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#Pivot-#Charts #uncomplicated

Gestern war Diagrammbasteltag. Damit gestapelte Säulen eine Gesamtsumme pro Säule anzeigen können, waren ein paar Tricks erforderlich.

Im Pivot-Chart sind diese Tricks beim besten Willen nicht möglich 🙁 Traurige Nachricht, ich weiß. Hier ist einfach Schluss mit der Voll-Automatisierung. Und wenn Sie doch ein ultra-getrickstes Diagramm brauchen, dann hilft nur eins: Pivot-Daten mit Formeln in einen ganz normalen Datenbereich abbilden, und dann ein ganz normales Diagramm draufsetzen.

Das mit dem Abbilden ist übrigens gar nicht kompliziert: Benutzen Sie einfach die Formel =Zellbezug.

Tipp Excel Diagramm DatenAusPivot

was, so einfach? Mhm. Manchmal schaut die Aufgabe so kompliziert aus, dass man eine Zeit lang eine naheliegende Lösung übersieht … ach so, IHNEN ist das GLEICH eingefallen. Na, mir nicht 🙂 Ich freu mich halt über das verzögerte Aha-Erlebnis 🙂

#gestapelte #Säulen mit #Gesamtsumme – #Diagramm #secrets

Oh ja, Säulen stapeln. Das geht ja mit den Excel-Diagrammen ganz einfach, ist ein eigener Diagrammtyp. Sie wählen die darzustellenden Daten aus, mit einer Überschriftszeile und einer Datenspalte, und fügen das Diagramm mit EINFÜGEN > Diagramme > Säulendiagramm einfügen ein. Tipp Excel Diagramm gestapelte Säulen

Na bitte, schön ist das, nicht wahr? Und ging ganz einfach. ———————————————————————————— Damit das hier ein wertvoller Tipp wird, fehlt noch was – was machen Sie, wenn Sie über jeder dieser hübschen gestapelten Säulen die Gesamtanzahl anzeigen möchten? Grrrr – wenn Sie mit Datenbeschriftungen herumprobieren, dann wird das nichts – da gibt’s nur Beschriftungen für die einzelnen Untersäulchen. Also: zum Anfang zurück. Damit Sie die Gesamtzahlen darstellen können, müssen Sie sie auch in die Basisdaten für Ihr Diagramm mit hinein nehmen. Also entweder löschen Sie Ihr Diagramm wieder und fangen noch einmal an, inkludieren aber dieses Mal die Spalte mit der Summe pro Kategorie bei der Datenauswahl. (Wenn Sie noch keine Summenspalte haben, müssen Sie eine machen. Da führt kein Weg dran vorbei.) Oder Sie benutzen DIAGRAMMTOOLS > ENTWURF > Daten > Daten auswählen > Hinzufügen und ergänzen die Summenspalte als zusätzliche Datenreihe (Reihenname ist die Überschrift der Summenspalte, Reihenwerte ist der Bereich mit den Zahlen):

Tipp Excel Diagramm Datenreihe hinzufügen

Nun sitzt blöderweis‘ die Gesamtsumme oben auf den anderen Daten drauf. Das passt ja auch nicht – aber wir werden das gleich ändern. Jetzt wird nämlich der Diagrammtyp dieser Gesamtsumme in eine Linie umgewandelt. DIAGRAMMTOOLS > ENTWURF > Typ > Diagrammtyp ändern führt uns in den richtigen Dialog. Und Sie müssen hier die Registerkarte Alle Diagramme auswählen, und hier den Diagrammtyp Verbund. Jetzt wählen Sie noch die Datenreihe Gesamtergebnis aus und ändern hier den Diagrammtyp auf Linie. Tipp Excel Diagramm Verbund OK. Bald ist es geschafft. Nächster Schritt: Markieren Sie im Diagramm die Linie, die die Summe darstellt, und fügen Sie Datenbeschriftungen hinzu. Die Details (Über, Rechts, … ) suchen Sie sich so aus, wie’s für Ihre Bedürfnisse am besten passt: Tipp Excel Diagramm Datenbeschriftungen

Schaut schon sehr gut aus. Zu guter Letzt lassen wir jetzt noch die Linie verschwinden. Das machen Sie mit DIAGRAMMTOOLS > FORMAT > Formenarten > Formkontur > Kein Rahmen.

Tipp Excel Linie farblos

Ist es nicht schön geworden, Ihr Diagramm?

