Die Datenzusammenfassung mit Hilfe einer PivotTable sieht gut aus – im Prinzip. Allerdings gibt’s Daten, die Sie gerne zusammenfassen würden, die in Ihrer Datenquelle aber so nicht da stehen … zum Beispiel brauchen Sie die Differenz zwischen Einkaufsmenge und Lagerstand … oder einen Namen als Vor- und Nachnamen zusammengehängt … oder von einem Preis den vorhandenen Betrag zuzüglich 20% … oder von einer Uhrzeit das 24fache, damit Sie’s in Stunden lesen können … oder … Und oft ist es so, dass Sie da nicht einfach eine Formel in der Datenquelle ergänzen können, weil diese Ihnen beispielsweise gar nicht gehört und Sie dort nichts ändern dürfen.

Für diese und viele weitere Fälle steht es Ihnen frei, ein berechnetes Feld in Pivot anzulegen, das heißt, sich aus den vorhandenen Informationen ein neues Feld zu basteln, das dann ebenfall für jede Datenzeile (= jeden Datensatz) berechnet und zur Verfügung gestellt wird. Und das geht so: PIVOTTABLE-TOOLS > ANALYSIEREN > Berechnungen > Felder, Elemente und Gruppen > Berechnetes Feld liefert einen Dialog:

Der Namen dürfen Sie frei erfinden (wie oft: ein Buchstabe zu Beginn, dann Buchstaben und Ziffern und Unterstrich gemischt, bitte kein reserviertes Wort und keinen bereits vorhandenen Feldnamen). Im Eingabefeld Formel geben Sie die Formel an, mit der das neue Feld errechnet werden soll. Sie sieht aus wie jede andere Excel-Formel, allerdings mit Feldnamen statt Zellbezügen. Diese können Sie eintippen oder durch Doppelklick aus der angezeigten Liste der Felder übernehmen. Für das Kochbeispiel, an dem wir nun schon lange basteln, wäre beispielsweise = Zahl – vorhanden eine schöne Formel für ein Feld mit dem Namen Einkaufsmenge. Die Formel bedeutet, dass das neue Feld Einkaufsmenge sich Zeile für Zeile aus der Differenz von dem jeweiligen Feld Zahl und dem Feld vorhanden errechnet. Hinzufügen fügt das neue Feld an die PivotTable-Feldliste an.

Und nun geht’s wie gewohnt weiter: das neue Feld lässt sich beispielsweise in den WERTE-Bereich ziehen und dort mit Summe zusammenfassen, formatieren, …