Tag Archives: Word

#verknüpfte Bilder in Ihr Dokument #integrieren – mit #VBA

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Gestern hab ich Ihnen die Option gezeigt, die verknüpfte Bilder in Ihr Dokument fest integriert. Wollen Sie das per VBA machen – weil Sie beispielsweise das in ganz vielen Dateien machen müssen? Dann geht das so: Dim myIShape As InlineShape For Each myIShape In ActiveDocument.InlineShapes myIShape.LinkFormat.SavePictureWithDocument = True Next myIShape Set myIShape = Nothing Ist ja fad, wenn man das in zweihundert Dokumenten manuell machen muss 🙂

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verknüpfte Bilder in Ihr #Word-#Dokument #einbetten – #daschauher

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Irgendwie hat’s was mit den Bildern in Ihrem Dokument – kaum haben Sie keine Internetverbindung, sind sie alle weg – nur so ein hässlicher Platzhalter ist da, und der Hinweis, dass die verknüpfte Grafik nicht angezeigt werden kann. (Woher das kommt? Beispielsweise, wenn Sie Ihre Blogeinträge auf WordPress exportieren und in Word-Dokumente importieren; die Bilder darin werden beim Export nämlich nur als Links eingefügt. Wie Sie das absichtlich machen können, zeig ich Ihnen ein anderes Mal. Lassen Sie mich wissen, wie dringend die Information ist 🙂 ).

So, also die verknüpften Bilder. Sie brauchen ein letztes Mal eine aktive Internetverbindung. Auf DATEI > Informationen > Verwandte Dokumente finden Sie den Einstieg zu Verknüpfungen mit Dateien bearbeiten.

Tipp Word verknüpfte Grafik 1

Im folgenden Dialog gibt’s die Option für ausgewählte Verknüpfung, bei der Sie ein Hakerl setzen müssen: Grafik in Dokument speichern.

Tipp Word verknüpfte Grafik 2

Nun wird das Bild als eingebettetes Bild gespeichert, nicht mehr als Verknüpfung. Sie haben es ab sofort immer bei sich.

2010, 2013, Office-Versionen, Outlook, PowerPoint, Publisher, Uncategorized, Word

#Randerscheinungen in Bildern #wegschneiden

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Sie fügen ein Bild in Ihr Dokument ein, stellen dann aber fest, dass auf dem Bild mehr drauf ist, als Sie zeigen wollten – Überflüssiges im Randbereich stört die eigentliche Aussage. Da hilft das Werkzeug BILDTOOLS > FORMAT > Größe > Zuschneiden. An den Rändern und Ecken Ihres Bildes erscheinen schwarze Linien / Ecken, mit denen Sie von den Rändern Beliebiges Wegschneiden können.

Tipp Office Bild zuschneiden 1Tipp Office Bild zuschneiden 2 Das Abzuschneidende wird Ihnen noch so lange gegraut angezeigt, bis Sie das Bild verlassen und irgend etwas anderes markieren. In den neueren Office-Versionen (2010 und 2013) können Sie vor dem Verlassen sogar noch nachjustieren – klicken Sie mit der Maus in das Bild und schieben Sie es innerhalb des Zuschnittsrahmens dorthin, wo Sie es haben wollen.

 

Tipp Office Bild zuschneiden 3
Damit lassen sich nicht nur Urlaubsfotos von photobombenden Einheimischen befreien, sondern auch Produktbilder von störenden Schatten, …

was, #Word kann #rechnen?

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Aber ja! Nicht besonders elegant, aber immerhin richtig. Folgendes zum Beispiel kann ab und zu ganz nützlich sein: Sie haben eine Tabelle in Word, in der eine Spalte Zahlen enthält. Vielleicht schreiben Sie ein Angebot oder eine Rechnung, eine Analyse oder einen Bericht. Na, jedenfalls hätten Sie darunter gerne die Summe der eingegebenen Zahlen. Der Weg dorthin ist steinig – aber immer noch einfacher, als alles in den Tischrechner zu klopfen: Stellen Sie den Cursor in die Zelle unterhalb der Zellen, die die Zahlen beinhalten.…

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#Aufzählungszeichen in #Word – #Punkterl #undmehr #doityourself

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Sie haben da ein paar Absätze in Word, denen tät ein Punkterl am Anfang gut. Also formatieren Sie sie mit der Absatzformatierung START > Absatz > Aufzählungszeichen.

