Kann man #Excel als #Planungstool verwenden? In Kürze: man kann. Natürlich. Ich stelle Ihnen sozusagen als #Adventkalender eine Lösung vor, die ich mir selbst gestrickt habe. Heute gibt’s mal einen Überblick darüber, was das Ding kann; in den nächsten Tagen kommen die verwendeten Techniken im Detail.

Was ich brauche, ist

• eine Liste der „Opportunities“, also möglichen Projekte / Aufträge. Dabei möchte ich wissen: wann kam das herein, welcher Kunde (und Unterkunde) ist das, worum geht’s (Seminar? Coaching? Entwicklung? Doku? …), Details dazu. Dann: wann muss das fertig sein, was ist mein angebotener Stunden- bzw. Tagsatz, welche Kosten muss ich einkalkulieren. Dann noch: wie viel Arbeitsaufwand wird das? Für alle laufenden Projekte: Wie wahrscheinlich ist es, dass das klappt, bzw. wenn es geklappt hat: wie weit bin ich mit dem Auftrag. Und zu guter Letzt: hab ich das verrechnet? Wurde das bezahlt?
• Ich möchte auf der Liste schnell sehen, was aktuell angegangen werden muss, was evtl. sogar überfällig ist.
• Ich will einen Überblick darüber haben, wie’s um meine Auslastung bestellt ist.
• Gleichzeitig möchte ich sehen, ob ich das Jahr „überleben“ werde – also, ob die Einnahmen abzüglich der Ausgaben meinen Lebensbedarf decken.
• Goodies sind dann noch Übersichten über z.B. die Kunden – wer beauftragt wie viel, wie viel Gewinn bleibt mir jeweils pro Stunde, …

Echt? Das kann man in Excel machen? Man kann. Die Datenbasis sieht dann (Stand 24.11., und anonymisiert, keine Sorge) so aus:

Damit weiß ich:

• Heute ist der 25.11.
• Ich muss an vier Projekten arbeiten (die, wo der 25.11. lila hervorgehoben ist): eines davon (Zeile 26, wo auch der 25.11. in der Spalte „Leistung im“ lila hervorgehoben ist) muss heute fertig werden (und ist auch fertig, Spalte P); eines davon (Zeile 25, rötlich markiert) hätte gestern („Leistung im“) fertig werden sollen (und es fehlt ganz wenig, siehe Spalte P); eines davon (Zeile 27) hat noch bis 30.11. Zeit („Leistung im“); Eines davon (Zeile 28) ist kein Auftrag, sondern noch in der Angebotsphase (ich schätze in Spalte L die Chance auf 80%, habe allerdings noch nicht angeboten – Spalte O; also: los, Angebot schicken!).
• In Spalte G-I gelb markierte Projekte sind erledigt, aber noch nicht verrechnet. Dafür sollte ich bald Zeit finden.
• In Spalte G-I grün markierte Projekte sind auch schon verrechnet – sind sie fett, dann sind sie noch nicht bezahlt. Schauen wir mal, was da los ist.

Darunter hängen noch Projekte für Dezember und sogar für das kommende Jahr. Einige sind bereits fix beauftragt (100%), eines (Zeile 32, 0%) wurde nichts, und bei den anderen habe ich entweder noch nicht angeboten oder noch keine Zusage. Hm. Muss ich den Aufträgen nachlaufen oder nicht? Das seh ich in einem Diagramm:

Die rote Linie zeigt mir, wie viele Arbeitsstunden ich im Monat jeweils zur Verfügung habe. Also Tage minus Wochenenden minus Feiertage minus Urlaub minus diverse unvergütete Verpflichtungen. Die rote Säule zeigt mir, wie viele Stunden fix beauftragt sind – Ziel ist, ganz nahe an die rote Linie zu kommen. Im Dezember ist da noch „Luft“, ich sollte mich also um das Unbeauftragte kümmern und nachtelefonieren. Zum Glück ist noch Potential da.

Und hier sehe ich auch, wie weit ich im November schon bin – die violette Linie zeigt mir, wie viel Zeit schon vergangen ist, und die grüne, wie viel meines Pensums schon geschafft ist. In der Vergangenheit fallen violett und grün am Monatsende immer zusammen. In manchen Monaten (Jänner, Februar, April) war das weit unter meinen Möglichkeiten 🙁 Dafür sind März, September und November übervoll geworden. Selbständigenschicksal halt 🙂

Wie ich auf die Frage gekommen bin? Eva Laspas von der Akademie Schreiben lernen hat zur Blogparade aufgerufen:

„Zu Tode geplant? – Planung ja oder nein?“

hier geht’s zur Blogparade-Seite

Die Geschichte hinter meinem Planungs-Excel: die Fragen, auf die ich in meinem Arbeitsalltag rasch eine Antwort brauche, sind:

• Habe ich im Juli noch Kapazität?
• Wann lässt der Stress wieder nach?
• Soll ich dem Auftrag nachtelefonieren?
• Erwartet mich eine Auftragslücke?
• Kann ich’s mir leisten, Zeit in ein Projekt zu investieren, das wenig Geld, dafür neues KnowHow abwirft?
• Der Auftrag ist schlecht bezahlt, macht aber Spaß – soll ich?
• Muss ich am Wochenende arbeiten, um termingerecht fertig zu werden?
• Habe ich kein Projekt aus den Augen verloren?

Es gab Zeiten, da waren meine Antworten oft vage oder falsch. Das führt dann zu so lustigen Situationen wie drei Monate völliger Überlastung bei zu geringen Stundensätzen, keine Akquise, und dann zwei fast leere Monate. Das ist schlecht fürs Geschäft, für die Nerven und für die Familie. Jetzt geht’s mir viel besser. Wobei: immer ist das Ding nicht aktiv. In Zeiten, in denen ich einfach WEIß, dass alles soweit passt, schreib ich nicht auch noch täglich Protokoll, wie weit ich grad mit meinen Projekten bin. Verwenden tu ich das, wenn ich zu viel oder zu wenig zu tun habe – Nachverfolgen und Planen find ich gerade dann wichtig. Wenn alles flutscht verbring ich meine Freizeit lieber mit … Blogpost schreiben zum Beispiel 🙂