Category Archives: Access

Nachtrag zur bedingten Formatierung in #Access – #inspectorcolumbo

Gestern gab’s bedingte Formatierung von Steuerelementen in Access zum Hauptgericht – heute folgt als Nachspeise noch ein Auswahl der Möglichkeiten zum Feldwert-Vergleichen, die es neben Kleiner als noch gegeben hätte: Zwischen Nicht Zwischen Gleich Ungleich Größer als Kleiner als Größer als oder gleich Kleiner als oder gleich Da ist nun wirklich für jeden Bedarf etwas dabei, oder? Es geht übrigens noch komplizierter – aber das ist für den Feiertag zu viel. Ich meld mich wieder!

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bedingte Formatierung in Access – #dieweltistbunt

Seit der Version 2007 bietet Access eine bedingte Formatierung an – Sie wussten das nicht? Das ist das Schicksal vieler LangzeitanwenderInnen, wer hat schon Zeit, sich ständig über alle neuen Features am Laufenden zu halten. Jetzt aber! Wenn Sie ein Steuerelement haben, das sich abhängig von seinem Inhalt verändern soll, können Sie manche Formateigenschaften per bedingter Formatierung verändern. Wählen Sie dazu das betreffende Steuerelement aus (ich hab ein reserviert bis-Feld dafür ausgewählt, das rot werden soll, wenn der Reservierungszeitpunkt überschritten ist) und öffnen Sie den…

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Normalisieren von Datenbanken

Ab und zu muss man eine Datenbank erstellen – ein wichtiger Schritt bei der Konzeption ist dabei das sogenannte Normalisieren – aus einem Haufen Daten ein brauchbares Datenmodell herauskristallisieren. Ehrlich gesagt: nach so vielen Jahren, in denen ich das schon mache, heißt mein Werkzeug inzwischen: Bauchgefühl. Ich weiß, wenn ich Daten sehe, wie das Modell auszusehen hat, ich weiß, wenn Sie mir ein paar Use Cases schildern, welche Tabellen ich gleich werde anlegen müssen. Aber Schluss mit der Angeberei: wie habe ich’s früher gemacht, und…

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#Hilfe, das #Menüband ist #weg – #Office2013

In Office 2013 und auch der Vorgängerversion 2010 passiert’s manchmal: plötzlich ist das Menüband verschwunden, nur mehr die Registerkarten sind sichtbar. Das ist fein, wenn Sie gerade Platz brauchen und ohnehin wissen, welchen Befehl Sie wo finden. Wenn das aber nicht zutrifft, wär’s schön, zu wissen, wie man das Menüband in seiner vollen Pracht wieder zurück zaubert …

Tipp 2013 Menüband klein

Ich zeig’s Ihnen 🙂 . Klicken Sie auf ein beliebiges Registerblatt. Das dazugehörige Menüband blendet sich nun ein, und, siehe da!, ganz unscheinbar finden Sie am rechten unteren Ende eine Stecknadel. Mit der fixieren Sie das Menüband wieder so, wie es immer war: in voller Höhe.

Tipp 2013 Menüband Pin

An der selben Stelle befand sich nun übrigens etwas, das vielleicht die Ursache allen Übels … der kleine Pfeil bewirkt das Lösen des Menübands – eben, dass nur noch die Registerkarten sichtbar sind …
Tipp 2013 Menüband lösen

Für all das und noch mehr gibt es nur in Office 2013 übrigens ein eigenes Symbol … lesen Sie hier mehr darüber.

#Datum ist eine #Zahl – in #Access

Sie haben nicht ganz sauber gepflegte Daten aus z.B. Excel in eine Access-Tabelle importiert. Bei näherem Hinsehen stellen Sie fest, dass in Excel in einigen Zellen Datumswerte gestanden sind, in Access wurden daraus aber Zahlen. Die würden Sie in einer Abfragen aber lieber als Datum darstellen – wie lässt sich das konvertieren? Mit einer einfachen Funktion: Zdate([Datumsfeld]) macht aus 41936 wieder den 24.10.2014. In der SQL-Ansicht heißt diese Funktion übrigens CDate – in Access darf man sich über den dauernden Namenswechsel der Funktionen aber sowieso…

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Was muss alles in die #Schnellzugriffsleiste?

Tipp Schnellzugriffsleiste

In jeder Office-Anwendung ganz oben zu finden: die Schnellzugriffsleiste. Für besonders häufig benötigte Befehle … ah, unter dem Pfeilsymbol rechts befindet sich eine Auswahl. Was ist denn da genau was?

