Tag Archives: Filter

#Störenfriede in #Excel in den Griff kriegen – #Summe ganz #modernisiert

Eine Excel-Liste. Und Sie brauchen die Summe irgendwelcher berechneten Werte. Die Funktion SUMME kennen Sie:

XTipp Aggregat1

Aber das Ergebnis stellt Sie nicht zufrieden:XTipp Aggregat2

Fehlerwerte! #DIV/0! … wie konnte das passieren? Eine Summe ist doch keine Division! Jaaaa…. aber: Sie sehen es schon: in dem Bereich, in dem die Zahlen stehen, die Sie summieren wollen, sind auch ein paar #DIV/0!-Werte, die sind die eigentlichen Übeltäter. Die SUMME kommt mit denen einfach nicht zurecht. Also was nun? Die Fehler loswerden, beispielsweise mit einer komplizierten WENN-Funktion? Ein andermal – heute machen wir’s uns leicht (falls Sie Excel in der Version 2010 oder höher benutzen), und verwenden eine recht junge Funktion:

XTipp Aggregat3

AGGREGAT ist sozusagen der jüngste Sprößling in der Familie der Zusammenfassungs-Funktionen. Sie möchte drei Informationen von Ihnen haben:

  • mit welcher Funktion soll sie Ihre Daten zusammenfassen? Das ist – wie schon im TEILERGEBNIS – verschlüsselt; zum Glück sind die Schlüssel gleich, und wir können für die Summe den Schlüssel 9 benutzen.
  • Option: Wie soll sie mit Störenfrieden umgehen? Schon wieder so eine Schlüsselsache. Ich schreib’s für Sie ab:
    0 – Verschachtelte TEILERGEBNIS- und AGGREGAT-Funktionen ignorieren
    1 – Ausgeblendete Zeilen, verschachtelte TEILERGESNIS- und AGGREGAT-Funktionen ignorieren
    2 – Fehlerwerte, verschachtelte TEILERGESNIS- und AGGREGAT-Funktionen ignorieren
    3 – Ausgeblendete Zeilen, Fehlerwerte, verschachtelte TEILERGESNIS- und AGGREGAT-Funktionen ignorieren
    4 – Leerwerte ignorieren
    5 – Ausgeblendete Zeilen ignorieren
    6 – Fehlerwerte ignorieren
    7 – Ausgeblendete Zeilen und Fehlerwerte ignorieren
    Am beliebtesten sind 6 und 7 – mit 6 reagiert AGGREGAT wie die zugrunde liegende Zusammenfassungsfunktion, allerdings tun Fehler nicht mehr weh; mit 7 reagiert AGGREGAT wie TEILERGEBNIS, nur ebenfalls ohne Fehlerschmerzen
  • Bereich, in dem die Werte stehen, die zusammengefasst werden sollen.

Das war’s schon. Die neue Summe ist fertig und funktioniert wunderbar. Bevor Sie den Beweis sehen dürfen, verwenden wir nur die Option 7 auch gleich – damit wir beim Filtern sowohl Gesamtsumme als auch die Summe der gerade sichtbaren Werte sehen:XTipp Aggregat4

Na, ist das nicht ein schönes Ergebnis?

XTipp Aggregat6

Übrigens: wie alle Zusammenfassungsfunktionen ignoriert auch AGGREGAT alle Texte und Leerzellen im ausgewählten Bereich. Das hat die Funktion von ihren älteren Geschwistern gelernt. Denen ist sie ganz schön über den Kopf gewachsen, finden Sie nicht auch?

Ihre #PivotTable ist eine #Zeitmaschine

In den Basisdaten Ihrer PivotTabelle befindet sich das eine oder andere Datumsfeld? Und Sie wollen nun abwechselnd die Ergebnisse der verschiedenen Jahre (oder Monate oder Quartale oder Tage) anzeigen. Wenn Sie bereits Office 2013 verwenden, steht Ihnen dazu das Werkzeug PIVOTTABLE-TOOLS > ANALYSIEREN > Filtern > Zeitachse einfügen zur Verfügung. Ähnlich wie beim Datenschnitt wählen Sie dasjenige Ihrer PivotTable-Felder aus, das Sie mit diesem Datenschnitt verknüpfen wollen – erlaubt (und vorgeschlagen) sind nur echte Excel-Datumsfelder; keine datumsähnlichen Texte oder Ähnliches. Nun geht’s los: wählen Sie…

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#Excel #Pivot-Tabellen #fernsteuern

Und noch einmal: Datenschnitte. Vorgestern haben wir gesehen, was das ist, gestern, wie Sie’s verbessern können, heute patzen wir noch eine Portion Schlagobers oben drauf: Die DATENSCHNITTOOLS > OPTIONEN > Datenschnitt> Berichtsverbindungen, mit denen Sie angeben können, welche Pivot-Tabellen sich der Datenschnitt beeinflusst. Ja, richtig, welchE Pivot-Tabellen. Als Verbesserung zu allen anderen Pivot-Tabelle-Filtermethoden können Sie nämlich mit dem Datenschnitt beliebige Pivot-Tabellen steuern, Hauptsache, sie beruhen auf exakt derselben Datenquelle. Zum Ausprobieren müssen Sie also zunächst eine weitere Pivot-Tabelle erzeugen, die auf den selben Daten basiert…

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#Datenschnitte sind lustig – #lebenserleichterndemaßnahmen