Tipp Word Aufzählungszeichen

Was? Die Standard-Punkterl mögen Sie nicht? Dann klappen Sie eben die Aufzählungszeichenbibliothek aus:

Tipp Word Aufzählungszeichen definieren

Immer noch nichts Passendes dabei? Dann klicken Sie in der Aufzählungszeichenbibliothek ganz unten auf Neues Aufzählungszeichen definieren. Im folgenden Dialog können Sie nun aus allen verfügbaren Symbol…en aller installierten Schriftarten wählen, dazu noch die Schriftart… einstellen (Farbe, Größe, … was das Herz begehrt!). Oder Sie suchen sich ein Bild… aus – auch das ist möglich.

Tipp Word Aufzählungszeichen definieren 1

Jetzt gefällt Ihnen Ihre Aufzählung, oder?

Tipp Word Aufzählung

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#Serienetiketten mit #Word – #cisvvienna #Infonachmittag

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Sie bereiten Etiketten vor, um beispielsweise Menschen für eine morgige Informationsveranstaltung adäquat zu kennzeichnen – damit jeder weiß, mit wem er da spricht und wofür der Ansprechpartner zuständig ist. Es ist Ihnen zu mühsam, jedes einzelne Etikett händisch vorzubereiten, außerdem sollen alle gleich ausschauen. Das geeignete Werkzeug für so eine Aufgabenstellung lautet: Serienetiketten. Sie starten am besten mit einem leeren Dokument, und los geht’s mit SENDUNGEN > Seriendruck starten > Seriendruck starten > Etiketten….

Tipp Word Serienetiketten1

Uje, die Gretchenfrage: welche Etiketten? Endlosdrucker oder Seitendrucker, Etikettenlieferant und Etikettennummer … Zum Glück sind die gängigsten Etiketten bekannt, sonst müssten Sie mit Neues Etikett einen ganzen Haufen Abmessungen spezifizieren, und das kostet im Vergleich zum Ergebnis in diesem Beispiel zu viel Zeit. Es geht nur um eine kleine Veranstaltung …

Tipp Word Serienetiketten2

Jetzt geht’s ans SENDUNGEN > Seriendruck starten > Empfänger auswählen. Also ans Finden der Liste, die alle Daten enthält, die von Etikett zu Etikett verschieden sein sollen. Die können Sie in eine Neue Liste eingeben..., Sie können auch eine Vorhandene Liste verwenden… oder die Daten Aus Outlook-Kontakten auswählen …

Tipp Word Serienetiketten3

Sie haben etwas Passendes gefunden? Fein. Nun können Sie das erste Etikett in Ihrem Dokument gestalten. Gleichbleibende Elemente wie zum Beispiel ein Logo, oder immer gleicher Text, fügen Sie dorthin, wo Sie ihn haben wollen. Variable Elemente, die Sie aus der Datenquelle beziehen wollen, fügen Sie über SENDUNGEN > Felder schreiben und einfügen > Seriendruckfeld einfügen hinzu. Die Felder erscheinen in spitzen Klammern und werden dann später durch die Inhalte des jeweiligen Datensatzes ersetzt werden.

Tipp Word Serienetiketten4

GANZ WICHTIG beim Erstellen von Etiketten: Sie müssen die Inhalte nun mit SENDUNGEN > Felder schreiben und einfügen > Etiketten aktualisieren auf die anderen Etiketten des Bogens übertragen, sonst haben Sie ein einziges Etikett pro Seite, und das wär‘ ein bisschen teuer 😉

Tipp Word Serienetiketten5

Richtig fertig sind Sie nun nach dem Drücken auf SENDUNGEN > Vorschau Ergebnisse > Vorschau Ergebnisse. Nun wird Ihre Vorlage mit Leben erfüllt – Datensatz für Datensatz werden die spitzen Klammern mit den Inhalten aus Ihrer Datenquelle ersetzt. Sieht das nicht gut aus?

Tipp Word Serienetiketten6

Ich lass es mir nicht nehmen: Am 30. November 2014 gab es tatsächlich einen Informationsnachmittag – es ging um internationale Ferienprogramme für Kinder und Jugendliche von 11-99. Die Etiketten waren – das hat sich inzwischen erwiesen! – sehr nützlich.

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#Serienbrief #nummerieren

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Sie haben einen Serienbrief erstellt. Dieser Brief ist sehr, sehr lang – das heißt, jeder einzelne Brief ist mehrseitig. Daher ist eine Seitennummerierung in der Kopfzeile sinnvoll. (Wie man die macht? Blättern Sie einfach ein bis zwei Tage zurück.)

Wenn aber nun das Dokument als ein langes Ergebnisdokument gespeichert werden soll (SENDUNGEN > Fertig stellen > Fertigstellen und zusammenführen > Einzelne Dokumente bearbeiten), dann werden die Seiten darin fortlaufend nummeriert, und die Gesamtzahl der Seiten aus allen Teilbriefen wird als Gesamtsumme angegeben.

Lösen lässt sich das. Und wie?

