Tag Archives: Pivot

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#Daten in #Excel mit #Pivot #zusammenfassen

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So eine schöne Datenliste haben Sie zusammengetragen. Unter einer Überschriftszeile befinden sich lauter gleichartig aufgebaute Datenzeilen, recht viele, und nun wollen Sie Informationen daraus ziehen.

Beispielsweise die Summe der Units pro, sagen wir mal, Salesperson.

Klar können Sie nun die Daten filtern, und für jede Salesperson die Summe bilden und auf einen Zettel schreiben und dann vergleichen. Excel bietet Ihnen dafür jedoch ein Werkzeug an: Pivot.

Markieren Sie Ihre Daten mitsamt der einen (genau einen!) Überschriftszeile, und wählen Sie EINFÜGEN > Tabellen > Pivottable, und bestätigen Sie das Dialogfeld mit OK. Das passt fürs erste schon.

Tipp Excel Pivot

In dem sich öffnenden Aufgabenbereich wählen Sie nun das Feld aus, in dem die zu summierenden Werte stehen (in unserem Beispiel units) , und ziehen Sie das Feld mit der Maus in den WERTE-Bereich. Zur Belohnung gibt’s eine units-Gesamtsumme unter dem Namen Summe von units. Jetzt kommt’s: ziehen Sie das Feld, nach dem Sie Teilsummen bilden wollen (in unserem Beispiel Salesperson), in den Bereich ZEILEN. Und schon haben Sie all Ihre Teilsummen.

Ging flott, oder?

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Den #Schulbeginn im Griff – #Liste mit #Excel #Pivot #zusammenfassen

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Tipp Excel Pivot Basisdaten

Der Schulbeginnswahnsinn ufert aus. Mehrere Kinder bringen mehrere Listen zu mehreren Gegenständen – wie soll man das, bitte, noch überblicken?

Gar nicht.

Das kann Excel für Sie erledigen.

Tippen Sie die Wunschliste der Lehrkräfte zunächst einmal in eine Excel-Tabelle. Jetzt ist es wichtig, dass Sie für jede Information eine eigene Spalte benützen, eine Überschrift schreiben, und für jede benötigte Kombination aus was – Größe – Blatt – Art – Zusatz – Kind – Gegenstand eine eigene Zeile. Wenn Sie alles erfasst haben (und auch das eingetragen haben, das eines der Kinder, nachdem Sie alles erfasst haben, noch auf einem Käsezettel aus der Hosentasche wurschtelt), geht’s ans Zusammenfassen. Sie machen das mit Hilfe der Pivottabelle. Und zwar so:

Sie markiere Ihre Daten und wählen EINFÜGEN > Tabellen > Pivottable. Bestätigen Sie den Dialog einfach mit OK, damit wird Ihnen eine leere Pivottabelle in einem neuen Arbeitsblatt angezeigt, Sie bekommen einen Pivottable-Aufgabenbereich und sehen dort die Überschriften Ihrer Liste als Feldnamen. Ziehen Sie diese nun in die Bereiche ZEILEN und WERTE, und zwar die Felder, die die zu kaufenden Sachen beschreiben (was, Größe, Art, Zusatz, Blatt), in die ZEILEN, die Zahlenfelder (Anzahl, vorhanden) in die WERTE.

Wenn Sie nun noch in PIVOTTABLE-TOOLS > ENTWURF die Teilergebnisse deaktivieren und das Berichtslayout auf Tabellenformat umstellen, so haben Sie eine brauchbare und strukturierte Einkaufsliste.

Tipp Excel Pivot Liste zusammenfassen

Das besonders Schöne: Nach jedem Einkauf (glauben Sie nicht, dass Sie beim ersten Versuch alles bekommen!) tragen Sie ein, was nun vorhanden ist, drücken auf PIVOTTABLE-TOOLS > Analysieren > Aktualisieren (oder suchen sich das im Rechte-Maustaste-Kontextmenü heraus) und sind wieder am Laufenden. Und: ziehen Sie Kind und Fach noch ganz vorne in die ZEILEN und haben eine Übersicht, wer was bekommt, und womit das Zeug zu beschriften ist.

