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Gewöhnen Sie #Word seine #Eigenmächtigkeiten ab

Ab und zu nimmt Word automatisch Korrekturen an Ihren Eingaben vor. Am häufigsten als nervig empfunden wird dabei die automatische Großschreibung von Satzanfängen, die man nun wahrlich nicht in jeder Schreibsituation braucht.

Sie können das abstellen: Klicken Sie in DATEI > Optionen > Dokumentprüfung auf den Button AutoKorrektur-Optionen; im dadurch aufgegangenen Autokorrektur-Dialog finden Sie den Übeltäter: Das Kontrollkästchen Jeden Satz mit einem Großbuchstaben beginnen ist angehakt. Er führt dazu, dass nach jedem Punkt, Rufzeichen, Fragezeichen, Absatz ein Großbuchstabe aus dem nachfolgend eingegebenen Zeichen gemacht wird, egal, wie Sie es geschrieben haben.

WTipp Autokorrektur

Hakerl weg, Thema erledigt!

#Störenfriede in #Excel in den Griff kriegen – #Summe ganz #modernisiert

Eine Excel-Liste. Und Sie brauchen die Summe irgendwelcher berechneten Werte. Die Funktion SUMME kennen Sie:

XTipp Aggregat1

Aber das Ergebnis stellt Sie nicht zufrieden:XTipp Aggregat2

Fehlerwerte! #DIV/0! … wie konnte das passieren? Eine Summe ist doch keine Division! Jaaaa…. aber: Sie sehen es schon: in dem Bereich, in dem die Zahlen stehen, die Sie summieren wollen, sind auch ein paar #DIV/0!-Werte, die sind die eigentlichen Übeltäter. Die SUMME kommt mit denen einfach nicht zurecht. Also was nun? Die Fehler loswerden, beispielsweise mit einer komplizierten WENN-Funktion? Ein andermal – heute machen wir’s uns leicht (falls Sie Excel in der Version 2010 oder höher benutzen), und verwenden eine recht junge Funktion:

XTipp Aggregat3

AGGREGAT ist sozusagen der jüngste Sprößling in der Familie der Zusammenfassungs-Funktionen. Sie möchte drei Informationen von Ihnen haben:

  • mit welcher Funktion soll sie Ihre Daten zusammenfassen? Das ist – wie schon im TEILERGEBNIS – verschlüsselt; zum Glück sind die Schlüssel gleich, und wir können für die Summe den Schlüssel 9 benutzen.
  • Option: Wie soll sie mit Störenfrieden umgehen? Schon wieder so eine Schlüsselsache. Ich schreib’s für Sie ab:
    0 – Verschachtelte TEILERGEBNIS- und AGGREGAT-Funktionen ignorieren
    1 – Ausgeblendete Zeilen, verschachtelte TEILERGESNIS- und AGGREGAT-Funktionen ignorieren
    2 – Fehlerwerte, verschachtelte TEILERGESNIS- und AGGREGAT-Funktionen ignorieren
    3 – Ausgeblendete Zeilen, Fehlerwerte, verschachtelte TEILERGESNIS- und AGGREGAT-Funktionen ignorieren
    4 – Leerwerte ignorieren
    5 – Ausgeblendete Zeilen ignorieren
    6 – Fehlerwerte ignorieren
    7 – Ausgeblendete Zeilen und Fehlerwerte ignorieren
    Am beliebtesten sind 6 und 7 – mit 6 reagiert AGGREGAT wie die zugrunde liegende Zusammenfassungsfunktion, allerdings tun Fehler nicht mehr weh; mit 7 reagiert AGGREGAT wie TEILERGEBNIS, nur ebenfalls ohne Fehlerschmerzen
  • Bereich, in dem die Werte stehen, die zusammengefasst werden sollen.

Das war’s schon. Die neue Summe ist fertig und funktioniert wunderbar. Bevor Sie den Beweis sehen dürfen, verwenden wir nur die Option 7 auch gleich – damit wir beim Filtern sowohl Gesamtsumme als auch die Summe der gerade sichtbaren Werte sehen:XTipp Aggregat4

Na, ist das nicht ein schönes Ergebnis?

