau Ergebnisse. Nun wird Ihre Vorlage mit Leben erfüllt – Datensatz für Datensatz werden die spitzen Klammern mit den Inhalten aus Ihrer Datenquelle ersetzt. Sieht das nicht gut aus?

Tipp Word Serienetiketten6

Ich lass es mir nicht nehmen: Am 30. November 2014 gab es tatsächlich einen Informationsnachmittag – es ging um internationale Ferienprogramme für Kinder und Jugendliche von 11-99. Die Etiketten waren – das hat sich inzwischen erwiesen! – sehr nützlich.

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#Serienbrief #nummerieren

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Sie haben einen Serienbrief erstellt. Dieser Brief ist sehr, sehr lang – das heißt, jeder einzelne Brief ist mehrseitig. Daher ist eine Seitennummerierung in der Kopfzeile sinnvoll. (Wie man die macht? Blättern Sie einfach ein bis zwei Tage zurück.)

Wenn aber nun das Dokument als ein langes Ergebnisdokument gespeichert werden soll (SENDUNGEN > Fertig stellen > Fertigstellen und zusammenführen > Einzelne Dokumente bearbeiten), dann werden die Seiten darin fortlaufend nummeriert, und die Gesamtzahl der Seiten aus allen Teilbriefen wird als Gesamtsumme angegeben.

Lösen lässt sich das. Und wie?

Am Ende des Quelldokuments brauchen Sie einen Abschnittswechsel (SEITENLAYOUT > Seite einrichten > Umbrüche > Fortlaufend. Damit wird im Ergebnisdokument nach jedem Teilbrief ein Abschnittswechsel eingefügt. Und damit funktionieren auch folgende Tricks:

Rechte Maustaste auf die Seitenzahl > Seitenzahlen formatieren > Tragen Sie im Dialog bei Beginnen bei 1 ein, statt Fortsetzen vom vorherigen Abschnitt markiert zu lassen. Damit startet die Nummerierung dann in jedem Teilbrief wieder bei 1.

Tipp Word Seitenzahlen formatieren

Ergänzen Sie nun das Wort von und danach wieder ein Feld: SectionPages. Das liefert die Anzahl der Seiten im aktuellen Abschnitt.

Und nun passt alles.
SENDUNGEN > Fertig stellen > Fertigstellen und zusammenführen > Einzelne Dokumente bearbeiten liefert das, was Sie brauchen: ein Endlosdokument mit der Seitennummerierung 1/4, 2/4, 3/4, 4/4 und wieder 1/4, 2/4, …