Kommunikation ist alles – insbesondere, wenn man im Team etwas entwickelt. Zum Beispiel eine PowerPoint-Präsentation. Sie können Ihre Meinung zu einzelnen Elementen kundtun, indem Sie einen Kommentar einfügen: ÜBERPRÜFEN > Kommentare > neuer Kommentar (und via Rechtsklick geht’s natürlich auch). In der Version 2013 können Sie dann sogar auf einen bestehenden Kommentar antworten und etwaige Differenzen ausdiskutieren, bis ein Konsens gefunden wird.
Macht mehr Spaß als ein E-Mail mit „auf der Folie 47 der blaue Klotz, der irritiert mich“, und ist auch weniger missverständlich 🙂
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#Excel #Filter #erweitert #wasistdas?
In Excel gibt es auf der DATEN-Registerkarte in der Gruppe Sortieren und Filtern die Funktion Erweitert. Was tut die, wie funktioniert die?
Mit Hilfe des erweiterten Filters (auch Spezialfilter genannt, das klingt beeindruckender) können Sie Kriterien in einen Kriterienbereich eingeben und Ihre Daten noch differenzierter filtern, als es mit dem herkömmlichen Filter möglich ist.
Für ein erstes Verständnis genügt das hier gezeigte Beispiel. Die zu filternden Daten sind im Bereich A6:H17 – eine Überschriftszeile ist oben dabei, und das ist gut, denn die muss sein. Dann brauchen wir noch einen Kriterienbereich. In dem müssen sich die Überschriften der Spalten wiederfinden, nach denen gefiltert werden soll (es können auch noch weitere Überschriften da sein, das stört nicht). Darunter füllen Sie die Zellen mit Ihren Kriterien. Für etwas, das gleich sein soll, schreiben Sie den gesuchten Wert einfach in die Zelle (sweets) oder verformeln ihn für mehr Flexibilität mit Gleichheitszeichen (=“=“ & A8 für „soll gleich sein mit dem, was ich gerade in Zelle A8 geschrieben habe“). Sie können auch Vergleichsoperatoren anwenden (>8000) und auch die verformeln (=“>“ & A8).
Jetzt die Funktionalität: DATEN > Sortieren und Filtern > Erweitert, und im Dialogfeld geben Sie den Listenbereich an (also den Bereich, in dem Ihre Daten samt Überschrift stehen) und den Kriterienbereich ebenfalls (den Zusatzbereich mit benötigten Überschriften und Vergleichskriterien). Dann steht noch zur Auswahl, die Filterung vor Ort vorzunehmen oder das Ergebnis gleich in einen neuen Bereich zu kopieren – wählen Sie das Passende.
Geschafft!
Demnächst dazu noch mehr 🙂
#Excel #Filter #erneut anwenden
Sie haben Ihre Daten in Excel gefiltert, und inzwischen verändert.
Z.B. alle rot hinterlegten Zeilen (die dringenden) angezeigt, und nun schon einiges erledigt und daher grün hinterlegt.
Z.B. alle Zeilen ohne Telefonnummer angezeigt, und schon einige Telefonnummern recherchiert und eingetragen.
Nun hätten Sie gerne alle, die sozusagen „trotzdem noch übrig sind“ –> Filter löschen und Filter erneut einstellen, denselben wie vorher. Oder einfacher: START > Bearbeiten > Filter > Erneut anwenden.
Diese Funktion schaut sich nämlich die Daten noch einmal an und beachtet dabei exakt die von Ihnen bereits eingestellten Filterregeln. Spart daher Zeit. Und davon kann man nicht genug bekommen, oder?
#VBA Codeschnipsel füllt #Luecken in #Excel
Zur Abwechslung etwas VBA.
Folgende Prozedur füllt die Lücken in einem markierten einspaltigen Bereich in Excel nach unten aus – und zwar so lange, bis ein neuer Inhalt kommt, dann wird die nächste Lücke mit dem neuen Inhalt gefüllt, und so weiter, …
ach was, genug der Worte: siehe vorher-nachher-Bild!
Sub LueckenFuellen()
Dim sRng As Range
Set sRng = Selection
Dim aZeile As Long
Dim eZeile As Long
Dim Zeile As Long
Dim Spalte As Long
aZeile = sRng.Row
eZeile = sRng.Row + sRng.Rows.Count – 1
Spalte = sRng.Column
Dim zCont As Variant
For Zeile = aZeile To eZeile
If Not IsEmpty(Cells(Zeile, Spalte)) Then
zCont = Cells(Zeile, Spalte).Value
Else
Cells(Zeile, Spalte).Value = zCont
End If
Next Zeile
End Sub
(Lässt sich übrigens noch ein wenig aufpolieren, klar. Allerdings: weniger dirty bedeutet immer auch weniger quick. Dem Kunden genügt’s jedenfalls auch so 🙂 )
#Word:#Ebenen finden Sie im #Navigationsbereich
Wenn Sie einen Absatz mit einer Gliederungsebene formatieren (optimaler Weise benutzen Sie Formatvorlagen, in denen jeweils eine Ebene spezifiziert ist), dann haben Sie davon mehrere Vorteile.
Erstens: Ab sofort können Sie diese Absätze im Navigationsbereich sehen.
Zweitens: Im Navigationsbereich können Sie mit Hilfe der angezeigten Überschriften ganze Kapitel verschieben, herab- und hinaufstufen oder löschen.