Das soll eine Erleichterung sein? Schaut kompliziert aus … Tja, glauben Sie einer erfahrenen Vierkindmutter – Schulbeginnorganisation ist kein Ponyhof, und das ist letztlich immer noch schneller als die Papierlistenschreiberei, bei der dann erst recht ausgerechnet das Lateinheft fehlt, dafür aber drei Notenhefte zu viel da sind.

Wie auch immer: Machen Sie’s gut! Ich wünsche allen, die durch diese schwere Zeit gehen, einen effizienten und reibungsarmen Start in ein erfolgreiches Schuljahr.

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#Excel #Pivot #Filter im #Kurzformat setzen

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Tipp Excel Pivot Filter

Das Pivot der neuen Generation kommt standardmäßig recht kompakt daher. „Kurzformat“ nennt sich das Layout, in dem die Zeilenbeschriftungen mehrerer Hierarchien in einer Spalte eingeschlichtet werden.
Was für mehr Übersicht und Platz sorgt, sorgt leider auch für Unklarheit: es gibt, obwohl mehrere Felder da sind, nur einen Zelle „Zeilenbeschriftungen“ mit Filterkasterl. Wie genau funktioniert das jetzt?

Das Filterkasterl ist nun multifunktional. Es reagiert darauf, auf welcher Art von Zeilenbeschriftung Ihr Cursor gerade steht, wenn Sie’s aufklappen. Markieren Sie einen „product“-Eintrag, so ist der Filter auf „product“ eingestellt, markieren Sie eine „Region“, dann gibt’s Regionen zur Auswahl. Ach, und wenn Sie sich vertan haben? Denn gibt’s immer noch ganz oben im Filtermenü die Gelegenheit, das Feld zu wechseln.

(Ich geb’s ehrlich zu: ich hab das Letztere ein paar Jahre lang übersehen 🙂 Lachen Sie ruhig, und seien Sie sich bewusst: Gewohnheiten können einem ganz schöne Bretter vor den Kopf pflanzen.)

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#Pivot #Spalten sollen die #Breite nicht dauernd verändern!

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Wenn Sie das wirklich nicht wollen, dass Pivot die Spaltenbreiten ständig an die wechselnden Inhalte anpasst, dann können Sie ihm das abgewöhnen:
Auf der ANALYSIEREN-Registerkarte der PIVOTTABLE-TOOLS finden Sie die Schaltfläche für die PivotTable-Optionen. Hier gibt’s ein Hakerl: Spaltenbreiten bei Aktualisierung automatisch anpassen.

Nehmen Sie’s weg, und beobachten Sie, wie alle Spalten brav so bleiben, wie Sie sie einstellen.

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#Datum in #Excel #Pivot nach #Jahr, #Monat, … zusammenfassen

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#Datum in #Excel #Pivot nach #Jahr, #Monat, ... zusammenfassen

Sie haben wunderbare, sehr detaillierte Rohdaten, die Sie mit Hilfe von Pivot zusammenfassen. In den Rohdaten ist auch das eine oder andere Datumsfeld – was läge näher, als sich in der Pivottabelle statt einer Zeile für jeden Datumseintrag Summen für jedes Jahr, jeden Monat, … zu wünschen?

Jaaaaa … Sie können die Formel für Jahr und Monat … in der Rohdatentabelle hinten dran basteln – und wenn das Rohdaten sind, die Sie wöchentlich neu geliefert bekommen? Oder die Sie gar nicht verbasteln können, weil sie extern liegen?

Sowieso schnelle geht’s, wenn Sie dieses Datumsfeld zum Gruppenfeld erklären. Schließen Sie’s erst einmal als Spaltenbeschriftung in Ihre Pivottabelle ein, markieren Sie nun einen beliebigen Eintrag und klicken Sie auf PIVOTTABLE-TOOLS > ANALYSIEREN > Gruppieren > Gruppenfeld. Nun brauchen Sie nur noch auszuwählen, ob Sie Ihr Datum nach Monaten, Jahren, beidem, … zusammenfassen wollen, und Sie können Daten vor/nach einem beliebigen Datum als Riesen-Altlasten-Gruppe ausschließen, indem Sie das Häkchen bei „Automatisch“ entfernen und Ihr liebstes Startdatum eintragen.

Verwenden Sie nun das gruppierte Datum wie gewohnt – hurra!

