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Word-Serienbrief für Outlook-Kontakte

Word-Serienbrief für Outlook-Kontakte

Allen Outlook-Kontakten einen Serienbrief schreiben können Sie? Fein.
Und plötzlich stehen Sie vor dem Wunsch, nur bestimmten Kontakten – beispielsweise allen einer bestimmten Kategorie – einen Brief zu schreiben. Danach in Outlook filtern können Sie ja. Und Sie fragen sich, ob Sie jetzt all diese Kontakte in Word einzeln auswählen müssen …
Nein, müssen Sie nicht. Für dieses Anliegen gibt es in Outlook auf der Start-Registerkarte der Kontakte in der Gruppe Aktionen den Befehl Serien-E-Mails. Mit dieser können Sie exakt die aktuell angezeigten Einträge des Kontakteordners als Serienbrief-Datenquelle verwenden.

Warum umständlich, wenn’s einfach auch geht?

in Access den Wert aus dem vorigen Datensatz übernehmen

Access bietet in der Datenblattansicht nicht das, was Sie aus Excel gewohnt sind: Automatisch Ausfüllen zum Kopieren der Werte in darunterliegende Zellen. Ist ja auch eine Datenbank. Und? Na ja, das Prinzip ist ein anderes. Da gibt’s Datensätze und nicht einfach nur Kreuzungen von Zeilen und Spalten. Ja, aber … die Abtipperei ist mühsam. Und Copy+Paste auch. Geht das nicht zumindest ein BISSCHEN einfacher? Mhm, geht es. Ein kleiner Shortcut – Strg # – übernimmt den Inhalt des Feldes im vorigen Datensatz in den aktuellen…

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Kontaktgruppen in Outlook 2011 für Mac

Ist das Erstellen von Kontaktgruppen/Verteilerlisten auf Ihrem Mac nicht zugelassen? Ist das Icon auf dem Menüband grau? Na sowas! Dann müssen Sie Ihre Einstellungen so festlegen, dass die Ordner „Auf meinem Computer“ angezeigt werden. Klicken Sie im Menü Outlook auf „Einstellungen“. Klicken Sie unter Persönliche Einstellungen auf die Schaltfläche „Allgemein“. Deaktivieren Sie unter Ordnerliste das Kontrollkästchen „In Ordnern in ‚Mein Computer‘ ausblenden“. So, schon fertig!

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Ich will meine Lieblingsbefehle in #Office2010 oder #Office2013 #schneller finden!

Ich will meine Lieblingsbefehle in #Office2010 oder #Office2013 #schneller finden!

Wo ist denn schon wieder das Drucken im Excel geblieben? Wie mache ich ein neues, leeres Word-Dokument auf?
Fragen über Fragen, die der Umstieg auf Office 2010 oder gar 2013 ständig mit sich bringt.
Ja, erfahrenere UserInnen werden bestätigen, beides findet sich nun im „Backstage“-Bereich, den man unter der „Datei“-Registerkarte findet. Umständlich ist es halt … dort gibt’s eine Million Druckoptionen und siebenhundert alltagsunbrauchbare Dokumentvorlagen … ein Klick tät doch reichen, oder?

Na dann: ab in die Schnellzugriffsleiste mit Ihren Lieblingen. In der Titelleiste der Anwendungen sehen Sie standardmäßig Speichern (die Diskette), Rückgängig, Wiederherstellen … und daneben ein kleines schwarzes nach unten gerichtetes Dreieck. Klappen Sie das Menü auf und setzen Sie ein Hakerl neben die Befehle, die Sie NIE WIEDER suchen wollen (in unserem Beispiel „Schnelldruck“ bzw. „Neu“). Mit „Weitere Befehle“ kommen Sie sogar in einen Bereich der Optionen, in dem Sie ungewöhnliche Lieblinge der Schnellzugriffsleiste zuordnen können – wenn Sie sich also z.B. nach der „Blitzvorschau“ sehnen, dann suchen Sie den Befehl in der alphabetischen Liste „Alle Befehle“ und fügen Sie ihn der Schnellzugriffsleiste hinzu.

Sie können die Schnellzugriffsleiste für jedes Programm anders gestalten. Und haben hoffentlich viel Freude daran.

Screenshot in Office-Dokument einfügen

Screenshot in Office-Dokument einfügen

Auf Ihrem Bildschirm zeigt sich eine besondere Situation, die Sie gerne mit jemandem teilen wollen. Das geht ab Office 2010 am einfachsten, indem Sie einen Screenshot in Ihr Dokument, Ihr E-Mail, Ihre Präsentation, und (wenn Sie wirklich wollen) auch in Ihre Excel-Arbeitsmappe einbinden.
Auf der Einfügen-Registerkarte finden Sie das Screenshot-Werkzeug. Wenn Sie es anklicken, stehen Ihnen alle derzeit geöffneten Fenster zur Auswahl – wählen Sie das aus, das Sie fotografieren wollen.
Eine besondere Option finden Sie ganz unten: Mit „Bildschirmausschnitt“ minimieren Sie Ihr aktuelles Dokument und können nun (nach einer kurzen Wartezeit) aus dem „Darunter Liegenden“ ein beliebiges Stück ausschneiden und als Screenshot einfügen.
Das Ergebnis ist in allen Fällen ein simples Bild, das Sie, wenn Sie mögen, mit den üblichen Bildbearbeitungswerkzeugen weiter verschönern können. Dazu ein anderes Mal mehr 🙂

