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#Störenfriede in #Excel in den Griff kriegen – #Summe ganz #modernisiert

Eine Excel-Liste. Und Sie brauchen die Summe irgendwelcher berechneten Werte. Die Funktion SUMME kennen Sie:

XTipp Aggregat1

Aber das Ergebnis stellt Sie nicht zufrieden:XTipp Aggregat2

Fehlerwerte! #DIV/0! … wie konnte das passieren? Eine Summe ist doch keine Division! Jaaaa…. aber: Sie sehen es schon: in dem Bereich, in dem die Zahlen stehen, die Sie summieren wollen, sind auch ein paar #DIV/0!-Werte, die sind die eigentlichen Übeltäter. Die SUMME kommt mit denen einfach nicht zurecht. Also was nun? Die Fehler loswerden, beispielsweise mit einer komplizierten WENN-Funktion? Ein andermal – heute machen wir’s uns leicht (falls Sie Excel in der Version 2010 oder höher benutzen), und verwenden eine recht junge Funktion:

XTipp Aggregat3

AGGREGAT ist sozusagen der jüngste Sprößling in der Familie der Zusammenfassungs-Funktionen. Sie möchte drei Informationen von Ihnen haben:

  • mit welcher Funktion soll sie Ihre Daten zusammenfassen? Das ist – wie schon im TEILERGEBNIS – verschlüsselt; zum Glück sind die Schlüssel gleich, und wir können für die Summe den Schlüssel 9 benutzen.
  • Option: Wie soll sie mit Störenfrieden umgehen? Schon wieder so eine Schlüsselsache. Ich schreib’s für Sie ab:
    0 – Verschachtelte TEILERGEBNIS- und AGGREGAT-Funktionen ignorieren
    1 – Ausgeblendete Zeilen, verschachtelte TEILERGESNIS- und AGGREGAT-Funktionen ignorieren
    2 – Fehlerwerte, verschachtelte TEILERGESNIS- und AGGREGAT-Funktionen ignorieren
    3 – Ausgeblendete Zeilen, Fehlerwerte, verschachtelte TEILERGESNIS- und AGGREGAT-Funktionen ignorieren
    4 – Leerwerte ignorieren
    5 – Ausgeblendete Zeilen ignorieren
    6 – Fehlerwerte ignorieren
    7 – Ausgeblendete Zeilen und Fehlerwerte ignorieren
    Am beliebtesten sind 6 und 7 – mit 6 reagiert AGGREGAT wie die zugrunde liegende Zusammenfassungsfunktion, allerdings tun Fehler nicht mehr weh; mit 7 reagiert AGGREGAT wie TEILERGEBNIS, nur ebenfalls ohne Fehlerschmerzen
  • Bereich, in dem die Werte stehen, die zusammengefasst werden sollen.

Das war’s schon. Die neue Summe ist fertig und funktioniert wunderbar. Bevor Sie den Beweis sehen dürfen, verwenden wir nur die Option 7 auch gleich – damit wir beim Filtern sowohl Gesamtsumme als auch die Summe der gerade sichtbaren Werte sehen:XTipp Aggregat4

Na, ist das nicht ein schönes Ergebnis?

XTipp Aggregat6

Übrigens: wie alle Zusammenfassungsfunktionen ignoriert auch AGGREGAT alle Texte und Leerzellen im ausgewählten Bereich. Das hat die Funktion von ihren älteren Geschwistern gelernt. Denen ist sie ganz schön über den Kopf gewachsen, finden Sie nicht auch?

#Detailinformationen in einer #PivotTable – #siehtscheusslichaus

Unsere Pivot-Einkaufstabelle, mit der wir seit vorgestern eine uralte Küchenliste zusammenfassen, ist schon ganz schön gediehen. Derzeit sieht sie so aus: Die zusammengefassten Werte sind wirklich schon hübsch formatiert. Was mich persönlich noch stört, ist, dass da nicht steht, was die Zahl bedeutet. Alufolie 7,11 – was? Noch schlimmer: Äpfel 19,20 – Stück? kg? Kisten? Wir brauchen also die Einheit – na ja, die war ohnehin als Feld bereits in der Datenquelle eingerichtet, wie wäre es, wenn wir dieses Feld in den ZEILEN-Bereich ziehen? Na ja:…

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Den #Schulbeginn im Griff – #Liste mit #Excel #Pivot #zusammenfassen

Tipp Excel Pivot Basisdaten

Der Schulbeginnswahnsinn ufert aus. Mehrere Kinder bringen mehrere Listen zu mehreren Gegenständen – wie soll man das, bitte, noch überblicken?

Gar nicht.

Das kann Excel für Sie erledigen.

