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#Daten in #Excel mit #Pivot #zusammenfassen

So eine schöne Datenliste haben Sie zusammengetragen. Unter einer Überschriftszeile befinden sich lauter gleichartig aufgebaute Datenzeilen, recht viele, und nun wollen Sie Informationen daraus ziehen.

Beispielsweise die Summe der Units pro, sagen wir mal, Salesperson.

Klar können Sie nun die Daten filtern, und für jede Salesperson die Summe bilden und auf einen Zettel schreiben und dann vergleichen. Excel bietet Ihnen dafür jedoch ein Werkzeug an: Pivot.

Markieren Sie Ihre Daten mitsamt der einen (genau einen!) Überschriftszeile, und wählen Sie EINFÜGEN > Tabellen > Pivottable, und bestätigen Sie das Dialogfeld mit OK. Das passt fürs erste schon.

Tipp Excel Pivot

In dem sich öffnenden Aufgabenbereich wählen Sie nun das Feld aus, in dem die zu summierenden Werte stehen (in unserem Beispiel units) , und ziehen Sie das Feld mit der Maus in den WERTE-Bereich. Zur Belohnung gibt’s eine units-Gesamtsumme unter dem Namen Summe von units. Jetzt kommt’s: ziehen Sie das Feld, nach dem Sie Teilsummen bilden wollen (in unserem Beispiel Salesperson), in den Bereich ZEILEN. Und schon haben Sie all Ihre Teilsummen.

Ging flott, oder?

Ihre #Unterschrift als #Word-#Schnellbaustein

Gestern habe ich Ihnen gezeigt, wie Sie Ihre Unterschrift elegant in ein Word-Dokument einfügen, und dann so hinbiegen, dass Text und Unterschrift „wie in echt“ einander überlagern.

Der Weg ist ein bisschen mühsam für den täglich fünzehnmaligen Gebrauch. Sie brauchen das allerdings nur ein Mal machen, und können sich den ganzen Grußblock dann als Schnellbaustein speichern. Wie? Bitte sehr, lesen Sie:

Markieren Sie alles, was für Sie zum Grußformel-Schnellbaustein gehört. Fügen Sie diese Auswahl nun mit EINFÜGEN > Text > Schnellbausteine > Auswahl in Schnellbaustein-Katalog speichern zu Ihren persönlichen Schnellbausteinen hinzu.

Tipp Word Unterschrift 1

Geben Sie die Details für Ihren Schnellbaustein an, damit Sie ihn leicht wieder identifizieren können. Der Name sollte mindestens vier Zeichen lang sein.

Tipp Word Unterschrift 2

Fügen Sie ab sofort den Schnellbaustein in jedes beliebige Word-Dokument ein, indem Sie entweder über EINFÜGEN > Text > Schnellbausteine Ihren Schnellbaustein auswählen (da sind sie alle – alphabetisch nach Name geordnet), oder indem Sie den Namen des Schnellbausteins (im Beispiel SigKH) und anschließend die Taste F3 tippen.

Tipp Word Unterschrift 3

Der Vollständigkeit halber: die Schnellbausteine werden in der Datei Building Blocks.dotx gespeichert – wenn Sie Ihren Rechner wechseln, nehmen Sie doch diese Datei mit. Sonst müssen Sie auf einem neuen Gerät wieder von vorne anfangen.

Ihre #Unterschrift auf einem #Word-#Dokument

Bitte gleich zur Kenntnis nehmen: Wenn Sie Ihre Unterschrift so, wie ich das gleich beschreibe, in ein Word-Dokument integrieren, ist das genau genommen keine rechtsgültige Unterschrift.

Trotzdem: arbeitserleichternd ist das, und persönlich habe ich damit noch nie Probleme gehabt.

Also los: Scannen Sie Ihre auf ein sauberes weißes Blatt mit einem geeigneten Stift geschriebene Unterschrift ein und speichern Sie sie als Grafik an einem Speicherort, an den Sie sich auch später noch erinnern können. Bestes Format: .gif, mit Transparenz, so dass der weiße Hintergrund durchsichtig ist. Vielleicht nicht grad unter dem Namen „meine Unterschrift“ 😉

In Ihrem Word-Dokument markieren Sie nun die Stelle, an die die Unterschrift kommen soll, und wählen die Unterschriftsdatei mit EINFÜGEN > Bilder > Bilder aus.

Jetzt kommt das Lustige: falls das nicht besonders schön aussieht (in meinem Beispiel ist so eine laaaange Schleife in der Unterschrift), dann lässt sich das mit den Layoutoptionen (in der Registerkarte BILDTOOLS > FORMAT > Anordnen > Zeilenumbruch, und in Word 2013 auch noch als Objektwerkzeug gleich neben dem Bild) noch behübschen. Je nach Bildformat können Sie die Unterschrift nun vor den Text oder hinter den Text legen, was irgendwie authentischer wirkt. Außerdem kann sie nun nicht mehr so bequem wieder heruntergescannt werden, weil der Word-Text stört.