#Excel #Pivot #Vorjahr #Differenz

Excel Pivot Vorjahresdifferenz

Willkommen im neuen Jahr! Vergleichen wir’s mit dem alten – mit Hilfe von Excel Pivot. (Warnhinweis: Ab hier sollten Sie nur weiterlesen, wenn Sie Pivot-Tabellen bereits freudig benutzen.)
Ausgangsfrage ist der Wunsch nach einer Summierung der Umsätze nach, sagen wir mal, Produkt und Region gekreuzt mit Jahr – für Pivot-KennerInnen ein Klacks – und zusätzlich einer Darstellung der Differenz zum jeweiligen Vorjahr.
Das geht so: Das Feld Umsatz ziehen Sie noch einmal in den Bereich für die Werte, und dann öffnen Sie das – für Pivot-KennerInnen alltägliche – Dialogfeld für die Wertfeldeinstellungen. „Werte anzeigen als“ ist das Register für Berechnungen, und hier wählen Sie aus dem Dropdown-Feld „Differenz von“, als Basisfeld das Datum (im angezeigten Beispiel wird das per Gruppenfunktion zu Jahren zusammengefasst), und als Basiselement „(Vorheriger)“. Das bedeutet: Der Umsatz soll als Differenz zum Umsatz des vorherigen Jahres angezeigt werden.
Nun erkennen Sie positive oder (wünsch ich Ihnen nicht) negative Entwicklungen auf einen Blick. Viel Erfolg!

#VBE-Objekt – und #VBA schreibt VBA

Für ein aktuelles Projekt entsteht ein VBA-Programm, das in Makro-enthaltenden Word-Templates die Makros umschreibt. Das geht, wenn man die Bibliothek Microsoft Visual Basic for Applications Extensibility einbindet. Zur Info die wichtigsten Methoden des Codemodule-Objekts: .InsertLine .ReplaceLine .DeleteLine Und leichter geht’s, wenn man als erstes die Zeilenumbrüche von hinten nach vorn rausschmeißt, und man somit die unleserliche, aber klare 1-Befehl-pro-Zeile Layoutierung gewährleistet. Sonst sucht man sich deppert 🙂

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#Word #Dokument um eine #Seite #verkleinern

Da hat man ein schönes Word-Dokument fertig, alles drin, was drin sein muss, und dann ist es grad um eine halbe Zeile zu lang … alles noch mal überarbeiten 🙁

Oder: Sie gönnen sich die (sehr, SEHR versteckte) Funktionalität „Um eine Seite verkleinern“. Damit Sie sie verwenden können, genügt eine Anpassung der Schnellzugriffsleiste: DATEI > Optionen > Symbolleiste für den Schnellzugriff > Alle Befehle > „Um eine Seite verkleinern“ > Hinzufügen > OK. Jetzt ist der Befehl leicht zu finden und leicht auszuführen.

Ok, oder? 🙂

#Autokorrektur

#Autokorrektur

Die Office-Programme bewahren uns vor schlimmen Tippfehlern. Eine ganze Liste von möglichen Fingerstolperern ist in den Optionen zur Dokumentprüfung fix verdrahtet – die Autokorrektur ersetzt automatisch Klassiker wie „udn“ „dsa“ „its“ durch die wohl korrektere Schreibweise „und“ „das“ „ist“.

Und was ist mit Ihren individuellen Tippfehlern? (Ich selbst schreib z.B. immer „Besipiel“, wenn ich ein gutes Beispiel geben will.)

Die können Sie der Autokorrektur beibringen. Geben Sie in der Listen den Text einmal falsch und einmal richtig ein, Klicken Sie noch auf „Hinzufügen“ – fertig!

Im Beispiel im Bild wird die Autokorrektur übrigens ein wenig zweckentfremdet – mein Name hat 19 Buchstaben, ich will aber nur das Kürzel „kasc“ tippen, den Rest möge bitte der Computer erledigen. Auch das lässt sich machen 🙂

#Lesebestätigung in #Outlook

#Lesebestätigung in #Outlook

Immer wieder werden Sie um eine Lesebestätigung gebeten? Aus Gründen, die niemanden etwas angehen, wollen Sie aber keine schicken – niemals!
Statt jede Anfrage um Lesebestätigung einzeln abzuwehren, empfehle ich Ihnen eine Einstellung in den Outlook-Optionen: Bei „Verlauf“ wird Ihnen freigestellt, sich vom Senden von Lesebestätigungen auf ewig zu distanzieren.
Das war’s dann.