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#letzte #Sortierung in #Excel erneut anwenden

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Die in den letzten Tagen begonnene Kochplanung mit Excel geht weiter – heute legen wir eine Liste aller Produkte an, die eventuell benötigt werden. Wir brauchen:

  • was – also eine Bezeichnung
  • Die Gruppe (Sie werden sehen, das erleichtert uns dann später das Basteln einer brauchbaren Einkaufsliste)
  • Den Preis (heißt in meiner Liste „Collipreis“ – damit ist der Preis gemeint, der später auf der Rechnung stehen wird)
  • Die Anzahl der Einheiten, auf die sich dieser Preis bezieht (falls Sie nämlich im Großmarkt einkaufen, und das empfiehlt sich für ein Jugendcamp, weil’s billiger wird, dann können Sie manchmal nur Multipacks kaufen. Der Collipreis ist also der Preis für 30 Knackwürste, und die Anzahl der Einheiten ist dann 30.)
  • Die Einheit (Stk., g, kg, … so, wie Sie’s dann später im Rezept verwenden wollen, und wie es die Collipreisgeschichte vorgibt)
  • Der Preis pro Einheit wird nun berechnet. In meinem Fall mit der Formel =[@Collipreis]/[@Einheiten]*1,1 (und ich darf diese Formel mit diesen lustigen [@]-Bezügen schreiben, weil ich meine Liste schon wieder als Tabelle formatiert habe, damit ich mehr Automatik bekomme und nicht alles selbst machen muss. Ach ja, und das *1,1 ist die Umsatzsteuer – in Österreich müssen auf Lebensmittel 10% dazugerechnet werden, und das mach ich mathematisch mit *1,1. Sie können gerne auch *110% schreiben, das ist dasselbe.)
  • Ich schreib noch dazu, ob das ein eher haltbares Produkt ist, oder ob ich mit der Frische aufpassen muss. Auch das brauchen wir später für die Einkaufsliste.
  • Zu guter Letzt: gibt’s bereits ein paar Einheiten im Lager? Wenn Sie sowas öfter machen, dann ist vielleicht vom letzten Mal etwas übrig geblieben.

Fertig ist die Produktliste. Ich sortier sie jetzt mit START > Bearbeiten > Sortieren > Benutzerdefiniertes Sortieren nach zwei Ebenen: der Gruppe und dann nach dem was.

Tipp Excel Sortieren Ebenen

Ach, da fällt mir noch etwas ein, das ich unten dazufügen muss. Nun kann ich die Sortierung noch einmal machen 🙁

Zum Glück gibt’s dafür eine Abkürzung: START > Bearbeiten > Sortieren und Filtern > Erneut anwenden, oder auch DATEN > Sortieren und Filtern > Erneut anwenden, oder auch Strg+Alt+L.

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Ein- und #ausblenden im #Auswahlbereich

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Lang, lang ists her, da hab ich Ihnen den Auswahlbereich schon einmal kurz vorgestellt. Damals als praktisches Werkzeug, wenn Ihnen in Word etwas unanklickbar hinter den Text gerutscht ist.

In PowerPoint gibt’s den auch, ebenfalls unter START > Bearbeiten > Markieren > Auswahlbereich. Und heute wollen wir näher hinsehen, was er alles bietet:

Tipp PowerPoint Auswahlbereich

Mit einem Klick auf das stilisierte Auge blenden Sie Elemente ein und aus. Gruppen können Sie kollabieren lassen oder mit den Unterelementen anzeigen. Die Reihenfolge (also: wer liegt oben?) der Elemente können Sie mit Drag & Drop oder mit Hilfe der Pfeiltasten verändern, und sowieso können Sie jedes Element durch Auswählen markieren. Sogar umbenennen dürfen Sie die Rechtecke, um sie besser identifizieren zu können.

Ich sag’s Ihnen, bei einer großen Menge von Objekten möchte ich keinesfalls ohne Auswahlbereich arbeiten müssen!

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#merrychristmas und die #sprache

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Merry Christmas schreiben Sie, und schon beschwert sich Word: Was soll Merry denn für ein Wort sein? Das gibt’s nicht im Wörterbuch, und schon kommt eine rote Welle drunter. Ist ja auch englisch, wollen Sie dem Programm zurufen, kapier das doch. Aber Word will nicht kapieren, vor allem nicht, wenn Sie nur so einen kurzen Schnipsel in einer Fremdsprache schreiben.