Tipp Word Unterschrift

Oh, das ist Ihnen zu mühsam, weil Sie das zwanzig Mal am Tag machen müssen … schauen Sie morgen wieder vorbei 🙂

#Text zu einer #Form #hinzufügen

Sie haben ein schönes Zeichnungselement – eine Form – zu Ihrem Dokument hinzugefügt. Nun soll auch etwas drinstehen – wie bekommt man da denn Text hinein?

Einfacher, als Sie denken – wenn die Form markiert ist und Sie zu tippen anfangen, dann wird der Text automatisch der Form zugeordnet.

Ja, das geht wirklich so einfach 🙂Tipp Office Form mit Text

#Excel: #Text in #Spalten #aufteilen

Immer wieder einmal bekommt man Daten, wo jemand Inhalte in eine Spalte gestopft hat, die eigentlich in zwei (oder mehr) Spalten aufgeteilt sein sollten. Für eine einmalige Textspalterei genügt das Werkzeug DATEN > Datentools > Text in Spalten.

Im ersten Schritt legen Sie fest, ob die Trennung bei einem bestimmten Zeichen oder an einer bestimmten Position erfolgen soll:

Tipp Excel TextinSpalten1

Dann definieren Sie das Trennzeichen:

Tipp Excel TextinSpalten2

Zu guter Letzt können Sie noch Details spezifizieren wie das Datenformat; Sie können auch Spalten überspringen, jedenfalls aber – WICHTIG! – geben Sie im Zielbereich an, welche Zelle die erste ist, die Ihre neu entstehenden Daten aufnehmen soll. ACHTUNG: Der Vorschlag von Excel ist die erste Zelle der bestehenden Daten – die damit verloren gehen, ebenso wie alles weiter rechts, das dem Platzbedarf des Aufspaltungsergebnisses zum Opfer fällt. Geben Sie hier lieber eine Zelle an, neben der rechts lange nichts mehr kommt.

Tipp Excel TextinSpalten3

Fertig stellen. Freuen.

Liebster Award

Danke an den Spinnraum, der meinen Blog auf sehr liebenswerte Weise als lesenswert eingestuft hat 🙂 Gleichzeitig ist damit eine Challenge verbunden – nein, NICHT die Eiswassersache, sondern der Liebster-Award, ein einfacher Fragen-Rap. LiebsterAward

Also geh‘ ich’s an:

