Tag Archives: Filter

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#Excel als #Tabelle #formatieren – #wasistdas

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Vielleicht haben Sie’s schon bemerkt: In Excel gibt es auf START > Formatvorlagen die Funktionalität Als Tabelle formatieren. Hm. Ist das ganze Excel nicht eine Sammlung von Tabellen?

Tipp Excel Tabelle 1

Wir armen BenutzerInnen der deutschen Version sind da Opfer einer prähistorischen Einschränkung: auf deutsch heißt das Sheet nicht Blatt sondern Tabelle, später kam die Table-Funktionalität dazu, die der Einfachheit halber ebenfalls mit Tabelle übersetzt wurde. Kann man nichts machen. Und diese Funktionalität mag ich nun vorstellen:

Wählen Sie einen Bereich aus, der eine hübsche Listenform hat. Das bedeutet:

  • eine (möglichst sinnvolle) Überschriftszeile
  • lauter gleichartig aufgebaute Datenzeilen
  • keine Störungen wie z.B. Zwischensummen

Mit der Funktionalität START > Formatvorlagen > Als Tabelle formatieren erklären Sie nun Excel, dass diese Daten ein bisschen mehr können sollen als nur nebeneinander liegen.

Tipp Excel Tabelle 2

Erstes erfreuliches sichtbares Ergebnis ist eine ganze Registerkarte voll mit TABELLENTOOLS, mit denen Sie den ganzen Datenhaufen nun schnell in einer hübschen Art und Weise formatieren können.

Tipp Excel Tabelle 3Besonders ans Herz legen möchte ich Ihnen hier die TABELLENTOOLS > ENTWURF > Optionen für Tabelle > Ergebniszeile. Die hat’s in sich – Sie bekommen eine Ergebniszeile, in der Sie zusammenfassende Funktionen per Mausklick auswählen können, statt selbst Formeln basteln zu müssen.

Tipp Excel Tabelle 4

Schön, oder? Und wenn Sie in der Tabelle jetzt noch ganz nach oben blicken, dann sehen Sie, dass sich auch eine Filterfunktion in die Tabelle integriert hat. Filtern Sie doch einmal. Und sehen Sie sich jetzt die Ergebniszeile an.

Nettes Werkzeug, die Tabelle, oder?

 

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#Excel #Filter #Erweitert – mit einer #Formel drin!

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Tipp Excel Filter Erweitert Formelkriterium

Im erweiterten Filter in Excel (siehe auch 19. Juli 2014, 21. Juli 2014, …) können Sie Kriterien auch noch mit Formeln festlegen.

Dazu brauchen Sie im Kriterienbereich eine zusätzliche Spalte, mit einer Überschrift, die sonst nirgends vorkommt (im Bild „berechnet“, könnte aber genau so gut „miezikatzi“ heißen, Namen sind hier Schall und Rauch). Hier geben Sie nun das Kriterium als sogennante „Boolsche Formel ein“, als Formel also, deren Ergebnis WAHR oder FALSCH sein kann (technisch: ein Gleichheitszeichen, und dann ein ganz normaler Vergleich, wie Sie ihn auch in einem WENN als Bedingung formulieren würden).

In dieser Formel nehmen Sie Bezug auf die erste Datenzeile einer Spalte im Datenbereich, wenn Sie für eben diese Spalte ein Kriterium formulieren möchten. (Im Beispiel ist es das B7 in „=B7<HEUTE()“. B ist die Spalte, 7 ist die erste Datenzeile. Somit wird geschaut, ob in der Spalte B der Wert kleiner ist als das heutige Datum. (Mehr zum Thema HEUTE hatten wir gestern in diesem Blog.))

Ausführen. Fertig.

Ich bin mir nun nicht sicher, ob mir zum Thema „erweiterter Filter“ noch einmal etwas einfallen wird. Wenn ja, erfahren Sie’s als Erste!

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#Excel #Filter #Erweitert – #und #und #und

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Tipp Excel Filter Erweitert Ranges

Das Thema Erweiterter Filter („Spezialfilter“) in Excel kommt immer wieder (siehe auch 19. Juli 2014, 21. Juli 2014, 23. Juli 2014, …); wenn man einmal damit angefangen hat, lässt es einen nicht mehr los 🙂

Dieses Mal gibt’s eine spezielle Spezialanforderung: Gesucht sind all jene Zeilen, in denen in der Spalte mit den Units entweder eine Zahl unter 1000 oder eine zwischen 11000 und 12000 steht.