Sie hingegen haben kein Verständnis dafür, dass das Erscheinungsbild Ihrer Arbeit durch so eine blöde rote Welle gestört wird – also: machen Sie das mit dem Zurufen doch etwas deutlicher! In der Statusleiste steht die Sprache, von der Word annimmt, dass sie die ist, die Word auch überprüfen soll. Wenn es eine andere sein soll, dann markieren Sie den fremdsprachigen Text, klicken auf die Sprachinformation und wählen die Sprache aus, die für Ihren Text gelten soll.

Tipp Word Sprache1

Tipp Word Sprache2

Hier finden Sie auch die Option für die automatische Spracherkennung – nach ein paar Wörtern erkennt Word ja doch, dass das Sprachumfeld gewechselt hat. Ausschalten lässt sich das natürlich auch – genau hier 🙂

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#Word #verdreht Ihren Text – schon wieder die #Unterschneidung

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Das gestern beschriebene Problem gibt’s auch in Word: Unterschneidung macht Ihren Text nicht immer ästhetischer, sondern manchmal ganz schön konfus. Sie wollen sicher auch für Word wissen, wie man den Spuk abstellt.

Tipp Unterschneidung Word

Ähnlich wie in PowerPoint markieren Sie den zu verändernden Text, klicken in der Grupps START > Schriftart auf den Dialog-Launcher, hier auf die Registerkarte Erweitert, und da ist es wieder, das Hakerl bei Unterschneidung. Wenn das Ergebnis nicht passt: weg damit.

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#PowerPoint bringt Ihren Text durcheinander – die #Unterschneidung ist schuld

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Tipp PowerPoint Unterschneidung

Oje, New Year ist ganz verwurschtelt. Wie kommt denn das? Und, noch wichtiger: Wie werden Sie’s wieder los?

In manchen Standardvorlagen für PowerPoint, die mitinstalliert werden, ist die sogenannte Unterschneidung aktiviert. Eigentlich sollte sie bewirken, dass bei großen Schriften Buchstaben näher zusammengerückt werden, wenn „unter“ einem Zeichen ein bisschen Platz ist. Sieht dann eigentlich besser aus.

Tipp PowerPoint Unterschneidung2

Es hängt aber von der Schriftart ab, ob das wirklich gelingt – im beschriebenen Fall war PowerPoint nicht fähig, die Unterschneidung „richtig schön“ auszurechnen. Daher: weg damit. Und zwar so:

Klicken Sie auf den Dialog-Launcher in der Gruppe START > Schriftart. Im Dialogfenster brauchen Sie die Registerkarte Zeichenabstand, und hier sehen Sie schon das Hakerl bei Unterschneidung. Tun Sie’s weg. Und Ihre Neujahrspräsentation braucht sich nicht mehr zu schämen (außer für den fehlenden Apostroph in Year’s 🙂 ).

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verknüpfte Bilder in Ihr #Word-#Dokument #einbetten – #daschauher

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Irgendwie hat’s was mit den Bildern in Ihrem Dokument – kaum haben Sie keine Internetverbindung, sind sie alle weg – nur so ein hässlicher Platzhalter ist da, und der Hinweis, dass die verknüpfte Grafik nicht angezeigt werden kann. (Woher das kommt? Beispielsweise, wenn Sie Ihre Blogeinträge auf WordPress exportieren und in Word-Dokumente importieren; die Bilder darin werden beim Export nämlich nur als Links eingefügt. Wie Sie das absichtlich machen können, zeig ich Ihnen ein anderes Mal. Lassen Sie mich wissen, wie dringend die Information ist 🙂 ).

So, also die verknüpften Bilder. Sie brauchen ein letztes Mal eine aktive Internetverbindung. Auf DATEI > Informationen > Verwandte Dokumente finden Sie den Einstieg zu Verknüpfungen mit Dateien bearbeiten.