  1. Zum Aufwärmen und für alle, die ihn noch nicht kennen:  Was ist das Thema deines Blogs?
    Die Themen sind: Excel, Word, Access, PowerPoint, Outlook, InfoPath, OneNote, Publisher, Lync – ok, ich hätt‘ auch „Microsoft Office“ sagen können, aber dann wird die Antwort so knapp.
    Das meiste sind Tipps zur effizienteren oder lustvolleren Anwendung, manches ist Programmierung (die ist eigentlich auch effizient und jedenfalls lustvoll 😉 )
    Dazu kommt ab und zu was aus den „Nebenschauplätzen“ Windows, Mac, Internet, …
  2. Was war der Auslöser für dich, den Blog zu starten? Gibt es eine Vorgeschichte? Welche?
    Jeder hat einen Blog 😉
    Ich erleb im Alltag so vieles, was ich nicht für mich behalten möchte, ich löse so viele Problemchen, die andere sicher auch haben, mir fallen so viele Unbekanntheiten auf, die „man einfach wissen sollte“ – wenn mir eine gute Idee für einen Tipp kommt, bin ich hemmungslos.
  3. Wie viel Spaß macht dir das Schreiben, wie gerne bloggst du?
    Ich schreib gern, ich blogge gerne, ich nehm mir nicht immer gerne die Zeit dafür – es gibt noch anderes in meinem Leben. Dann gibt’s wieder Phasen, da sitz ich bis spät nachts und kann nicht aufhören.
  4. Wie kommst du interessanten Themen für deinen Blog?
    Die Themen kommen zu mir 🙂 Im Kundengespräch, im Seminar, in der Freiwilligenarbeit, im eigenen Büroalltag, …
  5. Welche Intervalle hältst du für angemessen oder nützlich für deinen Blog?
    Und schaffts du es, sie einzuhalten?
    Ich bemühe mich, pro Tag mindestens einen Tipp zu äußern. Seit einiger Zeit klappt das gut, ist nicht eine Frage der Ideen, sondern der Disziplin. Und der Vordatiermöglichkeit – oder haben Sie gemerkt, dass ich Ende August Urlaub gemacht habe?
  6. Wie wichtig ist Feedback auf deine Blogartikel für dich?
    Feedback (d.h. ein Kommentar zum Blogeintrag, nicht ein Kommentar zum Kommentierenden ;-)) ist immer schön, bringt einen ja auch weiter. Ohne Feedback schreibt man ja mehr „auf Verdacht“, das ist nicht ganz so einfach.
  7. In wie vielen Blogs liest du regelmäßig? Bitte nenne mir einige davon.
    Regelmäßig? 0. Ganz ehrlich. Ich hab keine tägliche Bloglesestunde. Wann immer ich Zeit habe? In denen, die ich nominiert habe.
  8. Erzähle mir von einem Hobby, das dir ganz viel Freude macht und bei dem du dir die Kraft für den Alltag holst.
    Theater spielen. Findet derzeit nicht statt. Ich müsst initiativ werden und selber was starten, dazu fehlt’s aber grad an Kapazität.
    Lesen tut’s auch – das geht sich leichter aus, und ist die zweite Möglichkeit, mehr als ein Leben zu leben 🙂
  9. An welchen Orten erholst du dich am besten?
    Zu Hause. In Minihof. Norwegen und Schottland waren erholsam. Der Garten meiner Eltern eignet sich ebenfalls. Grundsätzlich brauch ich reduzierte Außenweltkommunikation, um mich erholen zu können.
  10. Wie hältst du das mit dem Gendern – ziehst du das Binnen-I durch, nennst du konsequent beide GeschlechterInnen, schreibst du genderneutral oder lässt du die deutsche Sprache in ihrer überlieferten Form agieren?
    Ich geb mir Mühe, alle Leserinnen und Leser anzusprechen – selten mit Binnen-I, weil mir das Lesbar-Sein in meinem Blog wichtig ist.
  11. Joker:
    “Beantworte eine Frage, die du dir immer schon selber stellen wolltest! Ganz im Sinne von: Feel free und ergänze das, was schon hier steht, mit dem, was dir ganz besonders wichtig ist oder endlich mal gesagt werden soll icon smile ... lieb, lieber, Liebster Award! 
    Oh je. Ich soll mir selbst eine Frage stellen? Gut: Was wünscht du dir am meisten?
    Jetzt die Antwort: Weltfrieden. Damit meine ich: jede und jeder soll kapieren, dass es nicht angeht, einem anderen weh zu tun. Physisch oder psychisch. Jeder andere, jede andere hat’s verdient, dass seine Grenzen respektiert werden. Klingt enorm einfach. Warum ist das dann nicht so???

Nun wird nominiert:

  • SmileIT – Gscheites und Freundliches aus der IT (mir manchmal zu hoch, dann muss ich’s halt so lange lesen, bis ich’s doch versteh)
  • TomBlog – Tiefgründiges zum Leben an sich (da geht’s manchmal rund in meinem Kopf)
  • WindowsBlog – viele Windows-Erfahrungen (und Antworten auf ungestellte Fragen)
  • Library Mistress – mehr als nur eine Bücherfrau (und gscheit!)
  • Wiener Mädchen – schöne Fotos, tolles Gekochtes, Reiseerfahrungen einer Business-Mama (für mehr Schönes im Leben)
  • Peace One Day – Weltfriedenstag (aus dem hoffentlich mal Weltfriedensjahrtausend wird)
  • Spinnraum – Gedankenspinnen (gute Anstöße zur Selbsthinterfragung)

Und ich darf folgende Fragen stellen:

  1. Was ist dein Blog-Thema?
  2. Seit wann bloggst du? Wie lange vorher hast du überlegt, ob du bloggen sollst, oder doch nicht, und wie der Blog heißen soll, und wie du ihn veröffentlichen magst?
  3. Was sind deine Blogger-Ziele? Sprich: warum tust du dir das an?
  4. Was war die erfreulichste Reaktion auf einen deiner Beiträge?
  5. Wenn du über deine Arbeit bloggst: was machst du in der Freizeit am liebsten? Wenn du ein Hobbyblogger bist: womit verdienst du dein Geld?
  6. Wie hast du entschieden, in welcher Sprache du bloggen magst?
  7. Wie kommst du mit deinem Blog-Werkzeug zurecht? Hohe Fluchdichte, oder alles kein Problem?
  8. Was würdest du jemandem sagen, der auf dich mit den Worten zukommt: „ich möchte einen Blog starten“?
  9. Wie sehr beschäftigt dich dein Blog?
  10. Bloggst du regelmäßig, phasenweise oder sporadisch? Warum?
  11. Joker: wie schaffst du eine gesunde Blog-Life-Balance?