Das mit den „unter 1000“ und dem „oder“ sollte klar sein – wenn nicht, dann lesen Sie doch bitte in der Blogvergangenheit nach. Aber wie bildet man „zwischen 11000 und 12000“ ab, also „größer als 11000 und gleichzeitig kleiner als 12000“?

Sie brauchen im Kriterienbereich zwei Spalten mit der gleichen Überschrift (in unserem Beispiel „Units“) –> da geben Sie dann die beiden Bedingungen, die sich auf die selbe Spalte beziehen, ein.

Klappt ja!

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#Excel #Filter #Erweitert #Kriterien #und #oder

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Tipp Excel Filter Erweitert UND ODER

Hier ist wieder einmal der erweiterte Filter in Excel. (Siehe auch 19. Juli 2014, 21. Juli 2014, 23. Juli 2014 – das Wissen von damals hat sich gefestigt, oder?)

Die logischen Kriterienverknüpfungen UND und ODER lassen sich kombinieren, und dazu gibt’s heute ein Beispiel. Und jetzt endlich gewinnt der Erweiterte Filter enorm an Bedeutung – denn eine Kriterienkombination wie die gezeigte lässt sich mit dem herkömmlichen Filter nicht verwirklichen. Und zwar: gefiltert werden alle Daten, in denen entweder

  • das Product „vegetables“ ist und gleichzeitig die Region „West“

oder

  • das Product „sweets“ ist und gleichzeitig die Region „South“

Lassen Sie sich das einmal auf der Zunge zergehen!

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in #Excel #alleDaten #anzeigen, aber den #Filter #behalten

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Tipp Excel Filter erneut anwenden

Sie haben Ihre Daten gefiltert – nur die von Monat Mai, die eine Telefonnummer haben, die mit +43 beginnt, in denen die Rechnungsnummer auf -9 endet, und in denen das Bezahldatum noch leer ist.

Und jetzt möchten Sie wieder alle Daten sehen. Also: Filter löschen / Alle anzeigen in den Spalten Datum, Telefonnummer, Rechnungsnummer und Bezahldatum. Nicht wahr?

Schon wahr. Schneller geht’s aber, wenn Sie in START > Bearbeiten > Filter die Funktion Löschen anwenden. Die löscht nämlich nicht (wie man guten Mutes vermuten könnte) den Filter selbst, sondern nur alle Filtereinstellungen, zeigt also bei beibehaltenem Filter wieder alle Daten an.

Schon wieder Zeit (und Nerven) gewonnen!

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#Excel #Filter #Erweitert – #oder wie?

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Tipp Excel Filter Erweitert ODER

Schon wieder der erweiterte Excel-Filter: heute ist der Kriterienbereich größer als die beiden letzten Male (19. Juli 2014 bzw. 21. Juli 2014). Eine Zeile mehr – das bedeutet eine logische ODER-Verknüpfung der Kriterien.

Also im Bildbeispiel: das Ergebnis werden alle Daten sein, in denen in der Spalte „Product“ das Wort „sweets“ steht, oder in der Spalte „weekday“ das Wort „So“. Oder auch beides zutrifft. Also: mindestens eine der Zeilen muss passen, damit eine Datenzeile in den erlauchten Kreis der Ergebnisse aufgenommen wird.

Wir rekapitulieren: selbe Zeile = es wird streng geprüft, alles muss passen; neue Zeile = es reicht, wenn eine der Zeilen passt.

Das Thema kommt wieder, versprochen! (Ist ja auch enorm schön!)

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#Excel #Filter #Erweitert – na #und ?

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Tipp Excel Filter Erweitert UND

Logikaufklärung im erweiterten Filter in Excel (siehe auch 19. Juli 2014):

Wenn im Kriterienbereich mehrere Kriterien in der selben Zeile angegeben sind, so werden sie beim Filtern als mit einem logischen UND verbunden interpretiert. Das Ergebnis schließt also nur jene Daten ein, in denen alle in dieser Zeile spezifizierten Kriterien zutreffen (im Bild hellblau markiert).

Ach ja – das war noch nicht alles zu diesem Thema. Stay tuned!

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#Excel #Filter #erweitert #wasistdas?