Tipp Word verknüpfte Grafik 1

Im folgenden Dialog gibt’s die Option für ausgewählte Verknüpfung, bei der Sie ein Hakerl setzen müssen: Grafik in Dokument speichern.

Tipp Word verknüpfte Grafik 2

Nun wird das Bild als eingebettetes Bild gespeichert, nicht mehr als Verknüpfung. Sie haben es ab sofort immer bei sich.

2010, 2013, Office-Versionen, Outlook, PowerPoint, Publisher, Uncategorized, Word

#Randerscheinungen in Bildern #wegschneiden

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Sie fügen ein Bild in Ihr Dokument ein, stellen dann aber fest, dass auf dem Bild mehr drauf ist, als Sie zeigen wollten – Überflüssiges im Randbereich stört die eigentliche Aussage. Da hilft das Werkzeug BILDTOOLS > FORMAT > Größe > Zuschneiden. An den Rändern und Ecken Ihres Bildes erscheinen schwarze Linien / Ecken, mit denen Sie von den Rändern Beliebiges Wegschneiden können.

Tipp Office Bild zuschneiden 1Tipp Office Bild zuschneiden 2 Das Abzuschneidende wird Ihnen noch so lange gegraut angezeigt, bis Sie das Bild verlassen und irgend etwas anderes markieren. In den neueren Office-Versionen (2010 und 2013) können Sie vor dem Verlassen sogar noch nachjustieren – klicken Sie mit der Maus in das Bild und schieben Sie es innerhalb des Zuschnittsrahmens dorthin, wo Sie es haben wollen.

 

Tipp Office Bild zuschneiden 3
Damit lassen sich nicht nur Urlaubsfotos von photobombenden Einheimischen befreien, sondern auch Produktbilder von störenden Schatten, …

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#Aufzählungszeichen in #Word – #Punkterl #undmehr #doityourself

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Sie haben da ein paar Absätze in Word, denen tät ein Punkterl am Anfang gut. Also formatieren Sie sie mit der Absatzformatierung START > Absatz > Aufzählungszeichen.

Tipp Word Aufzählungszeichen

Was? Die Standard-Punkterl mögen Sie nicht? Dann klappen Sie eben die Aufzählungszeichenbibliothek aus:

Tipp Word Aufzählungszeichen definieren

Immer noch nichts Passendes dabei? Dann klicken Sie in der Aufzählungszeichenbibliothek ganz unten auf Neues Aufzählungszeichen definieren. Im folgenden Dialog können Sie nun aus allen verfügbaren Symbol…en aller installierten Schriftarten wählen, dazu noch die Schriftart… einstellen (Farbe, Größe, … was das Herz begehrt!). Oder Sie suchen sich ein Bild… aus – auch das ist möglich.

Tipp Word Aufzählungszeichen definieren 1

Jetzt gefällt Ihnen Ihre Aufzählung, oder?

Tipp Word Aufzählung

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#Serienetiketten mit #Word – #cisvvienna #Infonachmittag

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Sie bereiten Etiketten vor, um beispielsweise Menschen für eine morgige Informationsveranstaltung adäquat zu kennzeichnen – damit jeder weiß, mit wem er da spricht und wofür der Ansprechpartner zuständig ist. Es ist Ihnen zu mühsam, jedes einzelne Etikett händisch vorzubereiten, außerdem sollen alle gleich ausschauen. Das geeignete Werkzeug für so eine Aufgabenstellung lautet: Serienetiketten. Sie starten am besten mit einem leeren Dokument, und los geht’s mit SENDUNGEN > Seriendruck starten > Seriendruck starten > Etiketten….

Tipp Word Serienetiketten1

Uje, die Gretchenfrage: welche Etiketten? Endlosdrucker oder Seitendrucker, Etikettenlieferant und Etikettennummer … Zum Glück sind die gängigsten Etiketten bekannt, sonst müssten Sie mit Neues Etikett einen ganzen Haufen Abmessungen spezifizieren, und das kostet im Vergleich zum Ergebnis in diesem Beispiel zu viel Zeit. Es geht nur um eine kleine Veranstaltung …