Drittens: Diese Absätze fließen automatisch in ein etwaiges automatisches Inhaltsverzeichnis.
Viertens: Sie können in der Normal- und der Leseansicht ganze Kapitel reduzieren und natürlich auch wieder erweitern
Fünftens: Diese Absätze strukturieren die Gliederungsansicht. (aber die brauchen Sie kaum noch, wenn Sie den Navigationsbereich verwenden.)
#Excel #2013 #Ergebnisse #Prozentanteil
Die Objektoptionen in Excel 2013 haben’s in sich: Markieren Sie einmal einen Datenhaufen, und schauen Sie, was Ihnen die Schnellanalyse so unter ERGEBNISSE anbietet … Oh, wie schön, da gibt’s den Anteil an der Gesamtsumme in Prozent …
🙂
Wenn Sie mögen, können Sie dann auch nachschauen, was Excel da wirklich gebastelt hat … eine Formel! So eine schöne noch dazu …
=SUMME(F2:F13)/SUMME($B$2:$F$13) für die letzte Spalte beispielsweise … klar; Summe der Spalte dividiert durch Summe des ganzen Datenhaufens. Den Rest erledigt das Prozent-Zahlenformat.
#Objekte #ausrichten
Ihre Visualisierung ist irgendwie ein bissl unordentlich – Sie hätten beispielsweise gerne zwei Kasterln so ausgerichtet, dass sie den gleichen Abstand vom oberen Rand haben, aber mit der Maus ist das nicht hinzukriegen … und Sie haben auch keine Lust, irgendwo Zahlen einzugeben. Verständlich.
Office stellt Ihnen geeignete Werkzeuge zur Verfügung. Markieren Sie die beiden (oder drei oder vier) Objekte, die Sie markieren wollen (Markieren, Strg-Taste drücken, nächstes Objekt markieren, und noch eins, …), und schauen Sie nach, was sich auf ZEICHENTOOLS > FORMAT > Zeichnung > Anordnen > Ausrichten verbirgt. Mit „Oben ausrichten“ werden alle markierten Objekte so weit hinauf gezogen, bis sie mit dem oberen Rand des obersten markierten Objekts auf gleicher Höhe sind.
Links, Rechts, Unten, … reagieren analog. Und schon ist wieder alles schön aufgeräumt.
#Mailkette in #Outlook #durchwandern
Mail-Ping-Pong. Hin, her, hin, her. Sie wollen schnell durch den Mailverlauf navigieren? Dann bewegen Sie in Outlook 2013 einfach die Maus in Richtung rechte obere Ecke eines Mails – bitte sehr, zwei Links, die Sie bequem zum nächsten/vorherigen Mail springen lassen. Bzw. beim ersten auch zum letzten Mail und umgekehrt.
#Excel-Seitenblicke: #TEILERGEBNIS und #Filter haben sich #lieb
Wenn Sie eine Liste von Daten haben, und die Summe aller Preise berechnen, liefert die Funktion SUMME Ihnen immer die Summe aller Zahlen im ausgewählten Bereich. Filtern Sie die Liste, so ist das der SUMME herzlich egal – sie zeigt Ihnen immer noch die Summe aller Zahlen im ausgewählten Bereich.
TEILERGEBNIS ist da anders. Es zeigt Ihnen die Summe der sichtbaren Zahlen im ausgewählten Bereich. Oder die Anzahl. Oder das Minimum, das Maximum, … Sie sagen einfach mit Hilfe eines Codes, welche Berechnung TEILERGEBNIS für Sie durchführen soll.
Also z.B. TEILERGEBNIS(9;J4:J10) summiert die sichtbaren Zellen im Bereich J4:J10. Entspricht also SUMME(J4:J10), nur sind die weggefilterten Zeilen unberücksichtigt.
TEILERGEBNIS(3;J4:J10) zählt die sichtbaren nicht-leeren Zellen im Bereich J4:J10. Entspricht also ANZAHL2(J4:J10), nur sind die weggefilterten Zeilen unberücksichtigt.
Welche Zahl für welche Funktion steht, sagt Ihnen Teilergebnis bei der Eingabe.
Wie das auf Englisch heißt, wollen Sie jetzt noch wissen. SUBTOTAL.
#Diagramm in #PowerPoint #verknüpfen
Ihr Diagramm ist fertig – in Excel. Sie wollen’s aber in einer PowerPoint-Präsentation präsentieren. Dann probieren Sie doch die altbewährte Methode Copy-and- HALT! Nicht gleich Einfügen drücken – werfen Sie schnell noch einen Blick auf die Einfügeoptionen.
Sie können, wenn Sie das möchten, Ihr Diagramm nämlich erstens an das Zielformat anpassen und zweitens so lassen wie es ist, gleichzeitig können Sie es erstens einbetten und zweitens verknüpfen. Eingebettet verliert es den Kontakt zur ursprünglichen Arbeitsmappe; eine Kopie von Diagramm und Arbeitsmappe „lebt“ in Ihrer Präsentation weiter. Verknüpfen Sie es andererseits, so lässt sich das Diagramm immer mit den aktuell in der Arbeitsmappe gespeicherten Daten aktualisieren – Sie sind daher immer am letzten Stand der Dinge. (Nützen Sie gegebenenfalls den Button DIAGRAMMTOOLS > ENTWURF > Daten > Daten aktualisieren.)
Bei diesen Kombinationsmöglichkeiten sollte für Ihre Situation das Passende dabei sein.