  • Neu: legt ein neues leeres Dokument auf der Basis Vorlage-für-ein-neues-leeres-Dokument an. Ohne überflüssige Detailfragen
  • Öffnen: Ist eine Abkürzung für DATEI > Öffnen und führt zum Dialog zum Öffnen von Dateien
  • Speichern: Speichert das aktuelle Dokument. Wenn dieses noch nie gespeichert wurde, öffnet sich der Speichern unter-Dialog.
  • E-Mail: Abkürzung für DATEI > Freigeben > E-Mail > als Anlage senden. Hängt das aktuelle Dokument an eine neue, leere E-Mail an und bittet Sie um Angabe des Adressaten.
  • Schnelldruck: Druckt das aktuelle Dokument mit den Standardeinstellungen auf dem Standarddrucker. Ohne weitere Detailfragen.
  • Rechtschreibung und Grammatik: Abkürzung für ÜBERPRÜFEN > Dokumentprüfung > Rechtschreibung. Startet die Rechtschreib- und Grammatikprüfung
  • Rückgängig: Macht den letzten Befehl (mit der Auswahl auch mehrere letzte Befehle) rückgängig
  • Wiederholen: Macht den zuletzt rückgängig gemachten wieder rück-rückgängig.
  • einige Vorschläge sind noch programmspezifisch (z.B. Tabelle zeichnen bei Word, Sortieren bei Excel, …)
  • Fingereingabe / Mausmodus (ab Office 2013): Umschalten zwischen Mausmodus (herkömmliche Anzeige des Menübands) und Fingereingabe (größere Icons für Touchscreens, aber auch in rumpeligen Zugfahrten oder für Schlechtsichtige)

Weg mit dem #Hintergrund – mehr #Transparenz

Manchmal enthält ein Bild einfach zu viel Farbe. Ein Logo zum Beispiel, das Sie mit viel weißem Hintergrund geliefert bekommen haben. Den Sie jetzt gar nicht brauchen können, in Ihrem Dokument – lieber wäre Ihnen, Sie könnten den Text ganz dicht an das Logo heranfließen lassen …

Eine Farbe dürfen Sie sich aussuchen und mit BILDTOOLS > FORMAT > Farbe > zur Transparenten Farbe bestimmen. Alle Pixel mit der nun ausgewählten Farbe sind im Bild ab sofort nicht mehr vorhanden.

Tipp Office Transparente Farbe

#Formatierung #übernehmen – in jedem #Office Programm

Tipp Office Format übertragen

In jedem Office-Programm finden Sie unter START > Zwischenablage und auf der Minisymbolleiste den Pinsel, mit dem Sie das Format übertragen können. Das geht so:

Sie stellen sich in Text, auf eine Form, in eine Zelle, … die Ihnen gut gefällt, klicken den Pinsel an, und markieren nun Text, eine Form, eine Zelle, … die genauso aussehen sollte wie das, von dem Sie ausgegangen sind. Nun wird das zuletzt Angeklickte genau so schön wie das erste.

HALT, nicht weggehen! Ich bin noch nicht fertig!

Zur Mehrfachübertragung klicken Sie nicht ein- sondern zweimal auf den Pinsel – nun ist er im Dauerbetrieb und überträgt die einmal aufgenommene Formatierung bis auf Widerruf. Und das wäre: noch einmal anklicken, oder Esc-Taste drücken.

JETZT hab ich alles gesagt.

welches #Office-Programm wofür?

Die ewige Frage: welches Office-Programm verwendet man am besten für welche Aufgabe? Schwierig – natürlich gibt es Grauzonen. Ich gebe Ihnen hier ein paar Anhaltspunkte: Outlook: Ganz klar: Mails schreiben, Termine verwalten, Kontakte speichern, Aufgaben organisieren. Das war einfach 🙂 Word: Schreiben. Und zwar Fließtext. Also Briefe, Diplomarbeiten, Dissertationen, Handbücher, Memos, Protokolle, … Alles, was keine feste Form im Sinne von „das hat 16 Seiten, dreispaltig, und wenn das nicht voll wird, tun wir Bilder dazu“ hat. Auch Tabelliges, wenn damit nicht gerechnet werden soll, sondern…

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Behalten Sie in #Access die #Übersicht

Tipp Access Übersichtsmanager

Wer so alt ist wie ich verwendet in Access „immer schon“ den Übersichts-Manager, um eine einfache Benutzerführung zu erzeugen. Das Tool ist nicht besonders hübsch, erlaubt aber, ein Formular zu generieren, das Haupt- und Untermenüsteuerung auf beliebig vielen Ebenen im Griff hat. Jedes Menü – jede Übersicht – wird dabei für sich konfiguriert; Sie können Formulare öffnen, Berichte anzeigen, die Anwendung beenden, Funktionen ausführen, …

(In Wahrheit steckt dann nur eine Tabelle „Switchboard Items“ dahinter, in der alles Notwendige drinsteht.)

Gut. Und wo ist das Ding in den moderneren Versionen? Seit 2007 versteckt es sich offenbar.

Mhm. Schade – ist nämlich ganz praktisch. Vorhanden ist es jedenfalls auch in den neuen Versionen; nur der Zugriff erfolgt quasi durch die Hintertür. Im Menü DATEI > Optionen > Symbolleiste für den Schnellzugriff finden Sie den Übersichtsmanager in der Liste „Alle Befehle“. Nun können Sie ihn in Ihre Schnellzugriffsleiste Hinzufügen, ab jetzt ist der Befehl zu Ihren Diensten.

Behalten Sie die Übersicht 🙂 !