Tipp Word Serienetiketten2

Jetzt geht’s ans SENDUNGEN > Seriendruck starten > Empfänger auswählen. Also ans Finden der Liste, die alle Daten enthält, die von Etikett zu Etikett verschieden sein sollen. Die können Sie in eine Neue Liste eingeben..., Sie können auch eine Vorhandene Liste verwenden… oder die Daten Aus Outlook-Kontakten auswählen …

Tipp Word Serienetiketten3

Sie haben etwas Passendes gefunden? Fein. Nun können Sie das erste Etikett in Ihrem Dokument gestalten. Gleichbleibende Elemente wie zum Beispiel ein Logo, oder immer gleicher Text, fügen Sie dorthin, wo Sie ihn haben wollen. Variable Elemente, die Sie aus der Datenquelle beziehen wollen, fügen Sie über SENDUNGEN > Felder schreiben und einfügen > Seriendruckfeld einfügen hinzu. Die Felder erscheinen in spitzen Klammern und werden dann später durch die Inhalte des jeweiligen Datensatzes ersetzt werden.

Tipp Word Serienetiketten4

GANZ WICHTIG beim Erstellen von Etiketten: Sie müssen die Inhalte nun mit SENDUNGEN > Felder schreiben und einfügen > Etiketten aktualisieren auf die anderen Etiketten des Bogens übertragen, sonst haben Sie ein einziges Etikett pro Seite, und das wär‘ ein bisschen teuer 😉

Tipp Word Serienetiketten5

Richtig fertig sind Sie nun nach dem Drücken auf SENDUNGEN > Vorschau Ergebnisse > Vorschau Ergebnisse. Nun wird Ihre Vorlage mit Leben erfüllt – Datensatz für Datensatz werden die spitzen Klammern mit den Inhalten aus Ihrer Datenquelle ersetzt. Sieht das nicht gut aus?

Tipp Word Serienetiketten6

Ich lass es mir nicht nehmen: Am 30. November 2014 gab es tatsächlich einen Informationsnachmittag – es ging um internationale Ferienprogramme für Kinder und Jugendliche von 11-99. Die Etiketten waren – das hat sich inzwischen erwiesen! – sehr nützlich.

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#bedingte #Formatierung #einschalten #ausschalten

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Sie haben etwas bedingt formatiert, so wie hier zum Beispiel:

Tipp Excel bedingte Formatierung einaus

(Sie haben nicht, weil Sie nicht wissen, wie? Lesen Sie nach!)

So. Nun ist das ganze schön bunt, und Sie wissen jetzt schon, dass das nicht jedermanns Sache ist. Sie riechen förmlich wie Marie Musterfrau motzen wird, dass sie nun den Wald vor lauter Farbe nicht erkennen kann, und Mehmet Mustermann freudig hüpfen wird, weil er endlich die Zusammenhänge sieht … sollen Sie nun das Arbeitsblatt kopieren und eine farbige und eine farbfreie Version erstellen?

Können Sie, müssen Sie aber nicht – wir tricksen ein bisschen, und dann kann sich jeder die Formatierung nach Wunsch ein- oder ausschalten, abhängig davon ob die Zelle A1 leer ist oder nicht. Und das geht so:

Sie erzeugen noch eine Regel für die bedingte Formatierung, auf den bereits bedingt formatierten Zellbereich, und zwar mit der Option Formel zur Ermittlung der zu formatierenden Zellen verwenden.

Tipp Excel bedingte Formatierung Formel ISTLEER

Die Formel lautet =ISTLEER($A$1). Jede Formel beginnt mit einem =, und für die bedingte Formatierung benötigen Sie einen Ausdruck, dessen Ergebnis entweder WAHR oder FALSCH ist, also alles, was Sie auch in einer WENN-Funktion als Bedingung angeben dürften. Und das Format? Das lassen Sie so, wie’s in der Vorschau: angegeben ist: Kein Format festgelegt.

Zurück im Regel-Manager müssen Sie nun noch dafür sorgen, dass diese Regel zuallererst in der Reihenfolge kommt, und dass, falls diese Regel zutrifft, die Ausführung weiterer Regeln Angehalten wird. Und nun? Ist die Zelle leer, wird nicht formatiert, sonst schon. Marie und Mehmet können also tun, wie sie wollen, und alle sind glücklich 🙂

Tipp Excel bedingte Formatierung einaus Regel