(Anmerkung: das Datum muss ein „echtes Excel-Datum“ sein – wenn die externe Anwendung sowas produziert wie die Zeichenkette „20140619“, dann ist Pivot leider hilflos 🙁 )

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#Excel #Pivot #Differenz zum #Vorjahr in #Prozent

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#Excel #Pivot #Differenz zum #Vorjahr in #Prozent

Ui – first class Fragestellung: Sie fassen Ihre Daten mit einer Pivottabelle zusammen und summieren die Umsätze nach Jahren. Jetzt fragt Sie jemand: und wie viel ist die jeweilige Veränderung im Vergleich zum jeweiligen Vorjahr, in Prozent?
Hui – first class Antwort: Ziehen Sie Ihr Umsatzfeld ein zweites Mal in den Wertebereich, gehen Sie auf die Wertfeldeinstellungen und stellen Sie unter „Werte anzeigen als“ (das ist die Registerkarte, die Ihnen vielleicht noch nie aufgefallen ist) % Differenz von, bei „Basisfeld“ das Feld, aus dem Sie die Jahresinfo beziehen, und bei „Basiselement“ [Vorheriger] ein.
Na bitte. Gern geschehen. 🙂

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#Sprache der #Monate in #Excel #Pivot

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#Sprache der #Monate in #Excel #Pivot

Sie sind echt gut in Pivot, verwenden Datumswerte als Gruppenfeld. Und fragen sich nur eins: Die Monate werden mit Jän, Feb, Mär, … beschriftet. Dabei arbeiten Sie mit der englischen (russischen, japanischen, …) Version von Excel. Wie dieses?
Es ist so: Die Sprache für die Monatsnamen kommt aus der aktuellen Spracheinstellung für Datumswerte im Betriebssystem. In Windows stellen Sie das in der Systemsteuerung bei Zeit, Sprache und Region ein … dort Datums- Uhrzeit oder Zahlenformat ändern, und im folgenden Dialog Region > Formate > Format. Wählen Sie hier eine andere Sprache, so spricht auch Ihre Pivot-Tabelle die neue Fremdsprache (und alle anderen Pivot-Tabellen, die Sie aufmachen).
Babylonisch!

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#Excel #Pivot #Vorjahr #Differenz

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Excel Pivot Vorjahresdifferenz

Willkommen im neuen Jahr! Vergleichen wir’s mit dem alten – mit Hilfe von Excel Pivot. (Warnhinweis: Ab hier sollten Sie nur weiterlesen, wenn Sie Pivot-Tabellen bereits freudig benutzen.)
Ausgangsfrage ist der Wunsch nach einer Summierung der Umsätze nach, sagen wir mal, Produkt und Region gekreuzt mit Jahr – für Pivot-KennerInnen ein Klacks – und zusätzlich einer Darstellung der Differenz zum jeweiligen Vorjahr.
Das geht so: Das Feld Umsatz ziehen Sie noch einmal in den Bereich für die Werte, und dann öffnen Sie das – für Pivot-KennerInnen alltägliche – Dialogfeld für die Wertfeldeinstellungen. „Werte anzeigen als“ ist das Register für Berechnungen, und hier wählen Sie aus dem Dropdown-Feld „Differenz von“, als Basisfeld das Datum (im angezeigten Beispiel wird das per Gruppenfunktion zu Jahren zusammengefasst), und als Basiselement „(Vorheriger)“. Das bedeutet: Der Umsatz soll als Differenz zum Umsatz des vorherigen Jahres angezeigt werden.
Nun erkennen Sie positive oder (wünsch ich Ihnen nicht) negative Entwicklungen auf einen Blick. Viel Erfolg!

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Spaltenbreite in Pivot-Tabellen

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Ist ja nett, dass die #Pivot-Tabelle in #Excel immer so hübsch die #Spaltenbreite optimiert. Ist aber blöd, wenn zwei oder mehrere Pivots übereinander stehen, und eine mit kleinem Inhalt immer die Breite für die andere zerstört.
In den Pivot-Table-Optionen (Rechtsklick oder auf der Optionen-Registerkarte der PivotTable-Tools ganz links) gibt’s eine Einstellung, die Abhilfe schafft: dann eben NICHT „Spaltenbreiten bei Automatisierung automatisch anpassen“. So.