Tag Archives: Access

Nachtrag zur bedingten Formatierung in #Access – #inspectorcolumbo

Gestern gab’s bedingte Formatierung von Steuerelementen in Access zum Hauptgericht – heute folgt als Nachspeise noch ein Auswahl der Möglichkeiten zum Feldwert-Vergleichen, die es neben Kleiner als noch gegeben hätte: Zwischen Nicht Zwischen Gleich Ungleich Größer als Kleiner als Größer als oder gleich Kleiner als oder gleich Da ist nun wirklich für jeden Bedarf etwas dabei, oder? Es geht übrigens noch komplizierter – aber das ist für den Feiertag zu viel. Ich meld mich wieder!

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bedingte Formatierung in Access – #dieweltistbunt

Seit der Version 2007 bietet Access eine bedingte Formatierung an – Sie wussten das nicht? Das ist das Schicksal vieler LangzeitanwenderInnen, wer hat schon Zeit, sich ständig über alle neuen Features am Laufenden zu halten. Jetzt aber! Wenn Sie ein Steuerelement haben, das sich abhängig von seinem Inhalt verändern soll, können Sie manche Formateigenschaften per bedingter Formatierung verändern. Wählen Sie dazu das betreffende Steuerelement aus (ich hab ein reserviert bis-Feld dafür ausgewählt, das rot werden soll, wenn der Reservierungszeitpunkt überschritten ist) und öffnen Sie den…

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Normalisieren von Datenbanken

Ab und zu muss man eine Datenbank erstellen – ein wichtiger Schritt bei der Konzeption ist dabei das sogenannte Normalisieren – aus einem Haufen Daten ein brauchbares Datenmodell herauskristallisieren. Ehrlich gesagt: nach so vielen Jahren, in denen ich das schon mache, heißt mein Werkzeug inzwischen: Bauchgefühl. Ich weiß, wenn ich Daten sehe, wie das Modell auszusehen hat, ich weiß, wenn Sie mir ein paar Use Cases schildern, welche Tabellen ich gleich werde anlegen müssen. Aber Schluss mit der Angeberei: wie habe ich’s früher gemacht, und…

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#Datum ist eine #Zahl – in #Access

Sie haben nicht ganz sauber gepflegte Daten aus z.B. Excel in eine Access-Tabelle importiert. Bei näherem Hinsehen stellen Sie fest, dass in Excel in einigen Zellen Datumswerte gestanden sind, in Access wurden daraus aber Zahlen. Die würden Sie in einer Abfragen aber lieber als Datum darstellen – wie lässt sich das konvertieren? Mit einer einfachen Funktion: Zdate([Datumsfeld]) macht aus 41936 wieder den 24.10.2014. In der SQL-Ansicht heißt diese Funktion übrigens CDate – in Access darf man sich über den dauernden Namenswechsel der Funktionen aber sowieso…

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Was muss alles in die #Schnellzugriffsleiste?

Tipp Schnellzugriffsleiste

In jeder Office-Anwendung ganz oben zu finden: die Schnellzugriffsleiste. Für besonders häufig benötigte Befehle … ah, unter dem Pfeilsymbol rechts befindet sich eine Auswahl. Was ist denn da genau was?

  • Neu: legt ein neues leeres Dokument auf der Basis Vorlage-für-ein-neues-leeres-Dokument an. Ohne überflüssige Detailfragen
  • Öffnen: Ist eine Abkürzung für DATEI > Öffnen und führt zum Dialog zum Öffnen von Dateien
  • Speichern: Speichert das aktuelle Dokument. Wenn dieses noch nie gespeichert wurde, öffnet sich der Speichern unter-Dialog.
  • E-Mail: Abkürzung für DATEI > Freigeben > E-Mail > als Anlage senden. Hängt das aktuelle Dokument an eine neue, leere E-Mail an und bittet Sie um Angabe des Adressaten.
  • Schnelldruck: Druckt das aktuelle Dokument mit den Standardeinstellungen auf dem Standarddrucker. Ohne weitere Detailfragen.
  • Rechtschreibung und Grammatik: Abkürzung für ÜBERPRÜFEN > Dokumentprüfung > Rechtschreibung. Startet die Rechtschreib- und Grammatikprüfung
  • Rückgängig: Macht den letzten Befehl (mit der Auswahl auch mehrere letzte Befehle) rückgängig
  • Wiederholen: Macht den zuletzt rückgängig gemachten wieder rück-rückgängig.
  • einige Vorschläge sind noch programmspezifisch (z.B. Tabelle zeichnen bei Word, Sortieren bei Excel, …)
  • Fingereingabe / Mausmodus (ab Office 2013): Umschalten zwischen Mausmodus (herkömmliche Anzeige des Menübands) und Fingereingabe (größere Icons für Touchscreens, aber auch in rumpeligen Zugfahrten oder für Schlechtsichtige)

welches #Office-Programm wofür?