Tipp Excel Diagramm gestapelte Säulen mit Säulensumme1

#Serienbrief #nummerieren

Sie haben einen Serienbrief erstellt. Dieser Brief ist sehr, sehr lang – das heißt, jeder einzelne Brief ist mehrseitig. Daher ist eine Seitennummerierung in der Kopfzeile sinnvoll. (Wie man die macht? Blättern Sie einfach ein bis zwei Tage zurück.)

Wenn aber nun das Dokument als ein langes Ergebnisdokument gespeichert werden soll (SENDUNGEN > Fertig stellen > Fertigstellen und zusammenführen > Einzelne Dokumente bearbeiten), dann werden die Seiten darin fortlaufend nummeriert, und die Gesamtzahl der Seiten aus allen Teilbriefen wird als Gesamtsumme angegeben.

Lösen lässt sich das. Und wie?

Am Ende des Quelldokuments brauchen Sie einen Abschnittswechsel (SEITENLAYOUT > Seite einrichten > Umbrüche > Fortlaufend. Damit wird im Ergebnisdokument nach jedem Teilbrief ein Abschnittswechsel eingefügt. Und damit funktionieren auch folgende Tricks:

Rechte Maustaste auf die Seitenzahl > Seitenzahlen formatieren > Tragen Sie im Dialog bei Beginnen bei 1 ein, statt Fortsetzen vom vorherigen Abschnitt markiert zu lassen. Damit startet die Nummerierung dann in jedem Teilbrief wieder bei 1.

Tipp Word Seitenzahlen formatieren

Ergänzen Sie nun das Wort von und danach wieder ein Feld: SectionPages. Das liefert die Anzahl der Seiten im aktuellen Abschnitt.

Und nun passt alles.
SENDUNGEN > Fertig stellen > Fertigstellen und zusammenführen > Einzelne Dokumente bearbeiten liefert das, was Sie brauchen: ein Endlosdokument mit der Seitennummerierung 1/4, 2/4, 3/4, 4/4 und wieder 1/4, 2/4, …

#Feld in #Word weiß die #Seitenzahl

Gestern haben wir Seiten nummeriert – mit Vorschlägen, die Word uns macht. Heute suchen wir uns die Position selbst aus – an jeder beliebigen Stelle des Dokuments können Sie nämlich die aktuelle Seitenzahl und die Gesamtzahl der Seiten in Ihrem Dokument einfügen. (Sinnvoll ist natürlich ein Plätzchen in der Kopf- oder Fußzeile.)

Das geht nun so: Sie suchen sich die Position aus, an der Sie die Seitenzahl haben wollen. (Damit der Leser dann versteht, was das für eine komische Zahl ist, können Sie auch das Wort Seite hinschreiben, und sich mit dem Cursor dahinter hinstellen. Jetzt fügen Sie mit EINFÜGEN > Text > Schnellbausteine > Feld das Feld Page ein. Nach dem Klick auf OK steht nun an Stelle des Feldes die aktuelle Seitennummer.Tipp Word Feld Page

Für die Gesamtanzahl der Seiten gehen Sie genauso vor. Das Feld, das Sie nun brauchen heißt NumPages. Und wenn Sie zwischen die beiden Felder den Text von geschrieben hatten, steht da jetzt Seite 1 von 17. Hurra!

Tipp Word Seitennummerierung

Was? Sie wollen die Nummerierung nicht auf der ersten Seite starten? Dazu gibt’s schon einen Blogeintrag.

Und morgen nummerieren wir einen Serienbrief.

#Seiten im #Word #Dokument #nummerieren – #alleshatseineordnung

Ihr Dokument ist recht lang? Um den Überblick zu behalten (auch wenn Ihnen der Packen Papier auf dem Weg zum Drucker aus der Hand rutscht) können Sie die Seiten von Word automatisch nummerieren lassen.

Suchen Sie sich eine Variante aus: EINFÜGEN > Kopf- und Fußzeile > Seitenzahl bietet eine ganze Menge vorformatierte Möglichkeiten für Seitenzahlen am Seitenanfang, Seitenende oder am Seitenrand.

Tipp Word Seitenzahlen

Morgen zeige ich Ihnen dann, was wirklich passiert, und wie Sie diese Seitenzahlen individuell einfügen können.