Am Ende des Quelldokuments brauchen Sie einen Abschnittswechsel (SEITENLAYOUT > Seite einrichten > Umbrüche > Fortlaufend. Damit wird im Ergebnisdokument nach jedem Teilbrief ein Abschnittswechsel eingefügt. Und damit funktionieren auch folgende Tricks:

Rechte Maustaste auf die Seitenzahl > Seitenzahlen formatieren > Tragen Sie im Dialog bei Beginnen bei 1 ein, statt Fortsetzen vom vorherigen Abschnitt markiert zu lassen. Damit startet die Nummerierung dann in jedem Teilbrief wieder bei 1.

Tipp Word Seitenzahlen formatieren

Ergänzen Sie nun das Wort von und danach wieder ein Feld: SectionPages. Das liefert die Anzahl der Seiten im aktuellen Abschnitt.

Und nun passt alles.
SENDUNGEN > Fertig stellen > Fertigstellen und zusammenführen > Einzelne Dokumente bearbeiten liefert das, was Sie brauchen: ein Endlosdokument mit der Seitennummerierung 1/4, 2/4, 3/4, 4/4 und wieder 1/4, 2/4, …

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#Feld in #Word weiß die #Seitenzahl

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Gestern haben wir Seiten nummeriert – mit Vorschlägen, die Word uns macht. Heute suchen wir uns die Position selbst aus – an jeder beliebigen Stelle des Dokuments können Sie nämlich die aktuelle Seitenzahl und die Gesamtzahl der Seiten in Ihrem Dokument einfügen. (Sinnvoll ist natürlich ein Plätzchen in der Kopf- oder Fußzeile.)

Das geht nun so: Sie suchen sich die Position aus, an der Sie die Seitenzahl haben wollen. (Damit der Leser dann versteht, was das für eine komische Zahl ist, können Sie auch das Wort Seite hinschreiben, und sich mit dem Cursor dahinter hinstellen. Jetzt fügen Sie mit EINFÜGEN > Text > Schnellbausteine > Feld das Feld Page ein. Nach dem Klick auf OK steht nun an Stelle des Feldes die aktuelle Seitennummer.Tipp Word Feld Page

Für die Gesamtanzahl der Seiten gehen Sie genauso vor. Das Feld, das Sie nun brauchen heißt NumPages. Und wenn Sie zwischen die beiden Felder den Text von geschrieben hatten, steht da jetzt Seite 1 von 17. Hurra!

Tipp Word Seitennummerierung

Was? Sie wollen die Nummerierung nicht auf der ersten Seite starten? Dazu gibt’s schon einen Blogeintrag.

Und morgen nummerieren wir einen Serienbrief.

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#Seiten im #Word #Dokument #nummerieren – #alleshatseineordnung

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Ihr Dokument ist recht lang? Um den Überblick zu behalten (auch wenn Ihnen der Packen Papier auf dem Weg zum Drucker aus der Hand rutscht) können Sie die Seiten von Word automatisch nummerieren lassen.

Suchen Sie sich eine Variante aus: EINFÜGEN > Kopf- und Fußzeile > Seitenzahl bietet eine ganze Menge vorformatierte Möglichkeiten für Seitenzahlen am Seitenanfang, Seitenende oder am Seitenrand.

Tipp Word Seitenzahlen

Morgen zeige ich Ihnen dann, was wirklich passiert, und wie Sie diese Seitenzahlen individuell einfügen können.

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#autokorrektur in #bunt

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Word und Outlook korrigieren Ihre Tippfehler automatisch – wenn es sich um gängige Tippfehler handelt. In einem früheren Beitrag hab ich Ihnen gezeigt, wie Sie unwillkommene Korrekturen los werden und willkommene Korrekturen hinzufügen können.

Setzen wir doch noch eins drauf.

Markieren Sie in Ihrem aktuellen Word-Dokument ein Texthäppchen, das Sie oft schreiben und jedes Mal auch noch auf die gleiche Art formatieren müssen. Eine Unterschriftszeile etwa.

Jetzt suchen Sie den Autokorrektur-Dialog auf: DATEI > Optionen > Dokumentprüfung > Autokorrektur-Optionen … Schauen Sie doch, das Markierte steht nun im Durch:-Kasterl, und ein Button Formatierten Text ist angeknipst. Wenn Sie jetzt im Feld Ersetzen: ein geeignetes Kürzel angeben, so wird in Zukunft das Kürzel nach Beendigung der Eingabe durch ei Leer- oder Satzzeichen immer durch den eingangs markierten Schnipsel ersetzt. Mit all dessen Formatierungen!

Tipp Word Autokorrektur formatiert

Die Welt muss nicht immer Schwarz-Weiß sein 🙂