XTipp Aggregat6

Übrigens: wie alle Zusammenfassungsfunktionen ignoriert auch AGGREGAT alle Texte und Leerzellen im ausgewählten Bereich. Das hat die Funktion von ihren älteren Geschwistern gelernt. Denen ist sie ganz schön über den Kopf gewachsen, finden Sie nicht auch?

#Rechtschreibprüfung in Word #austricksen

Ein neues Langbeispiel – wir schreiben gemeinsam eine Fachbereichsarbeit, eine vorwissenschaftliche Arbeit, eine Diplomarbeit, eine Dissertation, oder ganz einfach eine Hausübung, wie sie heutzutage an den Oberstufen oft verlangt wird, aber keiner sagt den Jugendlichen, wie man’s macht (jaja, ich hör schon auf, unser Bildungssystem zu bejammern.)

Los geht’s mit einer einfachen Übung: Text schreiben. Das müssen Sie ja sowieso selbst machen. (Ich schummel ein bisschen und kopier was aus Wikipedia, und versprech auch, das nicht als mein Werk zu veröffentlichen. Zum Mitspielen des Beispiels können Sie das gerna auch tun.). So, Text ist fertig.

WTipp Rechtschreibung 1

Sie ahnen schon, was mir nicht gefällt, oder? Warum beschwert sich Word über Blasloch? Na gut, das Programm kann ja nicht jedes Wort kennen – aber Blasloch ist in meinem Zusammenhang ein ganz normales Wort.

Rechtsklicken Sie doch auf das unterwellte Wort und schauen Sie, was Word zu dieser Situation einfällt:

WTipp Rechtschreibung 2

Zunächst finden Sie ein paar Korrekturvorschläge – nun, die sind ungeeignet. Bläulich wollten Sie nicht schreiben. Nächste Option: Alle ignorieren. Wenn Sie darauf klicken, dann dürfen Sie in diesem Dokument Blasloch schreiben, so oft Sie wollen, und Word wird es nicht bekritteln. Besser so. Oder – wenn Sie WalspezialistIn sind – sie klicken überhaupt auf Hinzufügen zum Wörterbuch. Jetzt nämlich haben Sie Ihrem Computer das Wort beigebracht, und in all Ihren Dokumenten gibt’s kein Gemecker mehr wegen eines Blasloches.

Machen Sie das nun mit all Ihren häufig verwendeten Fachbegriffen.

#Wochenende in #Excel #einfärben

Gestern haben wir Wochentage erzeugt – und jetzt wär’s noch schön, wenn die Wochenenden jeweils andersfärbig wären, nicht wahr?

Dazu benötigen wir die Funktion WOCHENTAG und die bedingte Formatierung. Zuerst der WOCHENTAG: WOCHENTAG(Datum;2) liefert eine Zahl, die den Wochentag des übergebenen Datums kennzeichnet, und zwar 1 für den Montag, 2 für den Dienstag, … Verantwortlich für die Art der Nummerierung ist der 2er in meinem Beispiel; es gibt auch andere Nummerierungen, die für uns allerdings etwas weniger nützlich sind.

XTipp WOCHENTAG 1

Allerdings verwenden wir die Formel nicht in einer Zelle, sondern für eine bedingte Formatierung. Also: Markieren Sie die Zellen, die Sie einfärben wollen (im Beispiel B1:B28), und öffnen Sie mit START > Formatvorlagen > Bedingte Formatierung > Neue Regel den Dialog Neue Formatierungsregel. Hier klicken Sie bei Regeltyp auswählen auf Formel zur Ermittlung der zu formatierenden Zellen verwenden. Das bedeutet, Sie müssen unter Werte formatieren, für die diese Formel wahr ist, eine Formel eingeben, die entweder WAHR oder FALSCH als Ergebnis liefert, und wenn sie für eine der markierten Zellen WAHR liefert, dann wird die entsprechende Zelle so umformatiert, wie Sie’s unter Formatieren… angeben.