Die ewige Frage: welches Office-Programm verwendet man am besten für welche Aufgabe? Schwierig – natürlich gibt es Grauzonen. Ich gebe Ihnen hier ein paar Anhaltspunkte: Outlook: Ganz klar: Mails schreiben, Termine verwalten, Kontakte speichern, Aufgaben organisieren. Das war einfach 🙂 Word: Schreiben. Und zwar Fließtext. Also Briefe, Diplomarbeiten, Dissertationen, Handbücher, Memos, Protokolle, … Alles, was keine feste Form im Sinne von „das hat 16 Seiten, dreispaltig, und wenn das nicht voll wird, tun wir Bilder dazu“ hat. Auch Tabelliges, wenn damit nicht gerechnet werden soll, sondern…

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Behalten Sie in #Access die #Übersicht

Tipp Access Übersichtsmanager

Wer so alt ist wie ich verwendet in Access „immer schon“ den Übersichts-Manager, um eine einfache Benutzerführung zu erzeugen. Das Tool ist nicht besonders hübsch, erlaubt aber, ein Formular zu generieren, das Haupt- und Untermenüsteuerung auf beliebig vielen Ebenen im Griff hat. Jedes Menü – jede Übersicht – wird dabei für sich konfiguriert; Sie können Formulare öffnen, Berichte anzeigen, die Anwendung beenden, Funktionen ausführen, …

(In Wahrheit steckt dann nur eine Tabelle „Switchboard Items“ dahinter, in der alles Notwendige drinsteht.)

Gut. Und wo ist das Ding in den moderneren Versionen? Seit 2007 versteckt es sich offenbar.

Mhm. Schade – ist nämlich ganz praktisch. Vorhanden ist es jedenfalls auch in den neuen Versionen; nur der Zugriff erfolgt quasi durch die Hintertür. Im Menü DATEI > Optionen > Symbolleiste für den Schnellzugriff finden Sie den Übersichtsmanager in der Liste „Alle Befehle“. Nun können Sie ihn in Ihre Schnellzugriffsleiste Hinzufügen, ab jetzt ist der Befehl zu Ihren Diensten.

Behalten Sie die Übersicht 🙂 !

#Objekt in #Access #suchen

Tipp Access Navigation Suchleiste

Ihre Access-Datenbank umfasst 97 Tabellen, 325 Abfragen, 213 Formulare, … Wie soll man in diesem Objekte-Heuhaufen etwas finden???

Es gibt zu diesem Zweck im Navigationsbereich eine Suchleiste. Gleich unter der Überschrift, oberhalb der Liste der Objekte. Da steht „Suchen…“, und wenn Sie da ein paar Zeichen eingeben, wird nur mehr eine Auswahl der Objekte angezeigt, und zwar all jene, deren Namen die eingegebenen Zeichen beinhalten.

Ach, Sie haben keine Suchleiste? Die bekommen Sie, wenn Sie auf den Header des Navigationsbereichs mit der rechten Maustaste klicken und den Eintrag „Suchleiste“ im sich öffnenden Kontextmenü aktivieren.

Gut versteckt? Finde ich auch. Deshalb verrate ich’s auch gerne 🙂

#Summe von #Spalten in #Tabellen und #Abfragen – es geht um #Access, klar!

#Summe von #Spalten in #Tabellen und #Abfragen - es geht um #Access, klar!

Ab und zu wüsste man gerne die Summe aller Zahlen in einer Spalte einer Tabelle oder Abfrage. In Access lässt sich das in den neueren Versionen (die mit Menüband) leicht bewerkstelligen: Ein Klick auf das Summensymbol in der Startregisterkarte blendet am unteren Ende des Fensters eine Summenzeile ein. Nun können Sie für jede beliebige Spakte die Summe anzeigen . Oder auch die Anzahl, den Mittelwert, … was das Herz begehrt.

Das ist Ihnen bisher nicht aufgefallen? Deshalb schreib ich ja drüber 😉 Viel Freude damit!

#Filter in #Access #2013

#Filter in #Access #2013

Daten filtern in Access macht mit dem Auswahlfilter richtig Spaß. Auf der Startregisterkarte versteckt sich der, in der Gruppe Sortieren&Filtern. Und so arbeitet er:
Stellen Sie sich in der Datenblattansicht Ihrer Tabelle oder Ihres Auswahlabfrage-Ergebnisses in einen Datensatz, der in einem Feld den zu filternden Inhalt enthält. Klappen Sie nun das Auswahlfilter-Menü aus – und die Möglichkeit, alles zu filtern, das gleich Ihrer Auswahl ist, wird gleich als erste angezeigt. Klick – fertig.
Weitere Möglichkeiten sind noch „ist nicht gleich“, „enthält“ und „enthält nicht“. Damit haben Sie die häufigsten Filterwünsche mit wenigen Mausklicks erledigt.