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Tipp Excel Filter Erweitert Basis

In Excel gibt es auf der DATEN-Registerkarte in der Gruppe Sortieren und Filtern die Funktion Erweitert. Was tut die, wie funktioniert die?

Mit Hilfe des erweiterten Filters (auch Spezialfilter genannt, das klingt beeindruckender) können Sie Kriterien in einen Kriterienbereich eingeben und Ihre Daten noch differenzierter filtern, als es mit dem herkömmlichen Filter möglich ist.

Für ein erstes Verständnis genügt das hier gezeigte Beispiel. Die zu filternden Daten sind im Bereich A6:H17 – eine Überschriftszeile ist oben dabei, und das ist gut, denn die muss sein. Dann brauchen wir noch einen Kriterienbereich. In dem müssen sich die Überschriften der Spalten wiederfinden, nach denen gefiltert werden soll (es können auch noch weitere Überschriften da sein, das stört nicht). Darunter füllen Sie die Zellen mit Ihren Kriterien. Für etwas, das gleich sein soll, schreiben Sie den gesuchten Wert einfach in die Zelle (sweets) oder verformeln ihn für mehr Flexibilität mit Gleichheitszeichen (=“=“ & A8 für „soll gleich sein mit dem, was ich gerade in Zelle A8 geschrieben habe“). Sie können auch Vergleichsoperatoren anwenden (>8000) und auch die verformeln (=“>“ & A8).

Jetzt die Funktionalität: DATEN > Sortieren und Filtern > Erweitert, und im Dialogfeld geben Sie den Listenbereich an (also den Bereich, in dem Ihre Daten samt Überschrift stehen) und den Kriterienbereich ebenfalls (den Zusatzbereich mit benötigten Überschriften und Vergleichskriterien). Dann steht noch zur Auswahl, die Filterung vor Ort vorzunehmen oder das Ergebnis gleich in einen neuen Bereich zu kopieren – wählen Sie das Passende.

Geschafft!

Demnächst dazu noch mehr 🙂

 

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#Excel #Filter #erneut anwenden

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Tipp Excel Filter erneut anwenden

Sie haben Ihre Daten in Excel gefiltert, und inzwischen verändert.

Z.B. alle rot hinterlegten Zeilen (die dringenden) angezeigt, und nun schon einiges erledigt und daher grün hinterlegt.

Z.B. alle Zeilen ohne Telefonnummer angezeigt, und schon einige Telefonnummern recherchiert und eingetragen.

Nun hätten Sie gerne alle, die sozusagen „trotzdem noch übrig sind“ –> Filter löschen und Filter erneut einstellen, denselben wie vorher. Oder einfacher: START > Bearbeiten > Filter > Erneut anwenden.

Diese Funktion schaut sich nämlich die Daten noch einmal an und beachtet dabei exakt die von Ihnen bereits eingestellten Filterregeln. Spart daher Zeit. Und davon kann man nicht genug bekommen, oder?

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#Excel-Seitenblicke: #TEILERGEBNIS und #Filter haben sich #lieb

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Tipp Excel Filter TEILERGEBNISWenn Sie eine Liste von Daten haben, und die Summe aller Preise berechnen, liefert die Funktion SUMME Ihnen immer die Summe aller Zahlen im ausgewählten Bereich. Filtern Sie die Liste, so ist das der SUMME herzlich egal – sie zeigt Ihnen immer noch die Summe aller Zahlen im ausgewählten Bereich.

TEILERGEBNIS ist da anders. Es zeigt Ihnen die Summe der sichtbaren Zahlen im ausgewählten Bereich. Oder die Anzahl. Oder das Minimum, das Maximum, … Sie sagen einfach mit Hilfe eines Codes, welche Berechnung TEILERGEBNIS für Sie durchführen soll.

Also z.B. TEILERGEBNIS(9;J4:J10) summiert die sichtbaren Zellen im Bereich J4:J10. Entspricht also SUMME(J4:J10), nur sind die weggefilterten Zeilen unberücksichtigt.

TEILERGEBNIS(3;J4:J10) zählt die sichtbaren nicht-leeren Zellen im Bereich J4:J10. Entspricht also ANZAHL2(J4:J10), nur sind die weggefilterten Zeilen unberücksichtigt.
Welche Zahl für welche Funktion steht, sagt Ihnen Teilergebnis bei der Eingabe.

Wie das auf Englisch heißt, wollen Sie jetzt noch wissen. SUBTOTAL.