#Hilfe, das #Menüband ist #weg – #Office2013

In Office 2013 und auch der Vorgängerversion 2010 passiert’s manchmal: plötzlich ist das Menüband verschwunden, nur mehr die Registerkarten sind sichtbar. Das ist fein, wenn Sie gerade Platz brauchen und ohnehin wissen, welchen Befehl Sie wo finden. Wenn das aber nicht zutrifft, wär’s schön, zu wissen, wie man das Menüband in seiner vollen Pracht wieder zurück zaubert …

Tipp 2013 Menüband klein

Ich zeig’s Ihnen 🙂 . Klicken Sie auf ein beliebiges Registerblatt. Das dazugehörige Menüband blendet sich nun ein, und, siehe da!, ganz unscheinbar finden Sie am rechten unteren Ende eine Stecknadel. Mit der fixieren Sie das Menüband wieder so, wie es immer war: in voller Höhe.

Tipp 2013 Menüband Pin

An der selben Stelle befand sich nun übrigens etwas, das vielleicht die Ursache allen Übels … der kleine Pfeil bewirkt das Lösen des Menübands – eben, dass nur noch die Registerkarten sichtbar sind …
Tipp 2013 Menüband lösen

Für all das und noch mehr gibt es nur in Office 2013 übrigens ein eigenes Symbol … lesen Sie hier mehr darüber.

#Wurzel ziehen und #potenzieren in #Excel – #hausaufgabe #quadratischepyramide

Die Aufgabenstellung: von einer quadratischen Pyramide sind die Bodenkante a und die Höhe h gegeben. Zu ermitteln: die Formeln für die Bodendiagonale d, die Seitenkante s, das Volumen V, die Oberfläche O (und dafür auch noch benötigt: die Höhe der Seitenfläche ha und der Mantel M).

Halt, nicht weggehen. Da wird Excel draus! Weil die Aufgabe nämlich weitergeht: die Formeln sind nicht das einzige, was gefragt ist, sondern das Beispiel soll dann noch a) bis k) mit elf verschiedenen Zahlenpaaren durchgerechnet werden, bis der Taschenrechner und die Finger glühen.

Ja. Oder … wir bauen das in Excel nach:

Tipp Excel Wurzel

In den Zellen N1 und N2 ist Platz für die Eingabe der jeweiligen Werte für a und l, darunter tauchen dann sofort die Ergebnisse auf, in Spalte O noch einmal die Formeln (auf O bezogen und nicht auf N).

  • d ist also das, was in Zelle O1 steht (a) mal der Wurzel aus 2.
  • s ist die Wurzel aus h² + a²/2 – h steht in O2
  • und so weiter …

Die nötigen Formelbau-Kenntnisse dafür:

  • WURZEL(Zahl) ist die Funktion, die die Quadratwurzel aus der angegebenen Zahl liefert
  • ^2 heißt hoch 2
  • Hochrechnung wird vor Punktrechnung vor Strichrechnung ausgewertet, wenn Sie das nicht wollen, müssen Sie mit Klammern arbeiten

Ein bisschen Aufwand war es natürlich schon, die Formeln zu basteln … aber die Geschwindigkeit, mit der die Ergebnisse a) bis k) zur Verfügung standen, war ein einmaliges Hausaufgabenerlebnis!

#Dollarzeichen im #Zellbezug in #Excel – mal da, mal da #verwirrend

Sie haben gestern mitgelesen, oder? Als es um das Dollarzeichen im Zellbezug ging. Ich hoffe, der Unterschied vom relativen (ohne Dollarzeichen) zum absoluten (mit Dollarzeichen) Bezug war klar.

Zum Hinzufügen der Dollarzeichen hab ich Ihnen die Taste F4 empfohlen (leicht zu merken: denn das Dollarzeichen befindet sich auf der Tastatur da, wo auch die 4 steht). Wenn Sie diese mehrmals betätigen, wechselt allerdings der Zellbezug von A1 auf $A$1, dann zu A$1 und $A1, und erst dann wieder zurück zu A1. Was hat es nun mit diesen A$1 bzw. $A1, den gemischten Bezügen, auf sich?

Mit diesen stecken Sie einen Bezug fest, und zwar den, vor dem das Dollarzeichen steht. Im Falle von A$1 steckt also die Zeile 1 fest und verändert sich nicht, auch wenn Sie die Formel nach oben oder unten kopieren. Die Spalte A hingegen ist frei beweglich, beim Weiterziehen der Formel nach rechts wird aus dem Bezug auf A also B, C, D, und so weiter.
Im Falle von $A1 steckt also die Spalte A fest und verändert sich nicht, auch wenn Sie die Formel nach rechts oder links kopieren. Die Zeile 1 hingegen ist frei beweglich, beim Weiterziehen der Formel nach unten wird aus dem Bezug auf 1 also 2, 3, 4, und so weiter.