Unsere Formel lautet nun =WOCHENTAG($A1;2)>5. Also: wenn der Wochentag von dem, was in A1 steht, größer ist als 5, dann haben wir Wochenende (Samstag ist 6, Sonntag ist 7), und dann wird eingefärbt. $A1 ist die Zelle, die für die erste Zelle meines markierten Bereichs angeschaut werden soll, und weil es $A1 und nicht $A$1 ist, „rutscht“ der Zeilenbezug im Bereich weiter. Für B2 wird also $A2 angeschaut, …

XTipp WOCHENTAG 2

Vergessen Sie nicht, auf Formatieren… zu drücken, und ein Format zu definieren. Da ist ganz schön viel möglich.

OK liefert Ihnen dann eine Ansicht, die Ihnen sicher Freude macht:

XTipp WOCHENTAG 3

#Wochentag anzeigen in #Excel

Sie basteln sich einen Kalender in Excel – damit sind Sie nicht allein, das ist eine sehr häufige Anwendung.

XTipp TTT 1

Schön wäre es nun, auch die Wochentage neben dem Datum zu sehen. Das geht einfacher als Sie denken! Übertragen Sie zuerst das Datum in die Nebenzelle. Mehr als das = ist dazu nicht erforderlich:

XTipp TTT 2

 

Und wo, bitte, ist jetzt der Nutzen darin, das Datum zwei Mal zu haben? Hier: wir werden das zweite Datum als Wochentag formatiert darstellen. Öffnen Sie den Zahlenformatierungsdialog mit START > Zahl > Zahlenformat > Mehr …. Unter Benutzerdefiniert tragen Sie bei Typ TTT ein (für Mo, Di, Mi, …; oder TTTT für Montag, Dienstag, Mittwoch, …). OK.

XTipp TTT 3

Bitte sehr:

XTipp TTT 4

 

#nv #nichtvorhanden #Excel #SVERWEIS – #ISTNV

Sie verwenden den SVERWEIS? Dann kennen Sie sicher auch meine Freundin, die Fehlermeldung #NV – nicht vorhanden sagt sie mir, wenn ich mit dem SVERWEIS etwas suche, aber nicht finde. Ich mag sie gern, denn zumeist ist sie ein Hinweis darauf, dass ich ein Datenproblem habe – etwa, dass ich für einen Kunden arbeite, für den es gar keine Stammdaten gibt (und dem ich daher auch nichts verrechnen kann 🙁 ). Manchmal jedoch stört sie mich, weil es mir eben egal ist, und wenn ich nichts finde, dann soll eben nichts da stehen … Mit einer Informations-Funktion kriege ich das in den Griff:

ISTNV(Ausdruck) liefert mir WAHR als Ergebnis, wenn der Ausdruck als Ergebnis die Fehlermeldung #NV zurückgibt – der Ausdruck wird also sinnvollerweise ein Verweis sein. Liefert er mir FALSCH zurück, so ist der Verweis gut gegangen, und ich kann mit einem erfreulichen Ergebnis rechnen.

Ein etwas konkreteres Beispiel: Ich ermittle mit ISTNV(SVERWEIS([@Menü];Speiseplan[#Alle];2;FALSCH)), ob das Nachschauen mit dem Wert in der Tabellenspalte Menü in der Tabelle Speiseplan gelingt. Wird das Menü gefunden, so ist das Ergebnis FALSCH (weil es keinen Fehler bringt); im Fehlerfall bekomme ich WAHR zur Antwort. (Wenn sich Ihr Gehirn soeben verknotet hat, dann lesen Sie den Absatz noch einmal.)

Das Häppchen bette ich jetzt als Bedingung in ein WENN ein:
WENN(ISTNV(SVERWEIS([@Menü];Speiseplan[#Alle];2;FALSCH));„“;SVERWEIS([@Menü];Speiseplan[#Alle];2;FALSCH)). Also: Wenn das Nachschauen zu einem Fehler führt, dann gebe ich einen Leerstring aus, sonst das Ergebnis des nun mit Sicherheit erfreulich funktionierenden SVERWEIS.

