Unsere Mengen-Tabelle zur Küchenplanung ist seit gestern fertig. Nun wollen wir unsere Daten zusammenfassen – aus der Tabelle mit den Detailinformationen eine hübsche Übersicht erzeugen, die zumindest jedes Produkt nur ein Mal enthält, die Summe der einzukaufenden Menge ausweist. Das am besten geeignete Werkzeug dazu ist die Pivot-Tabelle. (Und jetzt erschrecken Sie nicht! Ich weiß schon, dass die Pivot-Tabellen-Beherrschenden lange Zeit so getan haben, als wäre das Zusammenfassen mit einer Pivot-Tabelle kaum zu erlernende Magie, das stimmt allerdings nicht 🙂 .)

Los geht’s! Den ersten Schritt machen wir

entweder mit TABELLENTOOLS > ENTWURF > Tools > Mit PivotTable zusammenfassen

oder mit EINFÜGEN > Tabellen > PivotTable

In beiden Fällen bestätigen Sie den aufpoppenden Dialog einfach mit OK, die Vorschläge darin sind goldrichtig.

Das Ergebnis ist ein wenig verstörend – ein neues Blatt und darauf ein Kasterl; weiters neues Zeug im Aufgabenbereich:

Keine Sorge: das ist nicht weiter schwierig 🙂 Schauen wir uns den Aufgabenbereich doch einmal näher an: Da gibt’s eine Liste der Pivot-Table-Felder, und die kennen Sie: es sind die Spaltenüberschriften aus der Tabelle, von der Sie ausgegangen sind. Also alles ganz vertraut 🙂 Und darunter? Vier leere Bereiche, und die Anweisung, Sie mögen Felder zwischen den Bereichen unten ziehen. Einer dieser Bereice ist mit dem Summenzeichen und dem Wort WERTE übertitelt … und da hinein sollen wir nun ein Feld ziehen … vielleicht wird davon dann die Summe gebildet? Probieren Sie’s: ziehen Sie eines der Felder, das Zahlenwerte enthält, auf den Bereich unten. Ich mach’s mit der Zahl vor, sie enthält ja die Menge, die für unser Camp jeweils gekauft werden soll. Ok, jetzt haben wir die Gesamtsumme aller Mengen – das ist noch nicht ganz das, worauf wir hinaus wollten, aber es wird schon.

Damit wir nicht die Gesamtsumme erhalten, sondern die Summe pro Produkt jeweils in einer eigenen Zeile, müssen wir … vielleicht ahnen Sie es schon … das Feld was aus der Liste der Pivot-Table-Felder in den Bereich ZEILEN ziehen – ja, voilá, das ist ja genau das, was wir haben wollten!

Sie können natürlich (wenn Sie nicht gerade genau mein Beispiel nachbauen, sondern eine eigene Tabelle haben, die Sie zusammenfassen wollen) auch nachschauen, was EINFÜGEN > Tabellen > Empfohlene PivotTables so hergibt – vielleicht ist das von Ihnen gewünschte Resultat schon dabei? (Warum ich das nicht gleich gesagt habe? Na ja, zuerst sollten Sie verstehen, was passiert, und nicht einfach auf das Glück bauen müssen, dass Excel Ihre Absichten errät 😉 .)

Was, Sie sind noch nicht ganz zufrieden? Ich auch nicht – morgen machen wir weiter.