Die Regeln zum Nachlesen:

  1. Dankeschön sagen & verlinken.
    Man bedankt sich bei der/demjenigen, der/die einem/eine nominiert hat, mal ganz herzlich und verlinkt dazu auf diese/jenen in dem Artikel, wo man die gestellten Fragen beantwortet. (Sollt‘ eigentlich selbstverständlich sein, nicht wahr?)
  2. Bild mit Award-Plakette dazu.
    Den Artikel, in dem man die Fragen beantwortet,  schmückt man mit der Liebster-Award-Plakette in Bildform. So kennt sich jeder gleich aus. (Deko belebt)
  3. 11 Fragen beantworten.
    Die gestellten 11 Fragen beantwortet man so gut und ehrlich als möglich und gewünscht und gibt damit 11 mehr oder weniger bekannte Details aus seinem Blog-und-Lebens-Dasein preis. (In der Hoffnung, dass das wen interessiert 😉 .)
  4. 5-11 andere Blogs nominieren..
    Man nominiert dann 5 (oder mehr) andere Blogs, die diese Ehre auch verdient haben, zu den persönlichen liebsten Blogs zählen, und reicht damit das Liebster-Blog-Blogstöckchen weiter. Idealerweise sind es eher kleinere Blogs, die man einfach gerne hat und anderen empfehlen möchte.  (Damit das Wissen Netze zieht.)
  5. Den Nominierten 11 neue Fragen stellen.
    Man verfasst 11 eigene Fragen, die man den neu Nominierten stellt – der Fantasie sind dabei nur die Regeln des Anstands voran gestellt icon wink ... lieb, lieber, Liebster Award! (Die eigene Neugier darf auch ausgelebt werden)
  6. Regeln aufschreiben.
    Außerdem ist es sehr sinnvoll, wenn man die Regeln, nach denen der Liebster-Award abläuft, dazu schreibt – nicht jeder will erst bei Tante Google nachfragen und sooo bekannt ist der Liebster-Award leider auch noch nicht. (Sonst kennt sich ja keine/r aus!)
  7. Nominierungsmail schreiben.
    Damit die Glücklichen von ihrer Nominierung wissen, schreibt man ihnen das in einer netten Mail und informiert sie, was nun zu tun wäre. (es sei denn, das ist ein Blog ohne Mailadresse – dann gilt’s, kreativ zu werden 🙂 )
  8. Das ist alles icon smile ... lieb, lieber, Liebster Award! 
    Ergänzen kann man diese halboffiziellen Regeln noch mit einem netten Kommentar im Blog dessen/derjenigen, die einem ursprünglich nominiert hat – das macht auch Freude und ist sowas wie ein virtueller Blumenstrauß als Dankeschön. (Schon. Oder?)

#nineeleven in #Excel

Heute ist dieser berühmte berüchtigte berührende Jahrestag – „Nine-Eleven“, weil ja in den USA der Monat vor dem Tag genannt wird, also der elfte September so geschrieben wird: 9/11

Und jetzt versuchen Sie einmal, so etwas in Excel einzugeben. Das macht sofort 09.Nov draus, was ja gar nicht das ist, was Sie wollen. Aber Excel will, weil es über die Eingabe nachdenkt und glaubt, es wisse, was Sie WIRKLICH sagen wollten. So ein Irrtum!

Zwei Wege gibt es, Excel dazu zu nötigen, das, was Sie eingeben, einfach nur abzuschreiben. Ohne nachzudenken, ohne zu interpretieren. Bitte sehr:

  • Geben Sie vor dem eigentlichen Inhalt ein Hochkomma ein. (Sie finden es auf der Taste mit dem #). Also: ‚9/11 . Besonders für Einmalanwendung geeignet.
  • Tipp Excel TextformatFormatieren Sie die Zelle auf START > Zahlenformat mit dem Zahlenformat Text, bevor Sie Ihre Eingabe machen. Lässt sich auch großflächig anwenden – für ganze Spalten, in die numerischer Inhalt hineinkommen soll, der aber nicht wie Zahleninhalt behandelt werden soll.

 

 

 

Jetzt kann Excel nicht mehr aus.

Und hoffentlich bleibt 9/11 der einzige Anlassfall dafür, dass ein Datum so dringend geschrieben werden muss.

Die #Navigation in #Outlook braucht soooo viel #Platz – geht das ein bissl mehr #kompakt ?

Ihr Navigationsbereich in Outlook ufert ein bissl aus? Eine ganze dicke fette Zeile, nur, um zwischen E-Mail, Kalender, Kontakten und Aufgaben wechseln zu können?

Tipp Outlook Kompakt1

Schöner wäre das doch so:

Tipp Outlook Kompakt2

Die Bildchen sind schließlich aussagekräftig genug.

Dann stellen Sie’s doch um. Die drei Punkte am Ende der Navigation führen Sie unter anderem zu den Navigationsoptionen, und dort können Sie die „Kompaktnavigation“ aktivieren.

Tipp Outlook Kompakt3 Tipp Outlook Kompakt4

OK.

OK? OK.