Tippen Sie die Wunschliste der Lehrkräfte zunächst einmal in eine Excel-Tabelle. Jetzt ist es wichtig, dass Sie für jede Information eine eigene Spalte benützen, eine Überschrift schreiben, und für jede benötigte Kombination aus was – Größe – Blatt – Art – Zusatz – Kind – Gegenstand eine eigene Zeile. Wenn Sie alles erfasst haben (und auch das eingetragen haben, das eines der Kinder, nachdem Sie alles erfasst haben, noch auf einem Käsezettel aus der Hosentasche wurschtelt), geht’s ans Zusammenfassen. Sie machen das mit Hilfe der Pivottabelle. Und zwar so:

Sie markiere Ihre Daten und wählen EINFÜGEN > Tabellen > Pivottable. Bestätigen Sie den Dialog einfach mit OK, damit wird Ihnen eine leere Pivottabelle in einem neuen Arbeitsblatt angezeigt, Sie bekommen einen Pivottable-Aufgabenbereich und sehen dort die Überschriften Ihrer Liste als Feldnamen. Ziehen Sie diese nun in die Bereiche ZEILEN und WERTE, und zwar die Felder, die die zu kaufenden Sachen beschreiben (was, Größe, Art, Zusatz, Blatt), in die ZEILEN, die Zahlenfelder (Anzahl, vorhanden) in die WERTE.

Wenn Sie nun noch in PIVOTTABLE-TOOLS > ENTWURF die Teilergebnisse deaktivieren und das Berichtslayout auf Tabellenformat umstellen, so haben Sie eine brauchbare und strukturierte Einkaufsliste.

Tipp Excel Pivot Liste zusammenfassen

Das besonders Schöne: Nach jedem Einkauf (glauben Sie nicht, dass Sie beim ersten Versuch alles bekommen!) tragen Sie ein, was nun vorhanden ist, drücken auf PIVOTTABLE-TOOLS > Analysieren > Aktualisieren (oder suchen sich das im Rechte-Maustaste-Kontextmenü heraus) und sind wieder am Laufenden. Und: ziehen Sie Kind und Fach noch ganz vorne in die ZEILEN und haben eine Übersicht, wer was bekommt, und womit das Zeug zu beschriften ist.

Das soll eine Erleichterung sein? Schaut kompliziert aus … Tja, glauben Sie einer erfahrenen Vierkindmutter – Schulbeginnorganisation ist kein Ponyhof, und das ist letztlich immer noch schneller als die Papierlistenschreiberei, bei der dann erst recht ausgerechnet das Lateinheft fehlt, dafür aber drei Notenhefte zu viel da sind.

Wie auch immer: Machen Sie’s gut! Ich wünsche allen, die durch diese schwere Zeit gehen, einen effizienten und reibungsarmen Start in ein erfolgreiches Schuljahr.

#Excel-Seitenblicke: #TEILERGEBNIS und #Filter haben sich #lieb

Tipp Excel Filter TEILERGEBNISWenn Sie eine Liste von Daten haben, und die Summe aller Preise berechnen, liefert die Funktion SUMME Ihnen immer die Summe aller Zahlen im ausgewählten Bereich. Filtern Sie die Liste, so ist das der SUMME herzlich egal – sie zeigt Ihnen immer noch die Summe aller Zahlen im ausgewählten Bereich.

TEILERGEBNIS ist da anders. Es zeigt Ihnen die Summe der sichtbaren Zahlen im ausgewählten Bereich. Oder die Anzahl. Oder das Minimum, das Maximum, … Sie sagen einfach mit Hilfe eines Codes, welche Berechnung TEILERGEBNIS für Sie durchführen soll.

Also z.B. TEILERGEBNIS(9;J4:J10) summiert die sichtbaren Zellen im Bereich J4:J10. Entspricht also SUMME(J4:J10), nur sind die weggefilterten Zeilen unberücksichtigt.

TEILERGEBNIS(3;J4:J10) zählt die sichtbaren nicht-leeren Zellen im Bereich J4:J10. Entspricht also ANZAHL2(J4:J10), nur sind die weggefilterten Zeilen unberücksichtigt.
Welche Zahl für welche Funktion steht, sagt Ihnen Teilergebnis bei der Eingabe.

Wie das auf Englisch heißt, wollen Sie jetzt noch wissen. SUBTOTAL.

#Excel #Tabelle

#Excel #Tabelle

Wie oft sind Sie in der folgenden Situation:

  • Sie haben einen Haufen Daten
  • Jede Zeile ist gleichartig aufgebaut
  • Sie haben eine Überschriftszeile

Und wie oft tun Sie dann folgendes:

  • Sie setzen einen Filter
  • Sie ergänzen SUMME, … Funktionen
  • Sie ergänzen TEILERGEBNIS-Funktionen
  • Sie setzen das Fenster auf die oberste Zeile
  • Sie verpassen der Überschrift eine besondere Farbe
  • Sie verpassen der ersten und/oder der letzten Spalte eine besondere Farbe

Macht Ihnen das Spaß? Wenn nicht: formatieren Sie Ihre Liste doch als Tabelle. Diese Funktionalität (Sie finden Sie unter START>Formatvorlagen) erledigt all das für Sie. Mit einem Klick. Und Sie können zwischen mehreren schönen Farbvorschlägen wählen (natürlich immer passend zum ausgewählten Design).

Das Leben kann so einfach sein 🙂