Wichtig wird das, wenn Sie ein ganzes Rechteck aus Zellen (eine Matrix) mit einer Formel füllen wollen, die die Werte jeweils aus der Zeile darüber und der Spalte links ziehen soll. Gleichzeitig wollen Sie nur eine einzige Formel schreiben, über den Rest soll Excel nachdenken:

Tipp Excel Zellbezug gemischt

Wo muss jetzt das Dollarzeichen hin? Im Zweifelsfall gehen Sie so vor: Sie basteln die Formel für die erste Zelle, und überlegen: Die „Angaben“ sind in diesem Beispiel in Zeile 1 und Spalte A – also muss dort auch das Dollarzeichen hin. Eines vor den 1er, eines vor das A. Alles andere bleibt dollarfrei.

Die so vorbereitete Formel lässt sich nun in das ganze Rechteck kopieren und – stimmt!

#Zellbezug in #Excel – mit oder ohne #Dollarzeichen?

Weisheit des Tages: jeder Bezug auf eine Zelle in Excel kann absolut oder relativ sein.

Immer diese Fachausdrücke – wie wär’s mit Klartext?

Aaaaalso: Wenn Sie einen Verweis auf eine Zelle setzen, um sich in einer Formel auf „das, was gerade in B1 steht“ zu beziehen, dann klicken Sie auf die Zelle B1, und Excel schreibt B1. (Sie können auch selbst B1 schreiben; Excel ist es ganz egal, wer schreibt.)

Tipp Excel Zellbezug relativ

Wenn Sie die so zurechtgeklickte Formel nun in weitere Zellen kopieren, dann wird aus B1 plötzlich B2, dann B3, B4, … Der Zellbezug war also relativ zur gerade aktiven Zelle und „wandert mit“.

Tipp Excel Zellbezug relativ2

Fein ist das. Nur – manchmal wollen Sie von einem Zellbezug gar nicht, dass er verrutscht. In dem gerade verwendeten Beispiel wollen Sie möglicherweise, dass jede der Zahlen in der Spalte A mit dem Wert 10 aus der Zelle B1 multipliziert wird, nicht mit dem Wert aus der gerade darüberliegenden Zelle. Es wäre also schön, wenn der Bezug auf B1 absolut, also unveränderlich wäre.

Das erreichen Sie durch das Ergänzen von Dollarzeichen im Bezug – eins vor dem Zeilen-, eins vor dem Spaltenbezug, also $B$1. Das können Sie selbst ergänzen, oder Sie verwenden die Taste F4, wenn Sie den Bezug gerade bearbeiten, also mit dem Cursor drauf stehen. Und nun können Sie Ihre Formel ziehen, wohin Sie wollen: der Bezug auf B1 wird sich immer auf B1 beziehen.

Tipp Excel Zellbezug absolut Tipp Excel Zellbezug absolut2

Die Dollarzeichen sind sozusagen die Pinnadeln, mit denen Sie den Bezug „feststecken“.

#Ordner in #OutlookWebApp – #owa #Office365

Sie benutzen die Outlook Web App, um auf die Mails in Ihrem Office365-Konto online zuzugreifen. Macht Spaß, oder? Und klappt in jedem Browser – Sie müssen Ihren Rechner also nicht ständig mit sich herumschleppen, nur um ab und zu Mails anzuschauen.

Ein wichtiger Bereich in jeder Mailapplikation ist der Ordner-Bereich. Der ist in OWA auf zweierlei Arten zu sehen:

  1. Die wichtigsten Ordner (Ihre Favoriten) werden angezeigt, darunter das Wort Mehr…, dann Ihre wichtigsten Kontaktpersonen und schließlich Ihre Gruppen. Das Mehr… geleitet Sie zur zweiten Ansicht:
  2. Alle Ordner. Keine Kontakte, keine Gruppen. Der Pfeil neben dem Wort Ordner bringt Sie wieder zurück zur ersten Ansicht. Und wenn Sie dort gar nicht so gerne wieder hin wollen, weil Ihnen die komplette Ordnerliste in den meisten Fällen wichtiger ist? Dann steht Ihnen eine Pin-Nadel zur Verfügung, mit der Sie die aktuelle Ansicht bis auf weiteres feststecken können.

Ansicht 1: Tipp 365 Ordner 1  Ansicht 2: Tipp 365 Ordner 2