Hui.

Das Ist übrigens das letzte Häppchen zur Camp-Küchenplanung! Es sei denn, Sie haben noch eine Frage, dann mach ich gerne weiter 🙂

Zum Abschluss gibt es hier noch die Datei zum Herunterladen – achten Sie bitte mehr auf die Excel-Formeln als auf die Rezepte, ich habe manches zu Demozwecken ein bisschen verunstaltet 😉

Ta-daaaaa: Kitchenstaff_Mainlist

Weg mit überflüssigen Ergebnissen in #Excel #Pivot – #ballastabwerfen

Unsere Einkaufsliste enthält viel Gutes, aber auch ein bisschen was Überflüssiges:

Tipp Excel Pivot Nullwerte

Sie sehen es gleich, oder? Da sind Einträge für Produkte, die Sie gar nicht einkaufen müssen. So werden Sie sie los:

Tipp Excel Pivot Wertefilter

Benutzen Sie den Wertefilter, der in der Überschrift Ihrer PivotTable auftaucht, und schränken Sie die Anzeige auf alle Einheiten ein, deren Ergebnis in der Einkaufsmenge größer ist als 0.

Tipp Excel Pivot Wertefilter Auswahl

 

Jetzt sind sie weg, die Störenfriede!

(Nur noch ein einsames #NV nervt ein wenig. Oder fällt Ihnen noch etwas ein?)

 

 

#Nullwerte werden #unsichtbar

Gestern haben wir etwas erzeugt, das so aussieht:

Tipp Excel NullwerteHat uns jetzt nicht so gut gefallen – alle Zellen, in denen 0 steht, werden angezeigt. In unserem Fall soger mit 00.01.1900 – der „Datums-Übersetzung“ für 0. Bitte, kann man das abstellen?

Ja, kann man. Und zwar arbeitsblattweise, in DATEI > Optionen > Erweitert > Optionen für dieses Arbeitsblatt anzeigen > In Zellen mit Nullwert eine Null anzeigen. Oder besser gesagt, nicht mit, sondern ohne diese Einstellung – nehmen Sie das Hakerl weg!

Tipp Excel Nullwerte ausblenden

 

Ja. Besser.

Tipp Excel Pivot Nullwerte

Dafür fällt uns gleich das nächste Problem ins Auge: Kürbis steht auf der Liste, obwohl wir gar keinen brauchen, und Vanillepudding müssten wir eigentlich zurückgeben, weil wir mehr im Vorrat haben, als wir für das ganze Camp benötigen. Das wird beim Einkaufen gehörig irritieren.

Wir sehen uns morgen wieder 🙂

 

extrem wird’s in #Pivot mit #Minimum und #Maximum

Wir arbeiten schon länger an einer PivotTable. Heute kommen noch zwei Informationen dazu, denn auf unserer Einkaufsliste soll auch stehen, bis wann ein Produkt mindestens haltbar sein muss, und bis wann längstens. So können wir im Großmarkt entscheiden, ob wir es gleich mitnehmen wollen, oder ob das nicht passt und wir halt vor Ort im Supermarkt nachkaufen müssen.

Dazu ziehen wir das Feld Frischetag aus unserer Datenquelle heran. (Zur Erinnerung: damit keine Reizüberflutung stattfindet, haben wir den Frischetag nur für Produkte eingerichtet, die wir als „frisch“, also von geringer Haltbarkeit, definiert haben.) Ziehen Sie es aus der PivotTable-Feldliste in den WERTE-Bereich. Jetzt brauchen wir wieder die Wertfeldeinstellungen – linke Maustaste auf das Feld, oder PIVOTTABLE-TOOLS > ANALYSIEREN > Aktives Feld > Feldeinstellungen. Nun treffen Sie die Entscheidung, dass Sie das Minimum als Berechnungstyp brauchen, denn wir wollen den ersten Tag, an dem das Produkt verwendet werden soll, ermitteln. Den benutzerdefinierten Namen habe ich ebenfalls verändert – jetzt soll frisch am da stehen, und nicht mehr Minimum von Frischetag. Und damit das Datum hübsch aussieht und nicht nur eine Zahl jenseits der 43000 ist, ändere ich noch das Zahlenformat.