Gestern gab’s Datenschnitte zur Jause – heute zeig‘ ich Ihnen ein paar nicht ganz offensichtliche Fähigkeiten davon: Erstens: Sie können mehrere Elemente markieren, indem Sie die Strg-Taste drücken und eins nach dem anderen anklicken. Und Sie können den gesetzten Filter im Datenschnitt wieder löschen – rechts oben sehen Sie den dafür üblichen durchgestrichenen Trichter. Falls Sie mehrere Felder mit Datenschnitten versehen haben (siehe gestern), dann haben Sie übrigens hoffentlich bemerkt, dass Daten, die der eine Datenschnitt schon zur Gänze eliminiert, auch im zweiten nicht mehr…

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Weg mit überflüssigen Ergebnissen in #Excel #Pivot – #ballastabwerfen

Unsere Einkaufsliste enthält viel Gutes, aber auch ein bisschen was Überflüssiges:

Tipp Excel Pivot Nullwerte

Sie sehen es gleich, oder? Da sind Einträge für Produkte, die Sie gar nicht einkaufen müssen. So werden Sie sie los:

Tipp Excel Pivot Wertefilter

Benutzen Sie den Wertefilter, der in der Überschrift Ihrer PivotTable auftaucht, und schränken Sie die Anzeige auf alle Einheiten ein, deren Ergebnis in der Einkaufsmenge größer ist als 0.

Tipp Excel Pivot Wertefilter Auswahl

 

Jetzt sind sie weg, die Störenfriede!

(Nur noch ein einsames #NV nervt ein wenig. Oder fällt Ihnen noch etwas ein?)

 

 

#Entspannung in der #Küche – einfache #Funktionen in #Excel

Das schon lange laufende Küchenbeispiel ist noch nicht zu Ende – aber bald wird angerichtet. Damit’s auch wirklich bekömmlich wird, müssen wir noch ein paar Informationen in der Liste ergänzen: Die Spalte fh fischt sich aus der Produkte-Liste die Information heraus, ob das Produkt eins ist, bei dem man auf Frische achten muss, oder ob es haltbar ist (ich unterscheide nur diese beiden Fälle). Die Formel dazu ist =SVERWEIS([@was];Produkte[#Alle];7;FALSCH) – und wenn Sie die vergangenen Tage durchblättern, erklärt sie sich sozusagen von selbst, wenn Sie nicht blättern wollen, erklär ich sie Ihnen: SVERWEIS schaut…

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#filterlos soll die #Pivottabelle sein – #Excel

Ihre Pivot-Tabelle sollte nicht alle Daten anzeigen – also haben Sie sie nach allen Regeln der Kunst gefiltert. Welche Felder Filterkriterien wurden, Sehen Sie jederzeit in der Feldliste – die Trichter sind das Symbol dafür.

Tipp Excel Pivot Filter 1

Ach, und nun wollen Sie all diese Filter wieder los werden? Einen nach dem anderen … gut, schön, aber geht das nicht schnelle? Es geht:

Tipp Excel Pivot Filter löschen

PIVOTTABLE-TOOLS > ANALYSIEREN > Aktionen > Löschen > Filter löschen zeigt wieder alle Daten an.

Fixierte Objekte werden verschoben #ExcelFehler beim #Filtern #gnaaaa

Schon mal erlebt? Sie schalten in Ihrer Arbeitsmappe den Filter ein, und dann dürfen Sie tausend Mal die Fehlermeldung „Fixierte Objekte werden verschoben“ wegklicken … 🙁 Mühsam. Was ist der Grund? Irgendwo liegen Shapes herum, die beim Filtern ihren Platz wechseln müssen, weil sie an die Zellen „angeklebt“ sind. Und wie geht das weg? Entweder entfernen Sie das Hakerl bei START > Optionen > Erweitert > Ausschneiden, Kopieren und Einfügen > Eingefügte Objekte mit übergeordneten Zellen auschneiden, kopieren, sortieren Oder Sie programmieren ein bisschen was:…

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Wie werd ich einen #Datenschnitt wieder los? #zauberlehrling

Erinnern Sie sich an gestern? Da hab ich Ihnen gezeigt, wie Sie Datenschnitte erstellen können.

Aber nicht, wie Sie sie wieder loswerden – und das Naheliegende, nämlich das kleine Symbol rechts oben im Datenschnitt, löscht nicht den Datenschnitt, sondern setzt nur die Filtereinstellungen zurück.

Tipp Excel Tabelle Datenschnitt 3

Es geht viel einfacher: Datenschnitt markieren, Entf-Taste drücken, alles wieder sauber 🙂

#Excel #Tabelle mit #Datenschnitt #filtern

Noch eine Ergänzung zur Funktionalität START > Formatvorlagen > als Tabelle formatieren (siehe auch gestern und vorgestern):

Sie können statt des herkömmlichen Filters in Excel 2013 und 2016 eine Tabelle auch mit einem Datenschnitt filtern. Das sieht hübscher aus und ist im Handling einfacher. Mit TABELLENTOOLS > ENTWURF > Tools > Datenschnitt einfügen kommen Sie zu einem Auswahlfenster und können die Felder, aus denen Datenschnitte werden sollen, aus allen vergebenen Überschriften der Tabelle wählen.

Tipp Excel Tabelle Datenschnitt 1

Die Datenschnitte können Sie dann mit DATENSCHNITTOOLS noch ein wenig behübschen – Farbe, Größe, Spalten sind ganz nach Wunsch wählbar. Und jetzt filtern Sie die Daten, indem Sie die Buttons in den Datenschnitten anklicken. Mehrfachauswahl machen Sie wie immer mit Hilfe der Strg-Taste. Gleichzeitig sehen Sie immer, was gerade herausgefiltert wurde. Und auch das Filtereinstellung entfernen geht einfach – rechts oben im Datenschnitt finden Sie das „Filtereinstellungen entfernen“-Symbol.

Tipp Excel Tabelle Datenschnitt 2