Tipp Excel Pivot Minimum

Tipp Excel Datumsformat

So. Wenn ich dasselbe Spielchen mit dem Frischetag noch einmal mache, und mir nun das Maximum anzeigen lasse, sieht die Sache so aus:

Tipp Excel Nullwerte

Passt (und ist ein schönes Beispiel dafür, dass ich ein Feld auch mehrfach im WERTE-Bereich verwenden darf) – nur, was mir noch nicht gefällt: alle Zeilen, für die es keinen Frischetag gibt (weil nämlich das Produkt ein haltbares ist), enthalten nicht einfach nichts, sondern 00.01.1900 – die „Datums-Übersetzung“ für 0. Morgen tun wir das weg.

#Verweis auf #Tabelle in #Excel – #kochfest

Sie befürchteten, mit der Kocherei der letzten Tage ist schon Schluss? Aber nein! Jetzt geht’s erst richtig los: nun geht’s ans Mengen bestimmen. Eine weitere neue Tabelle entsteht, in der für jedes Menü die Mengen der verwendeten Produkte bestimmt werden; wir gehen sie Schritt für Schritt durch:

Menü: hier kommt die Bezeichnung der Speise hin, so wie sie (wichtig!) in der Speiseplan-Tabelle geschrieben ist. Pro Menü gibt es mehrere Zeilen.

was: das zu verwendende Produkt. Muss genau so geschrieben werden wie in der Produkte-Tabelle (wichtig!).

Einheit: wird gar nicht geschrieben, sondern aus der Produkte-Tabelle geholt, und zwar mit der Formel =SVERWEIS([@was];Produkte[#Alle];5;FALSCH). SVERWEIS schlägt nach, was in der fünften Spalte der Produkte-Tabelle steht, und zwar in der Zeile, in der in der ersten Spalte das steht, was hier in der Spalte mit der Überschrift was zu finden ist. FALSCH bedeutet nur, dass genau gesucht werden soll (also nicht die Einheit aus der Semmel-Zeile geliefert wird, wenn nach Semmelbröckerl gesucht wird) – und wenn ein Produkt nicht gefunden wird, dann sehen Sie den Fehler #NV und müssen das Produkt eben noch in der Produkte-Tabelle ergänzen.

5Pers: hier schreibe ich die Menge hinein, die ich verwende, wenn ich für fünf Personen koche (das ist meine Referenzmenge – mein Mann und ich und drei meiner Kinder. Der vierte ist schon erwachsen und sehr sportlich und isst für zwei und ist daher als Referenz ungeeignet.)

AFV: A = Alle, F = Fleischesser, V=Vegetarier kennzeichnet, wer aller diese Zutat essen wird. (Für die Vegetarier gibt’s nämlich zumeist eine Variante der Fleischesser-Speise, wenn die Speise nicht sowieso vegetarisch ist.)

Kategorie: Wieder etwas, was wir uns mit einer Formel ausfüllen lassen: =SVERWEIS([@was];KatListe;2;FALSCH). Dieses Mal suchen wir mit der Funktion SVERWEIS unser was in einem Bereich, den ich KatListe genannt habe*, und lassen uns den Inhalt der zweiten Spalte zurückliefern.

Für heute ist das genug, schaut schon recht schön aus, meine Mengentabelle. Morgen kommen noch ein paar neue Formeln dran, mit neuen Funktionen drin. Tipp Excel SVERWEIS #NV

*Einem Bereich einen Namen geben geht so: einfach den Bereich markieren, und dann im Namenfeld den gewünschten Namen eingeben. Dieser muss mit einem Buchtstaben beginnen, darf Buchstaben, Ziffern und den Unterstrich _ enthalten und kein reserviertes Wort sein (im Zweifelsfall hilft der Unterstrich da enorm, denn der kommt in keinem reservierten Wort vor 🙂 )

Tipp Excel benannter Bereich